Cet article explique comment suivre et gérer les workflows créés via la section Automatisation de Personio. Pour configurer votre propre automatisation, consultez la section Créer des workflows. 

Si vous souhaitez suivre ou gérer les workflows liés au cycle de vie de l'employé, comme onboarding, offboarding, lessignatures des employés et les validations, consultez les articles correspondants. 

Suivre les workflows

Utilisez l’onglet Activité pour suivre les performances de tous les workflows déclenchés au cours des 30 derniers jours. Le tableau répertorie tous les noms des workflows déclenchés et des informations supplémentaires telles que la personne responsable, le moment où le workflow a été déclenché, la personne concernée et le statut. 

• Utilisez les options de filtre en haut du tableau pour trier les instances de workflow.
• Sélectionnez une instance de workflow spécifique dans la liste pour afficher les informations de son exécution ( étape en cours, personnel attribué, heures d’attribution, etc.).

Modifier un workflow

Vous pouvez ajouter, mettre à jour ou supprimer des étapes dans un workflow. Procédez comme suit : 

1. Allez dans Automatisation > Workflows. Sélectionnez le workflow que vous souhaitez modifier.
2. Cliquez sur Modifier en haut à droite.
   • Ajoutez une étape : cliquez sur l’icône +,sélectionnez les composants de votre choix et enregistrez les modifications.
   • Modifier une étape : sélectionnez l'étape concernée et mettez à jour ses composants si nécessaire. Cliquez sur Ajouter ou Mettre à jour pour enregistrer les modifications.
   • Supprimer une étape : sélectionnez l’étape concernée, puis cliquez sur l’icône corbeille. 
3. Enregistrez le workflow comme brouillon ou enregistrez et activez les nouvelles modifications.

Remarque :
les modifications qui changent la logique des workflow réinitialiseront le nombre d’éléments déclencheurs et la dernière donnée déclenchée dans l’onglet Workflows. S’il est lié à la validation, la réactivation peut avoir priorité sur d’autres workflows de validation. En savoir plus.

Enregistrer un workflow modifié

Après avoir modifié un workflow actif, vous pouvez enregistrer les modifications de deux manières :

Commentaire : 
Vous pouvez enregistrer une version de brouillon par workflow. Un symbole +1 à droite du statut d’un workflow dans l’ onglet Workflows indique un brouillon existant. 

Copier un workflow

Pour dupliquer un workflow existant, procédez comme suit :

1. Allez dans Automatisation > Workflows.
2. À droite du workflow que vous souhaitez copier, cliquez sur l’Icône à trois points > Copier le workflow pour le dupliquer.
3. Le workflow dupliqué apparaît. Apportez les modifications nécessaires et saisissez un nouveau nom pour le workflow.
4. Enregistrez-le comme brouillon ou activez-le. 

Activer un workflow

Avant de commencer

Avant d’activer un workflow, tenez note de ce qui suit :

• Les workflows activés commenceront à s’exécuter en fonction de l'élément élément déclencheur défini. Une fois déclenché, vous ne pouvez pas arrêter les exécutions en cours, mais vous pouvez la désactiver ou la supprimer pour empêcher de futures exécutions.
• Les Employés qui ne sont pas encore invités à utiliser Personio peuvent toujours recevoir des notifications, comme des e-mails liés à un workflow. N’activez un workflow que si tous les employés qu’il contient ont été invités à utiliser Personio.
• Nous recommandons d'inclure uniquement les utilisateurs invités, comme les responsables RH, lorsque les workflows testent des résultats exacts. 
• Pensez à vérifier votre workflow avec un collègue avant de l’activer.

Activer un workflow

Pour désactiver un workflow, procédez comme suit :

1. Allez dans Automatisation > Workflows.
2. Créez un workflow ou sélectionnez un brouillon existant ou un workflow inactif dans la liste.
3. Modifiez les composants du workflow en fonction de vos besoins. 
4. Cliquez sur Enregistrer et activer. 

Le workflow apparaît dans la liste de l’ onglet Workflows . Vous pouvez suivre la progression et vue plus de informations sur le workflow dans l’ onglet Activité  . 

Désactiver ou supprimer un workflow

Désactiver un workflow

Pour désactiver un workflow, procédez comme suit :

1. Allez dans Automatisation > Workflows. Recherchez le workflow que vous souhaitez désactiver.
2. À droite du workflow, cliquez sur l’ icône à trois points.
3. Désactivez le workflow.

Les futures exécutions du workflow ne s’exécuteront pas. Les exécutions en cours peuvent toujours être consultées et terminées. 

Supprimer un workflow

Vous ne pouvez supprimer que des workflows à l’état de brouillon ou inactifs. Découvrez comment désactiver un workflow ci-dessus. Pour supprimer un workflow, procédez comme suit :

1. 1. Allez dans Automatisation > Workflows. Recherchez le workflow que vous souhaitez supprimer. 
   2. Si le workflow a un statut actif, désactivez-le.
   3. À droite du workflow que vous souhaitez supprimer, cliquez sur l’ icône à trois points > Supprimer un workflow.

Résoudre un workflow interrompu

Personio ne vous avertit pas à l’avance si un workflow s’arrête en raison de la modification des éléments qu’il utilise. Au lieu de cela, Personio vous notifie lorsqu'un workflow tente de s'exécuter et rencontre un problème. Cela permet de résoudre les problèmes et de maintenir l’efficacité des workflow .

Voici comment nous vous informons des workflows interrompus :

• Personio met en évidence les erreurs spécifiques lorsque vous accédez au workflow dans le générateur de workflow .
• Un message d'erreur apparaît dans la colonne Statut de la liste des workflow dans Automatisation > Workflows. Ce message contient des informations sur le problème.
• Vous recevez une tâche dans votre boîte de réception avec des détails du problème et un lien pour corriger le workflow interrompu.
• Vous recevez un e-mail récapitulant les erreurs avec un lien pour corriger le workflow interrompu.

Pour des informations sur les problèmes qui peuvent interrompre les workflows, consultez la section sur les raisons courantes des workflows interrompus.

Commentaire :
La personne qui a créé le workflow reçoit toutes les notifications concernant les workflows interrompus. Personio ne réattribue pas ces notifications si le créateur du workflow initial n’est pas disponible.

Pour corriger un workflow cassé :

1. Ouvrez le workflow interrompu.
2. Examinez et corrigez les erreurs mises en évidence dans le générateur de workflow .

La fixation d'un workflow ne réinitialise pas le nombre d'éléments déclencheurs à 0. Il continue là où il s’est arrêté. Un workflow fixe ne s’exécute pas de nouveau pour les éléments déclencheurs survenus pendant qu’il était interrompu.

La communication avec les workflow interrompus inclut également les action invalides. Par exemple, si un destinataire d'une notification est manquant, le workflow démarre, mais il n’envoie pas la notification. Dans ce cas, les notifications, les tâches et les validations ont lieu, mais le système ignore les actions par e-mail.

Comprendre les raisons courantes des workflows interrompus

Le tableau suivant présente les principales raisons du workflow. Ces problèmes peuvent se produire dans les conditions ou les règles du déclencheur du workflow . Ils peuvent également se produire dans les actions des workflow (par exemple, un destinataire pour une notification est manquant) :