Cet article fournit un aperçu général des workflows et de leur fonctionnement. Pour en savoir plus sur la création de workflows, consultez l’article Créer des workflows.

Accédez aux fonctionnalités d’automatisation des workflows de Personio en allant dans Automatisation > Workflows. Vous trouverez à cet endroit une liste complète de tous les workflows que vous avez créés ainsi que des informations sur chacun d’entre eux. Si vous n’avez créé aucun workflow, vous serez invité à en créer un à partir de zéro ou à l’aide d’un modèle. 

Que sont les workflows ?

Les workflows vous aident à gérer les tâches dans Personio et à améliorer l’efficacité de votre équipe. Il s’agit d’actions automatiques qui commencent lorsque certains événements ou conditions se produit. Ces actions remplacent les tâches manuelles, ce qui permet de gagner du temps et permet à vos équipes de se concentrer sur un travail plus stratégique.

Tous les workflows utilisent une logique du type « si ceci se produit, alors faites cela ». Vous pouvez créer des workflows dans un environnement sans code, où vous connecterez les éléments déclencheurs et les actions en fonction de vos besoins. 

Comment utiliser les workflows dans Personio

Selon la manière dont votre équipe ou votre organisation utilise Personio, certains workflows peuvent être plus utiles que d’autres. Voici quelques exemples de workflows qui pourraient être utiles :

Exemples d’utilisation de workflows

• Notifications d’importationde documents : notifiez automatiquement des employés ou des membres du rôle, comme les responsables RH, lorsqu’un employé importe un document dans son profil. Vous pouvez également démarrer un workflow lorsqu’un document est créé dans le profil d’un employé à l’aide d’un modèle.
• Mises à jour du statut des signatures de document : informez votre équipe du statut des demandes de signature électronique. Créez un workflow pour notifier certains utilisateurs lorsque le statut de la signature d’un document change. Ainsi, l’équipe n’a pas à vérifier manuellement.
• Rappels de suivides heures travaillées : rappelez aux employés de compléter et de soumettre leurs heures travaillées tous les vendredis. Cela contribue à garantir des soumissions précises et en temps voulu.
• Rappels de la date de début de l’employé : utilisez l’élément déclencheur « Par rapport à une date » pour notifier les responsables quelques jours avant la date de début d’un nouvel employé afin qu’ils puissent préparer des réunions de lancement et contacter leurs équipes. 
• Rappels de modification des attributsdes employés : utilisez l’élément déclencheur « Évènement dans Personio » pour avertir instantanément les RH lorsque les informations sur un employé sont mises à jour. Par exemple, avertir les administrateurs de la santé et de la sécurité si les informations sur la personne à prévenir en cas d’urgence, ou contact les administrateurs de la paie si le pays d’un employé change.  

Composants des workflows

Les workflows sont composés de quatre composants principaux : les éléments déclencheurs, les actions, les conditions et les règles. Chacun des rôles joue un rôle spécifique dans la réalisation du résultat souhaité.

• Les éléments déclencheurs démarrent le workflow en fonction d’un événement qui se produit ou d’une heure définie. Ils invitent Personio à lancer un processus.
• Les règles définissent la personne à laquelle un workflow s’applique en fonction des attributs dans Personio. Ajoutez des règles à un élément déclencheur pour le personnaliser davantage. Par exemple, ne déclenchez une notification d’importation d’un document que lorsqu’un employé d’un certain département importe un document. 
• Les conditions définissent les critères qui doivent être remplis pour qu’un workflow puisse démarrer. Ajoutez des conditions à un élément déclencheur pour personnaliser le workflow . Par exemple, ne déclenchez une notification d’importation d’un document que lorsqu’un document est importé dans une ou plusieurs catégories de document spécifiques.
• Les actions sont les étapes qui se déclenchent une fois que les éléments déclencheurs, les règles et les conditions correspondent.

Consultez la section Composants pour une description de chaque composant de workflow .

Créez vos propres workflows

Créez vos propres workflows personnalisés à l’aide de l’un des modèles prédéfinis dans la galerie, ou commencez à partir de zéro. Pour des instructions détaillées, consultez l’article sur la création de workflows.

Gérez et suivez les workflows

Consultez l’article Suivre et gérer les workflows pour plus d’informations.