Les workflows sont composés d’éléments déclencheurs, d’actions, de règles et de conditions. Ils automatisent les tâches et vous aident à travailler plus efficacement dans Personio. Vous pouvez personnaliser ces composants pour créer un workflow spécifique à vos besoins. Les éléments déclencheurs démarrent le workflow, les règles et les conditions définissent le moment où il commence, et les actions sont les étapes qui se produisent une fois que toutes les conditions sont respectées.

Éléments déclencheurs

Les workflows démarrent toujours avec un élément déclencheur. Les éléments déclencheurs donnent l’ordre à l’automatisation de démarrer et les actions suivantes suivent. Il existe de nombreux types d’éléments déclencheurs, expliqués ci-dessous.

Élément déclencheur basé sur le temps

Les éléments déclencheurs basés sur le temps démarrent une automatisation à une date, une heure et une fréquence définies. Il en existe deux types principaux :

Planifié : l’automatisation commence à une date précise, comme l’envoi de rappels mensuels aux employés concernant les évaluations de la performance ou les sondages.
Par rapport à une date : l’automatisation commence par rapport à une autre date, comme une date de début d’absence ou la date d’embauche d’un employé. Choisissez si elle commence à la date spécifiée ou un certain nombre de jours avant ou après la date spécifiée.

Vous pouvez aussi ajouter des règles et des conditions pour spécifier des critères liés aux types d’absence, aux types d’employés, aux statuts, etc.

Astuce :
Lorsque vous planifiez des éléments déclencheurs pour des heures spécifiques, notez que la fonctionnalité suit le fuseau horaire UTC. La première moitié de la journée est à 9 h 00 UTC et la deuxième moitié de la journée à 13 h 00 UTC.

Élément déclencheur basé sur des évènements

Les éléments déclencheurs basés sur des évènements démarrent une automatisation lorsqu’un évènement spécifique se produit dans Personio. Sélectionnez un élément déclencheur basé sur des évènements par type :

Heures travaillées et absence : déclenchement par des évènements d’heures travaillées ou d’absence, par exemple lorsque le nombre total de jours d’absence d’un employé dépasse une limite définie.
Évènements soumis à validation : déclenchement par des actions liées à des validations, comme la soumission par un employé d’heures travaillées ou de modifications des données de l’employé.
Remarque : ce type d’élément déclencheur n’apparaît que pour les clients qui ont été dirigés vers l’expérience Validations dans la section Automatisations.
Documents : déclenchement par des actions liées à des documents, par exemple lorsqu’un document est créé à partir d’un modèle ou que le statut de signature de document d’un employé est mis à jour.
Évènements de l’employé : déclenchement par des modifications liées aux employés. Par exemple, lorsqu’un employé est créé ou lorsque les informations sur un employé sont mises à jour (modifications apportées au département ou au responsable, par exemple).

Ajoutez des règles et conditions pour définir les employés concernés par l’automatisation.
Par exemple, définissez l’automatisation pour qu’elle se déclenche uniquement lorsque des employés de certains bureaux sont créés ou lorsqu’un document est importé dans une catégorie spécifique.

Règles et conditions

Les règles et conditions permettent de mieux contrôler les workflows basés sur des événements et sur le temps. Utilisez-les pour spécifier à quel moment un workflow doit se déclencher et définir les personnes concernées.

Conditions

Ajoutez des conditions aux éléments déclencheurs basés sur des évènements pour définir les critères qu’un évènement doit respecter avant de déclencher un workflow.
Si vous ajoutez plusieurs conditions, vous pouvez choisir si le workflow doit se déclencher une fois qu’il répond à l’une des conditions ou uniquement quand il répond à toutes les conditions.

Règles

Ajoutez des règles aux éléments déclencheurs basés sur des évènements ou liés à une date pour filtrer les personnes concernées par le workflow.
Créez des règles basées sur des attributs prédéfinis et personnalisés ou pour des données liées à une quantité.
Si vous ajoutez plusieurs règles, le workflow ne se déclenche que lorsqu’elles sont toutes respectées.

Remarque :
Dans les organisations disposant d’intégrations du système de paie actives, certains attributs de paie (tels que l’IBAN et l’ID de paie) deviennent des attributs système et ne peuvent pas être sélectionnés dans les règles ou les conditions.

Exemples de règles et de conditions pour les éléments déclencheurs

Type d’élément déclencheur	Spécifications
Création d’absence	Spécifiez si une durée, un statut d’absence, un type d’absence ou un demandeur doit déclencher le démarrage d’un workflow lors de la création d’une absence d’un employé.
Import de documents	Définissez les catégories qui doivent déclencher le démarrage d’un workflow une fois qu’un document est importé. Définissez si l’utilisateur qui a importé le document (l’employé ou quelqu’un d’autre) doit déclencher le démarrage d’un workflow.
Modifications du statut de signature d’un document	Définissez les utilisateurs qui doivent recevoir une notification lorsque le statut de signature d’un document est modifié. Définissez le type de modification de statut, de catégorie ou de personne ayant importé un document qui doit déclencher un workflow.
Mise à jour d’attribut de l’employé	Définissez les attributs spécifiques qui doivent déclencher le démarrage d’un workflow lorsqu’ils sont modifiés.

Actions

Après avoir créé un élément déclencheur, vous pouvez ajouter une ou plusieurs actions. Les actions sont les étapes effectuées une fois qu’un workflow démarre. Les principales actions sont les suivantes : Attribuer une tâche, Notification, Envoyer un e-mail et Ajouter un participant. Selon le type d’action, elle peut se produire de manière séquentielle ou synchrone.

Les actions séquentielles exigent que chaque étape soit terminée avant que la suivante ne puisse commencer. Par exemple, si vous ajoutez une tâche avant une action « Envoyer un e-mail » lors de la création d’un workflow, l’utilisateur concerné doit marquer sa tâche comme terminée pour que l’e-mail puisse être envoyé.
Les actions synchrones se produisent en même temps qu’une autre action.

Attribuer une tâche

Rationalisez les processus en attribuant des tâches à une personne ou à un rôle spécifique. Les tâches déclenchées par une automatisation s’affichent dans la boîte de réception Personio de la personne responsable. Vous pouvez définir les informations suivantes :

Une personne responsable : la personne ou le rôle spécifique qui doit recevoir la tâche. Avant d’ajouter des personnes responsables, vérifiez qu’elles disposent des droits d’accès nécessaires pour effectuer la tâche. Incluez des personnes responsables supplémentaires dans l’ordre en ajoutant plusieurs tâches au workflow.

Un message : fournissez aux personnes responsables des détails sur la tâche.

Utilisez des variables pour mentionner des employés spécifiques dans le message et fournir un contexte supplémentaire comme des noms de document .
Insérez des liens qui peuvent fournir des informations supplémentaires.

Les tâches se déroulent de manière séquentielle. Toutes les actions du workflow qui suivent une tâche ne sont élément déclencheur que lorsque la personne responsable marque la tâche comme terminée. Surveillez la progression d’un workflow via l’onglet Activité.

Notification

Envoyez des mises à jour sur un workflow dans la boîte de réception Personio d’un utilisateur pour que chacun reste informé. Pour recevoir des notifications liées au workflow, les utilisateurs doivent avoir activé l’option « Autre » dans leurs paramètres de notification personnels. Ici, les destinataires peuvent également choisir de recevoir des mises à jour par e-mail. Les notifications doivent inclure les informations suivantes :

Destinataires : sélectionnez les personnes ou les rôles qui doivent recevoir la notification. Avant d’ajouter des destinataires, assurez-vous qu’ils disposent des droits d’accès nécessaires pour les données liées à la notification.

Un titre : fournissez le contexte de la notification.

Un message : fournissez aux destinataires des détails sur la mise à jour. Utilisez des variables pour mentionner des employés spécifiques et fournir plus de contexte.

Les notifications se produisent de manière synchrone et se déclenchent en même temps que l’action suivante. Surveillez la progression d’un workflow via l’onglet Activité.

Envoyer un e-mail

L’envoi d’un e-mail à une personne ou à un rôle spécifique permet de personnaliser facilement l’expérience des employés. Les actions d’e-mail nécessitent les informations suivantes :

Destinataires : sélectionnez les personnes ou les rôles dans le menu déroulant. Incluez n’importe quelle adresse e-mail, y compris externe, en tapant l’adresse et en appuyant sur Entrée.

(Facultatif) Cc, Cci, adresse de réponse

L’objet de l’e-mail : ajouter une courte description.

Le texte du corps de l’e-mail : utilisez le formatage de texte enrichi et des liens. Ajoutez des variables telles que le titre du workflow, la personne concernée ou le responsable de la personne concernée pour fournir plus de contexte.

Les e-mails sont synchronisés. Ils se déclenchent en même temps que l’action suivante. Surveillez la progression d’un workflow via l’onglet Activité.

Remarque :
Les e-mails ne peuvent inclure qu’un maximum de 50 destinataires, y compris Cc et Cci.

Cas d’utilisation

Exemples

Définissez un workflow lié aux absences pour des types d’absence spécifiques, tels qu’un congé maladie ou un congé parental.
Créez un workflow lié aux documents déclenché par des catégories de documents spécifiques, comme des visas de travail. Adaptez encore plus le workflow en fonction du bureau d’un employé ou de son pays d’emploi.
Notifiez les employés concernés lorsque le statut de signature d’un document passe de « En attente » à « Signé ».

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