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Configurer des départements et des équipes

Cet article explique les différences entre les départements et les équipes dans Personio, et comment les utiliser pour refléter la structure organisationnelle de votre entreprise. Vous devez configurer les départements et les équipes de manière différente, selon que vous les avez déjà utilisés dans le passé.


Quelle est la différence entre les départements et les équipes ?

Dans Personio, les départements et les équipes désignent deux structures organisationnelles :

  • Les départements sont de grandes unités organisationnelles qui regroupent les employés par fonction principale et suivent une structure hiérarchique. Les sous- départements sont de petites sections qui se concentrent sur des domaines spécifiques, comme Performance Marketing au sein du département Marketing.

  • Les équipes sont des groupes plus petits et plus flexibles qui travaillent sur des projets ou des tâches spécifiques et peuvent inclure des membres de différents départements. Les sous- équipes sont de petites sections au sein des équipes qui se concentrent sur des domaines spécifiques, comme le contact client au sein de l'équipe X de lancement du produit. 

Remarque
Dans Personio, vous devez toujours configurer les départements, mais vous ne devez configurer des équipes (et des sous-équipes) que si votre entreprise utilise une structure matrice, qui permet la collaboration entre plusieurs départements.

Pour en savoir plus, consultez la section suivante.

 

Exemples de départements et d'équipes

Exemple 1 :

Votre entreprise a une hiérarchie classique, vous avez donc uniquement à créer des départements et, si nécessaire, dessous-départements :

Département Sous-département
Expérience client Service client 
Croissance sur les clients
Produit Ingénierie 
Conception
Gestion de produits
Marketing Marketing de performance
Réseaux sociaux

 

Département
Expérience client Produit Marketing Ventes FINANCE
Jean Julien Ellen Ph processus
Béninoise Marie   Vérifier  
  Mars      

 

Exemple 2 : 

Votre entreprise suit une hiérarchie plus avancée, avec une structure en matrice qui facilite la collaboration entre tous les départements. Les employés peuvent appartenir au même département, mais travailler dans des équipes différentes.

Vous devez créer à la fois les départements et les équipes (et, si nécessaire, lessous-départements et les sous-équipes) :

Département Sous-département   Équipe Sous-équipe
Expérience client Service client    Lancement du produit A Contacter le client
Croissance sur les clients   Activation
Produit ingénieur(e)    montée en gamme
Créateurs    Lancement du produit B Contacter le client
Chefs de produit   Activation
Marketing Marketing de performance   Lancement du produit C Contacter le client
Réseaux sociaux   montée en gamme

 

  Département
Expérience client Produit Marketing Ventes Finances
Équipe Lancement du produit A Jean Julien - Ph -
Lancement du produit B -  Marie Ellen - processus
Lancement du produit C Béninoise Mars - Vérifier -

 

 

Configurer des départements et des équipes

Si vous n’avez jamais utilisé de départements et d’équipes dans Personio auparavant

Si vous n’avez jamais configuré de départements et d’équipes, vous devez créer des départements, des sous-départements, des équipes et des sous-équipes.

Avant de commencer, préparer une vue d'ensemble de la structure organisationnelle de votre entreprise et de la façon dont vous prévoyez de la mettre en œuvre dans Personio. Ensuite, suivez ces étapes :

  1. Suivez Paramètres > Organisation > Départements et équipes.
  2. Sélectionnez l’onglet correspondant (Départements ou Équipes), selon que vous souhaitez créer un département ou une équipe.
  3. Cliquez sur Ajouter dans le coin supérieur droit pour créer un nouveau département ou une nouvelle équipe.
  4. Attribuez un parent au nouveau département ou à l’équipe. Cela crée automatiquement une hiérarchie et transfère le nouveau département ou l'équipe à un sous-département ou à une sous-équipe.
         Conseil
    Pour représenter plusieurs niveaux de hiérarchie, attribuez un département ou une équipe parente au département parent/à l'équipe parente de la quatrième étape. Répétez le cycle autant de fois que nécessaire.
  5. Attribuez les employés au nouveau sous-département ou à la nouvelle sous-équipe directement via le profil de l’employé ou via la liste des employés. Les équipes ou les départements parents seront automatiquement attribués. Vous pouvez également attribuer plusieurs employés à la fois via la fonction d’import.

Conseil
Lorsque vous exportez la liste des employés, ajoutez les colonnes de hiérarchie du département et de l'équipe pour inclure des informations sur les sous-départements et les sous-équipes. 

Si vous avez utilisé par le passé des départements et des équipes dans Personio

Il y a quelques mois, nous avons modifié la façon dont les départements et les équipes sont créés dans Personio. Vous pouvez désormais créer une cartographie plus hiérarchique qui inclut les sous-départements et les sous-équipes.

Si vous avez déjà utilisé des départements et des équipes à un moment donné dans Personio, nous vous recommandons de passer à la nouvelle configuration hiérarchique des départements et des équipes, car cette configuration offre plusieurs avantages.

Il existe deux façons de procéder :

 

Option 1 : créer de nouveaux départements et sous-équipes

1. Créer un nouveau département ou une nouvelle équipe

Avant de commencer, préparer une vue d'ensemble de la structure organisationnelle de votre entreprise et de la façon dont vous prévoyez de la mettre en œuvre dans Personio. Ensuite, suivez ces étapes :

  1. Suivez Paramètres > Organisation > Départements et équipes.
  2. Sélectionnez l'onglet correspondant (Départements ou Équipes), selon que vous souhaitez créer un sous-département ou une sous-équipe.
  3. Cliquez sur Ajouter dans le coin supérieur droit pour créer un nouveau département ou une nouvelle équipe.
  4. Attribuez un parent au nouveau département ou à la nouvelle équipe. Cela crée automatiquement une hiérarchie et transfère le département ou l'équipe à un sous-département ou à une sous-équipe.
    Conseil
    Pour représenter plusieurs niveaux de hiérarchie, attribuez un département ou une équipe parente au département parent/à l'équipe parente de la quatrième étape. Répétez le cycle autant de fois que nécessaire.

2. Ajustez les droits d'accès pour les nouveaux départements ou la nouvelle équipe

  1. Suivez Paramètres > Personnel > Rôles. 
  2. Sélectionnez le rôle d' employé concerné et cliquez sur Droits d'accès.
  3. Accédez à la section Données personnelles > Profil public cliquez sur Afficher > Personnalisé.
  4. Cliquez sur Condition et :

    ▶︎     Pour que les employés puissent accéder à tous les employés du même département, sélectionnez Département est Personnel (département attribué).
    ▶︎ Pour que les employés aient accès au même département et à tous les départements ci-dessous, sélectionnez Département est Personnel (attribué et sous-départements).
    ▶︎ Pour que les employés aient accès à tout le monde dans le même département parent et en dessous, sélectionnez Département est Personnel (hiérarchie du département entier)

    Commentaire
    Les précédents filtres personnalisés avec le paramètre Département est automatiquement remplacé par le département filtre Département est personnel (ensemble de la hiérarchie des départements). La fonctionnalité restera inchangée.

3. Attribuer des employés à de nouveaux départements et sous-équipes

Conseil
Si vous prévoyez de modifier la date d'attribution du sous-département ou de la sous-équipe employés de manière groupée via la fonction d’import (étape 4), vous pouvez passer l’étape 3.

Vous pouvez attribuer des employés aux sous-départements/sous-équipes directement dans leur profil d'employé, mais aussi à partir de la liste des employés. Les équipes ou les départements parents seront automatiquement attribués.

Vous pouvez également attribuer plusieurs employés à la fois à l'aide de la fonctionnalité d'import :

  1. Dans votre compte Personio, accédez à Imports.
  2. Sélectionner le type de fichier d'import Employés.
  3. À côté de Télécharger le modèle, cliquez sur Ce modèle pour commencer à télécharger le fichier.
  4. Ouvrez le modèle Excel et lisez les instructions de l’ onglet Guideline.
  5. Saisissez l'adresse e- e-mail de vos employés ainsi que le nom d'un sous-département et d'une sous-équipe dans les colonnes. Vous pouvez laisser les autres attributs vides.
  6. Enregistrez le fichier et importez-le dans Personio.
  7. Dans  Associer les colonnes, ajustez le fichier en suivant les instructions du centre d'aide.

4. Ajuster l'historique de l'employé (facultatif)

Vous pouvez modifier la date d'attribution du sous-département ou de la sous-équipe dans l'historique de l'employé. 

Pour modifier la date de plusieurs employés à la fois, effectuez un import Valide depuis. 

  1. Contactez notre équipe support via Aide et feedback pour activer le type d'import Valide depuis .
  2. Préparez un fichier Import employés avec les colonnes suivantes :
    1. E-mail
    2. Département attribué
    3. Équipe attribuée
    4. Valide depuis
  3. Veillez à renseigner le sous-département ou la sous-équipe directement attribué. Personio attribue automatiquement les départements et les équipes parents en fonction de la hiérarchie créée.

Remarque
La date de début de validité apparaît comme la date de candidature dans l’ historique de l’employé. Si, à une certaine date, seule l'attribution du département ou de l'équipe change, laissez l'autre champ de la ligne vide.

5. Ajustez l' API publique

L'API publique (PAPI) V1 restera inchangée. Toutefois, la version PAPI V2 introduit une structure hiérarchique et les modifications suivantes :

6. Mise à jour des autres fonctionnalités

Assurez-vous que le bon département et la bonne équipe sont utilisés dans les groupes comptables, les workflows de validation, les intégrations et les autres éléments du produit.

 

 

Option 2 : transformer vos équipes existantes en sous-départements

1. Exporter la structure actuelle des équipes de votre entreprise

Note :
Pour transformer vos anciennes équipes en sous-départements, la structure organisationnelle de votre entreprise doit utiliser des équipes comme sous-entités de départements (par exemple : un département marketing avec une équipe marketing en ligne).

Avant de commencer, préparer une vue d'ensemble de la structure organisationnelle de votre entreprise et de la façon dont vous prévoyez de la mettre en œuvre dans Personio. Ensuite, suivez ces étapes :

  1. Suivez Rapports > Créer un rapport > Outil de création classique et générez un rapport personnalisé avec la configuration suivante :
    • Nom : Import du département hiérarchique
    • Type de rapport : Historique des données
    • Date : saisissez une date personnalisée en fonction de la date de début souhaitée de l'historique de l'employé
    • Ajouter des colonnes : E-mail, Prénom, Nom et ÉquipeAssurez-vous que l’adresse e-mail -mail de chaque employé est bien celle utilisée actuellement. Si un employé a reçu un autre e- e-mail auparavant, remplacez-le par l’e-mail actuel.
    • Définissez les conditions en fonction des employés que vous souhaitez inclure dans le rapport. Par exemple, seulement des équipes spécifiques ou uniquement les employés actifs.
  2. Cliquez sur Exporter un rapport personnalisé et ouvrir le rapport sur votre ordinateur.
  3. Si vous le souhaitez, vous pouvez renommer la colonne Équipe  en Nouveau département hiérarchique pour une vue d'ensemble plus claire.
  4. Ajoutez toutes les équipes existantes de votre entreprise dans la colonne Nouveau département hiérarchique. Celles-ci seront transformées en sous-départements.

    Remarque
    Assurez-vous que les employés sont affectés à leur équipe hiérarchique la plus inférieure.

  5. Enregistrez les rapports personnalisés modifiés.

Importer des équipes pour qu’ils apparaissent comme des départements

  1. Accéder à Imports et sélectionnez le type de fichier d'import Employés.
  2. Importez le rapport personnalisé que vous avez exporté et modifié à l'étape précédente.
  3. Dans Associer les colonnes, supprimez les deux premières colonnes (Prénom et Nom) et laissez uniquement la colonne E-mail , car il s'agit de l'identifiant unique pour les Imports.
  4. Mappez la colonne Date d'effet à l'attribut Valide depuis.
  5. Mappez la colonne Nouveau département hiérarchique à l'attribut Département .
  6. Cliquez sur Suivant, vérifiez qu'il n'y a aucune erreur, puis cliquez sur Import.

3. Convertir les nouveaux départements en sous-départements

  1. Suivez Paramètres > Organisation > Départements et équipes.
  2. Dans Départements, consultez votre liste des départements pour vous assurer que l'import a fonctionné correctement et que vos anciennes équipes apparaissent maintenant comme départements.
  3. Si une ancienne équipe (actuellement un département) est manquante, cliquez sur Ajouter en haut à droite pour la créer comme nouveau département.
  4. Transformez les nouveaux départements en sous-départements en leur attribuant un département parent. La hiérarchie est alors automatiquement créée.
    Conseil
    Pour représenter plusieurs niveaux de hiérarchie, attribuez un département ou une équipe parente au département parent/à l'équipe parente de la quatrième étape. Répétez le cycle autant de fois que nécessaire.

4. Modifier les droits d’accès pour les nouveaux sous-départements 

  1. Suivez Paramètres > Personnel > Rôles. 
  2. Sélectionnez le rôle d' employé concerné et cliquez sur Droits d'accès.
  3. Accédez à la section Données personnelles > Profil public cliquez sur Afficher > Personnalisé.
  4. Cliquez sur Condition et :

    ▶︎     Pour que les employés puissent accéder à tous les employés du même département, sélectionnez Département est Personnel (département attribué).
    ▶︎ Pour que les employés aient accès au même département et à tous les départements ci-dessous, sélectionnez Département est Personnel (attribué et sous-départements).
    ▶︎ Pour que les employés aient accès à tout le monde dans le même département parent et en dessous, sélectionnez Département est Personnel (hiérarchie du département entier).

    Commentaire
    Les précédents filtres personnalisés avec le paramètre Département est automatiquement remplacé par le départementfiltre Département est personnel (ensemble de la hiérarchie des départements). La fonctionnalité restera inchangée.

5. Ajuster les intégrations et l' API publique

L'API publique (PAPI) V1 restera inchangée. La structure hiérarchique sera reflétée dans la nouvelle PAPI V2 :

Suivez les suggestions ci-dessous en fonction du type d’intégration :

  • Intégrations propriétaires (les intégrations fournies par Personio) : vous devrez peut-être transformer les départements en départements de premier niveau dans vos paramètres d'intégration.
  • Intégrations tierces (fournies par nos partenaires) : aucune tâche n'est requise de votre part

6. Mise à jour des autres fonctionnalités

7. Supprimer toutes les équipes de l’onglet Équipes

  1. Accédez à la liste des employés et annulez l'attribution des employés à leur ancienne équipe, car ils sont désormais affectés au sous-département.
  2. Suivez Paramètres > Organisation > Départements et équipes.
  3. Cliquez sur Équipes et supprimez toutes les équipes précédemment créées, car elles apparaissent désormais comme sous-départements dans l'onglet Départements.

Remarque
Les données historiques sont conservées dans l’historique de l’employé, même après la suppression des anciennes équipes. Si vous préférez ne pas les supprimer, vous pouvez les renommer.

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