Cet article présente les chargés de dossiers dans Personio Whistleblowing et vous explique comment les attribuer et comment impliquer des utilisateurs externes.

Chargés de dossiers dans Personio Whistleblowing

À propos des chargés de dossiers

Un chargé de dossiers est :

Un membre désigné de votre organisation (ou un prestataire externe, tel qu'un avocat) pouvant consulter les signalements rattachés aux canaux auxquels il est affecté.
Il s'agit d'une personne qui a été informée de la législation européenne en matière de lancement d'alerte et qui fait généralement partie des RH, de l'équipe juridique ou de l'équipe de direction.
Il est mentionné comme chargé de dossiers lorsqu'un auteur de signalement assure le suivi de son dossier. Cela signifie que le nom du chargé de dossiers est visible pour l'auteur du signalement et associé à toutes les réponses ou mises à jour qu'il fournit dans le journal d'un signalement. Si un chargé de dossiers ne souhaite pas que son identité soit révélée aux auteurs de signalement, il peut créer à cette fin un nouveau profil d'employé.

En raison de la nature et de la sensibilité du contenu de l'outil Whistleblowing, seules les personnes désignées comme chargés de dossiers peuvent y accéder. Consultez cet article sur les différents niveaux d'accès pour les chargés de dossiers pour connaître toutes les modalités existantes.

Conseil
L'application Whistleblowing pour la gestion des signalements est distincte du formulaire de signalement. Tout le monde peut accéder au formulaire de signalement via son lien unique.

Différents niveaux d'accès pour les chargés de dossiers

Le niveau d'accès d'un chargé de dossiers dans l'application Whistleblowing dépend des droits d'accès de l'utilisateur dans Personio, et du nombre de canaux de signalements auxquels il est affecté. En fonction de ces deux variables, trois types d'accès sont possibles pour un chargé de dossiers :

Chargé de dossiers uniquement

Cette personne a été affectée en tant que chargé de dossiers à un ou plusieurs canaux de signalements dans l'application Whistleblowing. Seuls les administrateurs de Personio ou les utilisateurs disposant des droits d'accès Channel Administrator peuvent affecter des chargés de dossiers, via Personio > Whistleblowing > Paramètres > Canaux de signalements > Gérer > Ajouter un chargé de dossiers). Cet utilisateur :

peut uniquement consulter et répondre aux dossiers du ou des canaux de signalements auxquels il est affecté.
peut consulter les paramètres Whistleblowing (y compris les canaux de signalements et les chargés de dossiers).
ne peut pas modifier les canaux de signalements ou ajouter de nouveaux chargés de dossiers.
peut ajouter, modifier et supprimer des catégories dans les paramètres Whistleblowing.

Administrateur Personio uniquement ou Channel Administrator uniquement

Cette personne est un administrateur de Personio ou un utilisateur qui s'est vu accorder le droit d'accès Channel Administrator dans Personio, via Personio > Paramètres > Personnel > Rôles > Droits d'accès > Configurations > Whistleblowing). Cet utilisateur :

ne peut pas accéder aux listes de signalements et à leurs détails.
peut uniquement accéder aux paramètres Whistleblowing (pour gérer les canaux de signalements).
peut consulter, ajouter, modifier et archiver les canaux de signalements.
peut ajouter et supprimer des chargés de dossiers au sein des canaux de signalements.
peut accéder au lien vers le formulaire de signalement et le copier pour le partager.
Les administrateurs Personio qui ne sont pas également des chargés de dossiers ne peuvent pas voir les signalements Whistleblowing lorsqu'ils empruntent l'identité d'un autre utilisateur Personio qui est un chargé de dossier.

Remarque : bien que les administrateurs de Personio et les Channel Administrators puissent ajouter et supprimer des chargés de dossiers au sein des canaux de signalements, ils ne peuvent pas s'ajouter eux-mêmes en tant que chargé de dossiers.

À la fois Administrateur Personio/Channel Administrator et chargé de dossier

Cet utilisateur est un administrateur Personio ou dispose des droits d'accès Channel Administrator dans Personio, tout en étant affecté comme chargé de dossiers à un ou plusieurs canaux de signalements. Il dispose d'un accès complet à l'outil, ce qui signifie qu'il :

peut consulter et répondre aux signalements associés aux canaux qui lui sont attribués.
peut consulter et modifier les paramètres Whistleblowing, tels que les canaux de signalements et les catégories.
peut ajouter et supprimer des chargés de dossiers au sein des canaux de signalements.

Ajouter ou supprimer des chargés de dossiers

Ajouter des chargés de dossiers à un canal de signalements

Les chargés de dossiers peuvent être ajoutés par des administrateurs Personio ou des utilisateurs disposant des droits d'accès Channel Administrator. Pour ajouter un chargé de dossiers à un canal de signalements, procédez comme suit :

Assurez-vous que l'utilisateur dispose d'un profil Personio. S'il s'agit d'un utilisateur externe, il aura aussi besoin d'un profil Personio. Voir Ajouter des utilisateurs externes comme chargés de dossiers pour plus d'informations.
Dans Personio, sélectionnez Whistleblowing dans la barre de navigation.
L'application Whistleblowing s'ouvre dans une nouvelle fenêtre. En haut à gauche, cliquez sur Whistleblowing > Paramètres.
Sélectionnez Canaux de signalements dans la barre latérale de gauche.
En regard du canal de signalements auquel vous souhaitez ajouter le chargé de dossiers, cliquez sur Gérer.
Cliquez sur Ajouter un chargé de dossier en haut à droite, sélectionnez le chargé de dossiers dans la liste déroulante et cliquez sur Ajouter. Le chargé de dossiers apparaît désormais sur la page du canal de signalements.
Répétez ce processus pour tous les canaux de signalements auxquels ce chargé de dossiers doit être affecté.

Conseil
Les administrateurs Personio et les utilisateurs disposant des droits d'accès Channel Administrator ne peuvent pas se désigner eux-mêmes comme chargés de dossiers ; ils ne peuvent être ajoutés que par d'autres personnes.

Ajouter des utilisateurs externes comme chargés de dossiers

Whistleblowing utilise l'authentification Personio pour gérer les accès. Tout utilisateur externe que vous souhaitez ajouter comme chargé de dossiers doit avoir un compte Personio. Pour créer un compte dans Personio pour un utilisateur externe, procédez comme suit :

Sélectionnez Employés > Liste des employés dans la barre de navigation principale de Personio.
En haut à droite, cliquez sur Ajouter un employé.
Saisissez les détails de l'utilisateur externe. Si l'utilisateur externe souhaite rester anonyme, veillez à ne pas indiquer son véritable nom ou prénom.
Sous Informations RH > Type d’emploi, sélectionnez Externe et cliquez sur Ajouter un employé.
Donnez au nouvel utilisateur le statut de chargé de dossiers en suivant les étapes pour ajouter ou supprimer des chargés de dossiers.

Remarque :
les employés externes sont inclus dans votre forfait de facture et sont comptabilisés dans l'effectif de votre abonnement actuel. Les employés externes sont également inclus dans l'organigramme.

Supprimer des chargés de dossiers

Quand un chargé de dossiers est supprimé, il n'a plus accès aux signalements actuels et futurs dans le canal où il était affecté. Pour retirer un chargé de dossiers d'un canal de signalements, procédez comme suit :

Dans Personio, sélectionnez Whistleblowing dans la barre de navigation.
Whistleblowing s'ouvre dans une fenêtre distincte. En haut à gauche, cliquez sur Whistleblowing > Paramètres.
Cliquez sur Canaux de signalements (sous Paramètres dans la barre latérale gauche).
En regard du canal de signalements duquel vous souhaitez retirer le chargé de dossiers, cliquez sur Gérer.
Dans la liste des chargés de dossiers, trouvez la personne concernée et cliquez sur Supprimer.
Dans la fenêtre de confirmation, cliquez sur Désactiver.

Répétez ces étapes pour tous les autres canaux de signalements où ce chargé de dossier doit être supprimé.

Voir la piste d'audit des chargés de dossiers ajoutés ou supprimés

Toutes les modifications apportées aux chargés de dossiers sont enregistrées, ce qui permet de créer une piste d'audit indiquant qui a ajouté chaque chargé de dossiers et à quel moment. Tout cela contribue à garantir la conformité. Pour voir toutes les modifications, procédez comme suit :

Dans Personio, sélectionnez Whistleblowing dans la barre de navigation.
Whistleblowing s'ouvre dans une fenêtre distincte. En haut à gauche, cliquez sur Whistleblowing > Paramètres.
Cliquez sur Canaux de signalements (sous Paramètres dans la barre latérale gauche).
En regard du canal de signalements que vous souhaitez examiner, cliquez sur Gérer.
La liste des chargés de dossiers s'ouvre. Vous verrez ici :
- Sous Nom : les chargés de dossiers ajoutés.
- Sous Actif depuis : la date à laquelle le chargé de dossiers a été ajouté.
- Sous Ajouté par : le nom de l'utilisateur qui a ajouté ce chargé de dossier.

En savoir plus

Comment pouvons-nous vous aider ?

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