Cet article explique comment configurer l’inscription des employés avec un code d’activation. Avec cette fonctionnalité, les employés sans adresse e-mail peuvent accéder à Personio. Cet article explique également comment générer des codes d’activation et vérifier le statut de l’authentification.

Si vous êtes un employé avec un code d'activation, consultez notre article sur la façon de vous inscrire à Personio en utilisant un code d'activation.

Permettre l'inscription avec des codes d'activation

Pour activer l'inscription des employés avec des codes d'activation :

1. Accédez au profil de l’employé.
2. Saisissez un e-mail non existant comme adresse e-mail de l'employé. Il l'utilise comme nom d'utilisateur de connexion. Consultez la section sur les options de connexion des employés pour plus d'informations.
3. Mettez à jour la date anniversaire de l’employé.
4. Définissez l’attribut S’inscrire avec le code d’activation sur Oui.
5. Enregistrez les modifications.

Vous pouvez mettre à jour l'attribut pour plusieurs employés à la fois en utilisant la liste des employés.

Options de connexion des employés

Les employés disposent de deux options pour le type de nom d'utilisateur de connexion qu'ils peuvent utiliser :

• E-mail non existant : il s’agit d’une adresse e-mail qui n’a pas de véritable boîte de réception. Vous utilisez cet e-mail comme nom d’utilisateur pour se connecter.
• Connexion basée sur le nom d’utilisateur : si vous préférez utiliser un format de nom d’utilisateur, vérifiez que l’e-mail non existant se termine par @noemail.personio.de. Cela indique que la connexion est basée sur le nom d'utilisateur. Par exemple, si le nom d’utilisateur souhaité est « jdoe », l’adresse e-mail doit être jdoe@noemail.personio.de.

Générer des codes d’activation

Vous devez être un administrateur Personio ou disposer des droits d’accès nécessaires pour générer des codes d’activation. Pour accorder les droits d'accès à la génération de codes d'activation :

1. Accédez aux Paramètres.
2. Dans la section Personnel , cliquez sur Rôles des employés.
3. Sélectionnez le rôle d'employé auquel vous souhaitez accorder l'accès.
4. Cliquez sur Droits d'accès.
5. Accédez à la page Configuration du compte.
6. Dans Authentification, définissez les droits de modification sur Tous.

Pour générer les codes d’activation pour les employés :

1. Accédez aux Paramètres.
2. Dans la section Intégrations , cliquez sur Authentification.
3. Dans Connexion sans e-mail, sélectionnez les employés pour lesquels vous souhaitez générer les codes d’activation.
4. Générez les codes d’activation.
5. Partagez les codes d’activation et l’e-mail que chaque employé utilise pour se connecter.

Les codes d’activation ne sont valides que pendant 14 jours à compter de la date de création. Vous devez ensuite générer un nouveau code d’activation.

Débloquer les employés en générant à nouveau les codes d’activation

Les employés sans adresse e-mail réelle peuvent avoir besoin d’un nouveau code d’activation si :

• Ils ont oublié leur mot de passe et ne peuvent pas le réinitialiser par e-mail.
• Ils ont saisi le code d'activation incorrect plus de trois fois.
• Leur code d’activation a expiré.

Pour vérifier les employés qui sont bloqués ou dont le code d’activation a expiré :

1. Accédez aux Paramètres.
2. Dans la section Intégrations , cliquez sur Authentification.
3. Dans Connexion sans e-mail, vérifiez la colonne Statut de l’authentification .

Ce tableau explique les statuts d’authentification :

Considérations et bonnes pratiques en matière de sécurité

L’inscription avec un code d’activation présente des limitations qui augmente les risques de sécurité.

• Tous les utilisateurs doivent avoir désactivé le calculateur de connexion suspectée de Personio.
• Les employés ne reçoivent aucune notification par e-mail.

Personio recommande ce qui suit pour limiter certains risques :

• Il est important de définir un e-mail non existant pour tous les employés sans compte d’entreprise sous le même domaine que les comptes d’entreprise valides. Cette action empêche l'administrateur ou toute autre personne d'avoir accès aux notifications par e-mail au nom des employés.
• Vous devez préparer le code d’activation dans une enveloppe envoyée à l’employé :
  • Imprimez le code pour qu’il s’affiche à l’écran lorsque vous pageez.
  • Sur le côté contraire du document, directement après le code papier, couvrez la zone avec de l’auteur de l’icône en forme de crayon.
  • Semploi de l’ enveloppe et assurez-vous de l’adresse au bon employé
  • Informez les employés de disposer du document en toute sécurité après l’activation.
• Nous recommandons vivement aux employés de suivre une formation de base en matière de sécurité.
• N’affiche pas le secret (date de naissance) ni toute autre information associée au code d’activation.

Les recommandations qui sont suggérées ne sont pas complètes. Vous devez effectuer votre propre examen et évaluation de ces recommandations. Cette évaluation doit être conforme à vos obligations en matière de sécurité dans les conditions générales de Personio.

Questions fréquentes

Que se passe-t-il si je ne peux pas voir des employés générer leurs codes d’activation ?
Vous ne pouvez générer que des codes d’activation pour les employés dont l’attribut Abonnement avec Code d’activation est défini sur Oui. Vérifiez si vous avez activé cette fonction pour les employés pour lesquels vous souhaitez générer du code, puis actualisez la page Connexion sans e-mail .

Comment désactiver l’inscription avec un code d’activation pour les employés ?
Définissez l’attribut S’inscrire avec le code d’activation pour qu’il soit vide et mettez à jour l’e-mail pour les employés concernés. La prochaine fois qu’il se connectera à Personio, il devra créer un mot de passe. Pour ce faire, il doit cliquer sur Mot de passe oublié ? sur la page de connexion (nomhote.personio.de/login) et suivez les instructions. Si vous utilisez l'authentification unique, les employés peuvent se connecter sans créer un nouveau mot de passe.

Où se trouve le fichier avec les codes d’activation ?
Accédez au dossier de téléchargement de votre navigateur et recherchez un fichier CSV nommé Codes d’activation.

Comment formater correctement le fichier avec les codes d’activation ?
Importez le fichier CSV en sélectionnant une virgule (,) comme délimiteur. Si le problème persiste, vérifiez les paramètres généraux de l’outil que vous utilisez. Si le séparateur décimal au format numérique est une virgule, remplacez-le par un point (’.’).