Cet article explique comment configurer des postes dans l’onglet Postes de la zone Planification ainsi que dans la zone Import. Il explique également comment gérer et mettre à jour les postes si nécessaire.
L’onglet Postes est l’une des trois fonctionnalités principales du parcours de planification du personnel de Personio et il nécessite un abonnement à Personio Core Pro ou à Personio Core + l'application Planification de l’effectif.
Configurer les droits d’accès
En tant qu'administrateur Personio, vous pouvez accorder l'accès à l'onglet Postes de la zone Planification pour que d'autres employés soient impliqués dans la gestion des postes.
L’accès doit être accordé via Droits d’accès > Configurations > Planification > Liste des postes.
Employés ayant :
- Lesdroits de modification peuvent consulter, modifier et créer de nouveaux postes dans l’onglet Postes, à condition qu’ils disposent au moins des droits d’affichage sur l’architecture et le catalogue des postes.
- Les droits d’affichage ne peuvent consulter que les postes (y compris les informations sur les postes) dans l’onglet Postes.
Remarque :
les employés peuvent uniquement voir les attributs des autres employés dans l’onglet Postes s’ils y ont accès dans le profil de l’employé. Par exemple, si un responsable ne peut pas voir l’équipe de l’employé dans son profil, il ne pourra pas non plus voir l’équipe de l’employé dans l’onglet Postes.
Configurer un poste à pourvoir via l'onglet Postes
Pour configurer un poste à pourvoir dans l’onglet Postes, procédez comme suit :
- Accédez à Planification > Postes et cliquez sur Nouveau poste.
- Définissez l’objectif de poste souhaité en remplissant les points de données suivants :
| Champ | Définition | |
| Obligatoire | Titulaire du poste | La personne responsable de la visualisation d’un poste prend souvent des décisions relatives à ce rôle, par exemple la gestion des coûts associés. |
| Facultatif | Responsable de cible | L'employé chargé de la supervision du futur employé qui occupe ce poste. Dès que vous ajoutez un responsable, le poste à pourvoir apparaît dans l'organigramme. |
| Gestionnaire d'embauche | L'employé responsable du processus de recrutement pour ce poste. | |
| Département | La section de l’entreprise où est placé l’employé en question. | |
| Équipe | Le groupe de l’entreprise où est placé l’employé en question. | |
| Bureau | Le bureau où l’employé est placé. | |
| Date de début | La date à laquelle un poste commence, tel que spécifié dans l'abonnement à l'effectif. | |
| ETP cible | Il fait référence à l'équivalent temps plein (ETP) de cet employé, calculé en comparant ses heures hebdomadaires à un horaire à temps plein. Saisissez 1,00 pour un employé à temps plein ou 0,80 pour un employé à temps partiel. | |
| Centre de coûts |
Champ utilisé pour attribuer et suivre les dépenses dans une zone de l’entreprise spécifique pour la gestion du budget. |
|
| Obligatoire | Nom du poste | Le poste de l’architecture et du catalogue des postes est lié au poste. Sélectionnez le nom du poste pour renseigner automatiquement les informations restantes. |
- Cliquez sur Créer pour créer le poste. Le poste est automatiquement créé avec le statut À pourvoir.
- Une fois que le poste n’est plus nécessaire ou disponible dans votre organisation, cliquez sur Archiver. Si un employé est toujours associé au poste, l’employé sera désassigné.
Notez
que chaque poste aura un ID de poste unique généré automatiquement. Cette information est visible une fois que vous avez créé le poste. La date de création du poste est également générée automatiquement une fois le poste créé.
Configurer un poste à pourvoir via l'onglet Postes
Pour configurer un poste déjà pourvu dans l’onglet Postes, procédez comme suit :
- Accédez à Planification > Postes et cliquez sur Nouveau poste.
- Suivez les étapes de la section ci-dessus pour créer un nouveau poste.
- Une fois créé, cliquez à nouveau sur le poste en question.
- Dans Informations sur le poste, sélectionnez un employé dans le menu déroulant Employé. Vous pouvez également attribuer plusieurs employés à la fois via la fonctionnalité d’import. Notez que vous ne pouvez attribuer qu’un seul employé par poste.
- Une fois l’attribution d’un employé effectuée, le statut du poste passe automatiquement à Pourvu et vous avez davantage de possibilités pour le gérer.
Remarque
Chaque poste a un ID de poste unique généré automatiquement. Cette information est visible une fois que le poste est créé. La date de création du poste est également générée automatiquement une fois le poste créé.
Configurer plusieurs postes de manière groupée dans la zone Importer
Pour configurer plusieurs postes à la fois dans la zone Importer, procédez comme suit :
- Dans la barre de navigation principale, cliquez sur Imports.
- Dans Sélectionner un type d’import, sélectionnez Postes.
- Dans Télécharger un modèle, téléchargez le modèle correspondant.
- Suivez les instructions du modèle pour importer les données.
Remarque
Si vous importez un poste sans employé attribué, le statut du poste est défini sur Ouvert. Si vous importez un poste avec un employé assigné, le statut du poste est défini sur Pourvu.
Gérer les postes dans l'onglet Postes
Personnalisez le tableau des postes
- Accédez à Planification > Postes et cliquez sur Nouveau poste.
- Cliquez sur Colonnes et utilisez le bouton pour afficher/Masquer les différentes colonnes.
- Glissez-déposez les colonnes pour les réorganiser.
- Cliquez sur Filtrer pour filtrer les postes qui apparaissent dans le tableau des postes.
- Si nécessaire, exportez le tableau des postes sous forme de fichier CSV.
Mettre à jour les informations sur le poste
Les employés changeront de poste tout au long de leur cycle de vie d’employé. Le tableau ci-dessous présente les principales modifications des types d’emploi et explique comment les gérer dans l’onglet Postes :
| Événement | Action |
| Votre entreprise a décidé d'embaucher un nouveau poste, mais n'a encore embauché personne | Créer un poste et ne pas l’attribuer à un employé. Il apparaît comme Ouvert. |
| Vous recrutez un employé pour un poste à pourvoir |
Attribuez l’employé concerné au nouveau poste pour que le poste apparaisse comme Pourvu. |
| Un employé existant passe à un nouveau poste |
Annuler l'attribution de l'employé au poste précédent, en modifiant le statut de l'employé sur Ouvert. Attribuez l'employé au nouveau poste en modifiant le statut de l'employé sur Pourvu. |
| Un employé quitte temporairement l’entreprise, mais sans remplaçant | Aucune action nécessaire |
| Un employé quitte temporairement l’entreprise et il y a un remplaçant |
Annuler l'attribution de l'employé qui quitte l'entreprise et attribuer le remplaçant au poste. |
| Votre entreprise décide que le poste n’est plus pertinent |
Archivez le poste. Si un employé est toujours affecté au poste, il sera automatiquement supprimé. |