Cet article explique comment gérer les signalements dans Personio Whistleblowing.
Consulter et organiser les signalements
Personio Whistleblowing fournit aux chargés de dossiers des fonctionnalités pour organiser, attribuer et prioriser les signalements associés à chaque canal.
Accéder aux signalements
Pour accéder aux signalements, sélectionnez Whistleblowing dans la barre de navigation principale de Personio. L'application s'ouvre dans une nouvelle fenêtre. Les options de la barre latérale gauche permettent de visualiser tous les signalements, ceux qui ne sont pas attribués ou ceux qui vous sont attribués. Gardez à l'esprit que vous ne pourrez voir que les signalements soumis via le ou les canaux pour lesquels vous êtes un chargé de dossiers désigné.
Les signalements s'affichent sous forme de liste et comprennent les éléments suivants :
- Titre du signalement (choisi par son auteur lors de la soumission)
- Date de création
- Chargé du signalement (le cas échéant)
- Catégorie (le cas échéant)
- Canal de signalements
- Statut
- Priorité
Chaque chargé de dossiers dispose d'une vue différente en fonction de ses droits d'accès et des canaux de signalements qui lui sont attribués. Voir Ajouter ou supprimer des chargés de dossiers dans Personio Whistleblowing pour en savoir plus.
Notifications
Les chargés de dossiers reçoivent une notification dans leur boîte de réception et leur tableau de bord Personio dès qu'un signalement est soumis via un canal auquel ils sont affectés. Cliquez sur la notification pour accéder au dossier et à ses détails.
- Tous les chargés de dossiers reçoivent une notification par e-mail et dans leur boîte de réception Personio lorsqu'un nouveau signalement est soumis via un canal auquel ils sont affectés.
- Tout chargé de dossiers reçoit une notification dans leur boîte de réception Personio lorsqu'il est affecté à un signalement par un autre chargé de dossiers.
- Tout chargé de dossiers reçoit une notification dans leur boîte de réception Personio lorsque l'auteur du signalement envoie une mise à jour ou une réponse.
Filtrer et trier les signalements
Trier les signalements par date de dernière mise à jour ou de création
Pour modifier la façon dont les signalements sont triés, procédez comme suit :
- Accédez à Whistleblowing > Signalements. Sélectionnez Sans attribution, Attribués à moi ou Tous les signalements dans la barre latérale de gauche.
- Par défaut, les signalements sont triés par dernière mise à jour. Pour les trier par date de création, cliquez sur Dernière mise à jour > Date de création dans le coin supérieur droit.
- Utilisez les options de filtrage supplémentaires en haut de la page pour affiner la liste des signalements.
Filtrer les signalements selon un ou plusieurs éléments
Les chargés de dossiers peuvent filtrer les signalements en utilisant les menus déroulants à choix multiples en haut de la page. Pour appliquer un ou plusieurs critères de tri, procédez comme suit :
- Accédez à Whistleblowing > Signalements. Dans la barre latérale de gauche, sélectionnez Sans attribution, Attribués à moi ou Tous les signalements.
- Cliquez sur un filtre en haut de la liste des signalements. (Toutes les personnes responsables, Toutes les catégories, Toutes les priorités, Tous les statuts).
- Activez la case à cocher à côté de chaque critère que vous souhaitez utiliser comme filtre.
- Désactivez la case à cocher en regard de chaque critère que vous voulez masquer dans la liste.
- Cliquez sur Fait pour mettre à jour la liste selon vos critères.
- Répétez les étapes 1 à 5 pour appliquer plusieurs filtres à la fois.
- Pour revenir à l'affichage initial, cliquez sur un filtre, réactivez toutes les cases à cocher et cliquez sur Fait. Répétez cette opération jusqu'à ce que toutes les cases à cocher soient activées pour tous les filtres.
Journaux des signalements
Sélectionnez un signalement dans la liste pour ouvrir son journal complet et son système de messagerie. Développez les sections ci-dessous pour en savoir plus sur chaque élément du journal.
Historique et détails complets du signalement
- Titre : le nom choisi par l'auteur de signalement lors de la soumission. Il ne peut pas être modifié.
- Heure de soumission : elle apparaît au-dessus du titre et indique le temps écoulé depuis la soumission du signalement.
- Historique des communications : routes les communications entre le chargé de dossiers et l'auteur de signalement apparaissent dans un fil chronologique de messages. Le fil commence avec le signalement original soumis et comprend tous les messages ultérieurs entre le chargé de dossiers et l'auteur, y compris les pièces jointes.
- Historique des modifications : toutes les modifications apportées au chargé de dossiers attribué ou au statut, y compris l'identité de la personne qui a effectué les modifications, sont enregistrées avec l'heure.
- Interface de messagerie : utilisez la zone de texte pour envoyer un message à l'auteur de signalement. Utilisez l'icône de trombone pour ajouter une pièce jointe.
- Horodatage : tout ce qui figure dans le journal du signalement est horodaté, ce qui indique le temps écoulé depuis l'exécution de l'action. Survolez un horodatage pour la date et l'heure précises d'une action.
- Trois points : cliquez sur cette icône en haut du journal pour accéder à l'option de suppression du signalement.
Onglets Informations et SLA
Onglet Informations
Cet onglet se trouve dans la barre latérale de droite et affiche les éléments suivants :
- Statut : les chargés de dossiers peuvent modifier ce statut en fonction de l'avancement du signalement. Lorsqu'une modification est apportée, elle apparaît dans le journal, et l'auteur de signalement et le chargé de dossiers peuvent en prendre connaissance.
Les options de statuts sont les suivants : Tâche, En cours, En attente, Résolu. - Canal de signalements : sélectionné par l'auteur de signalement (via l'option Succursale) dans le formulaire de soumission. Il ne peut pas être modifié.
- Attribué à : affiche le chargé de dossiers actuellement affecté. Cette information apparaît dans le journal pour les chargés de dossiers et les auteurs de signalement. Les chargés de dossiers ne peuvent pas répondre aux auteurs de signalement de manière anonyme.
- Catégorie : affiche la catégorie, si elle a été sélectionnée à l'origine par l'auteur de signalement ou mise à jour par le chargé de dossiers. Il est possible de ne pas renseigner de catégorie. L'auteur de signalement ne peut pas voir la catégorie attribuée à son dossier.
- Priorité : affiche la priorité actuellement attribuée au signalement. Il est possible de ne pas renseigner de priorité. L'auteur de signalement ne peut pas voir la priorité attribuée à son dossier.
Onglet SLA
Cet onglet se trouve dans la barre latérale de droite et affiche les éléments suivants :
- Date d'accusé de réception : date à laquelle le chargé de dossiers doit accuser réception du signalement. Les exigences définies sont énumérées ci-dessous (p. ex. sous 7 jours).
- Fournir une mise à jour importante avant : date à laquelle le chargé de dossiers doit fournir une mise à jour substantielle. Les exigences définies sont énumérées ci-dessous (p. ex. sous 3 mois).
Remarque :
Les échéances pour l'accusé de réception et la mise à jour importante ont été établies conformément à la législation de l'UE pour le lancement d'alerte et ne peuvent pas être personnalisées.
Gérer les signalements
Modifier ou mettre à jour les éléments d'un signalement
Les chargés de dossiers peuvent modifier certains éléments de signalement, comme le statut, le chargé de dossiers assigné, la catégorie ou la priorité. Pour modifier l'un de ces éléments, procédez comme suit :
- Accédez à Whistleblowing > Signalements.
- Recherchez et sélectionnez un signalement pour l'ouvrir.
- Cliquez sur Informations dans la barre latérale à droite.
- Cliquez sur l'élément que vous souhaitez mettre à jour, supprimer ou désaffecter.
- Sélectionnez une option dans la liste qui s'affiche ou cliquez sur Supprimer/Annuler l'attribution.
Toutes les modifications apparaissent automatiquement dans le journal du signalement, et l'auteur verra toutes les réponses et les mises à jour relatives au chargé de dossiers ou à son statut.
Conseil
Les chargés de dossiers au sein d'un canal de signalements peuvent affecter un chargé de dossiers, mettre à jour la catégorie, définir la priorité ou modifier le statut d'un signalement directement dans la liste. Cliquez sur un élément pour afficher les actions disponibles.
Répondre à un signalement
Pour répondre à un signalement, procédez comme suit :
- Accédez à Whistleblowing > Signalements > Attribués à moi.
- Ouvrez le signalement sur lequel vous souhaitez travailler.
- Sous l'onglet Informations, dans la barre latérale droite, sélectionnez tous les éléments pertinents, tels que le statut, la priorité et le chargé de dossiers affecté.
- Saisissez votre réponse dans la barre de message en bas de la demande et cliquez sur Envoyer la réponse.
- Retournez à l'onglet Informations dans la barre latérale et modifiez le statut du signalement si nécessaire.
L'auteur du signalement pourra voir votre réponse et toute mise à jour relative au chargé de dossiers ou au statut.
Résoudre un signalement
Pour résoudre un signalement et l'archiver, procédez comme suit :
- Accédez à Whistleblowing > Signalements.
- Cliquez sur le signalement souhaité pour l'ouvrir.
- Cliquez sur Informations dans la barre latérale à droite.
- Cliquez sur Statut > Résolu.
Le signalement apparaît comme Résolu pour son chargé de dossiers et son auteur. Il est déplacé vers Whistleblowing > Signalements > Archiver et n'apparaît plus dans aucune liste de signalements. Les auteurs et les chargés de dossiers ne peuvent plus répondre ou ajouter des pièces jointes.
Restaurer un signalement archivé
Pour restaurer un signalement archivé, procédez comme suit :
- Accédez Whistleblowing > Signalements > Archiver.
- Cliquez sur le signalement souhaité pour l'ouvrir.
- Cliquez sur Informations dans la barre latérale à droite.
- Cliquez sur Statut et mettez à jour le statut.
Le signalement revient dans la liste des dossiers ouverts et son auteur reçoit une mise à jour quant à l'état d'avancement.
Supprimer un signalement
Pour supprimer un signalement et effacer définitivement tout son contenu, y compris les messages et les pièces jointes :
- Accédez à Whistleblowing > Signalements.
- Cliquez sur le signalement souhaité pour l'ouvrir.
- Cliquez sur Trois points > Supprimer le signalement.
- Dans la fenêtre de confirmation qui s'affiche, saisissez SUPPRIMER dans la zone de texte.
- Cliquez sur Supprimer le signalement.
Pour supprimer un signalement de l'archive, accédez à Whistleblowing > Signalements > Archiver et suivez les étapes 2 à 5 ci-dessus.
Remarque
La suppression n'étant pas automatisée, les chargés de dossiers doivent supprimer les signalements pour se conformer à la période de conservation légale. Après suppression, aucune donnée n'est conservée dans le système.