Cet article donne un aperçu de Personio Whistleblowing pour les auteurs de signalement. Il vous expliquera comment lancer une alerte et suivre l'avancée de votre dossier. Si votre entreprise utilise la fonction Whistleblowing ces informations seront pertinentes pour la plupart des employés, et cet article peut être utilisé par votre organisation comme lignes directrices en matière de signalement.
Présentation
À propos de Personio Whistleblowing
Personio Whistleblowing offre aux entreprises un canal de signalement sûr et anonyme qui permet aux lanceurs d'alerte de :
- Soumettre de manière anonyme des signalements de faute professionnelle et garder un contrôle total sur les informations qu'ils partagent.
- Bénéficier d'une plateforme où exprimer leurs inquiétudes sans crainte de représailles, ce qui contribue à une culture d'entreprise où chacun se sent encouragé à s'exprimer librement.
- Suivre l'avancée de leur dossier et de communiquer avec leur gestionnaire par l'intermédiaire d'une boîte aux lettres sécurisée et protégée par un mot de passe, sans jamais avoir à dévoiler leur identité.
Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur la procédure de signalement et de suivi de dossier. Pour plus d'informations consultez notre article sur notre solution Whistleblowing.
Conseil
L'emplacement d'un lien n'a aucune influence sur l'anonymat. Le formulaire de signalement est complètement séparé de Personio et aucune information personnelle concernant l'auteur du signalement n'est conservée.
Procédure de signalement
Envoyer un signalement
Pour soumettre un signalement anonyme, suivez les étapes ci-dessous :
- Suivez le lien du formulaire de signalement et consultez les informations qui figurent sur la page de destination. Assurez-vous de développer et de consulter chaque onglet de la section FAQ avant de continuer.
- Sélectionnez la langue souhaitée en haut à droite. La langue du formulaire de signalement dépend également des paramètres linguistiques de votre navigateur.
- Cliquez sur Effectuer un nouveau signalement.
- Sélectionnez une succursale, complétez le CAPTCHA et cliquez sur Envoyer > Suivant.
(La succursale détermine le canal qui sera associé à votre signalement). - Si vous le souhaitez, sélectionnez la catégorie qui décrit le mieux votre signalement et cliquez sur Suivant.
- Saisissez un Titre, fournissez une Description de votre expérience et cliquez sur Suivant.
- Si vous le souhaitez, vous pouvez télécharger des fichiers qui fournissent un contexte à votre description, puis cliquer sur Suivant.
- Examinez les détails du cas et cliquez sur Soumettre le signalement.
- Veillez à enregistrer le mot de passe unique fourni sur la page de confirmation. Vous en aurez besoin chaque fois que vous voudrez accéder à votre dossier pour obtenir des réponses ou des mises à jour à l'avenir.
Remarque
Il n'existe aucun moyen de récupérer un mot de passe qu'un auteur de signalement n'a pas enregistré ou qu'il a perdu. Personio Whistleblowing ne stocke pas les identifiants permettant de relier l'auteur de signalement à son dossier.
Enregistrer votre mot de passe
Vous ne recevrez pas d'e-mails ou de notifications concernant les réponses ou les mises à jour de votre dossier, c'est pourquoi il est essentiel de bien conserver votre mot de passe. Vous pouvez suivre votre dossier via la page d'accueil des signalements et en saisissant le mot de passe qui lui est associé. Pour enregistrer votre mot de passe, effectuez une ou plusieurs des opérations suivantes :
- Faites une capture d'écran de la page de confirmation et conservez-la dans un lieu sûr auquel vous pourrez accéder à l'avenir.
- Cliquez sur Copier le mot de passe et collez-le dans un fichier sûr auquel vous pourrez accéder à l'avenir.
- Cliquez sur Télécharger pour enregistrer une version PDF du formulaire de confirmation. Conservez-le dans un lieu sûr auquel vous pourrez accéder à l'avenir.
- Imprimez la page web et conservez-la en lieu sûr.
- Dans votre navigateur, cliquez sur Fichier > Imprimer > Enregistrer en PDF. Conservez-le dans un lieu sûr auquel vous pourrez accéder à l'avenir.
- N'ajoutez pas cette page à vos favoris, car ses informations ne seront pas sauvegardées.
Conseil
Le QR code ne permet pas d'enregistrer votre mot de passe. Utilisez-le pour accéder instantanément à votre dossier sans avoir à saisir votre mot de passe. En téléchargeant le formulaire de mot de passe, vous pourrez utiliser le QR code à l'infini, ce qui vous évite d'utiliser la page d'accueil du signalement ou de saisir manuellement votre mot de passe.
Mise à jour d’un signalement
Journal du signalement
Lorsqu'un auteur de signalement accède à son dossier, il voit apparaître un journal présentant les éléments suivantes :
Informations sur le dossier
- Une barre de progression en haut de la page indique l'état d'avancement du dossier. (Reçu, Attribué, En cours, Résolu).
- Le chargé de dossiers désigné, le cas échéant.
- Le temps écoulé depuis la dernière mise à jour du signalement.
- Un journal complet de son avancée, horodatages inclus, accessible via le bouton Ouvrir les informations. Ce journal comprend :
- L'heure à laquelle le signalement a été reçu.
- La date à laquelle il a été confié à un chargé de dossiers, ainsi que le nom de ce dernier (et toute réattribution par la suite).
- Toutes les mises à jour apportées au statut du dossier et les horodatages correspondants.
- Supprimez report-case de l'URL de la page de confirmation pour revenir à la page d'accueil du formulaire de signalement.
Remarque :
Les auteurs de signalement ne reçoivent pas de notifications sur les mises à jour. Ils doivent assurer le suivi de leur dossier en utilisant le lien du formulaire de signalement.
Historique de messagerie
- L'historique des messages échangés entre l'auteur de signalement et le chargé de dossiers apparaît sous la forme d'un chat où chaque réponse ou mise à jour est répertoriée avec son horodatage. Le chat commence avec la soumission du signalement initial et se poursuit avec toutes les communications ultérieures entre l'auteur de signalement et le(s) chargé(s) de dossiers.
- Les auteurs de signalement peuvent communiquer directement avec un chargé de dossiers ou ajouter des informations supplémentaires en utilisant la zone de texte située en bas de la page. Elle comprend une option permettant d'ajouter des pièces jointes.
Accéder à votre dossier et voir son avancement
Accéder à un dossier
Pour accéder à un signalement que vous avez soumis, suivez les étapes ci-dessous :
- Retrouvez le mot de passe unique qui vous a été fourni lorsque vous avez soumis le dossier.
- Suivez le lien du formulaire de signalement et cliquez sur Suivre un signalement.
- Saisissez le mot de passe de votre dossier unique > Ouvrir le signalement.
- Cela ouvre le journal de votre dossier, affichant votre demande initiale et les réponses éventuelles du chargé de dossiers. La barre de progression située en haut de la page indique l'état d'avancement de votre dossier. Vous trouverez une description de toutes ses composantes dans la section Journal de signalement.
Conseil
Si vous avez téléchargé le formulaire de confirmation de signalement, scannez le QR code pour éviter la saisie du mot de passe et afficher directement votre journal.
Répondre à un chargé de dossiers ou ajouter des informations supplémentaires
Pour répondre à un chargé de dossiers ou ajouter des informations supplémentaires, procédez comme suit :
- Retrouvez le mot de passe unique qui vous a été fourni lorsque vous avez soumis le dossier.
- Suivez le lien du formulaire de signalement et cliquez sur Suivre un signalement.
- Saisissez le mot de passe de votre dossier unique > Ouvrir le signalement.
- Lisez les messages du chargé de dossiers et répondez-y de façon anonyme dans la zone de texte.
- Pour joindre un fichier, cliquez sur l'icône de trombone et sélectionnez le ou les documents souhaités. Le fichier joint apparaît en haut de la zone de texte. Cliquez sur la croix pour supprimer un fichier.
- Cliquez sur Envoyer.
La réponse apparaît dans l'historique de messagerie, avec les pièces jointes éventuelles.
Résoudre un signalement
Une fois le signalement résolu, son auteur et les chargés de dossiers pourront toujours consulter l'historique du dossier, mais plus personne ne pourra y répondre. Pour résoudre un signalement, procédez comme suit :
- Retrouvez le mot de passe unique qui vous a été fourni lorsque vous avez soumis le dossier.
- Suivez le lien du formulaire de signalement et cliquez sur Suivre un signalement.
- Saisissez le mot de passe de votre dossier unique > Ouvrir le signalement.
- En haut du journal, cliquez sur Ouvrir les informations > Résoudre le signalement.
- Dans la fenêtre de confirmation qui s'affiche, cliquez sur Résoudre le signalement.
Le statut de votre dossier passe à Résolu et vous ne pouvez plus ajouter de réponse et de pièces jointes. Vous pouvez toujours accéder au dossier et à tout son contenu, y compris ses messages et ses pièces jointes, jusqu'à ce qu'il soit supprimé par un chargé de dossiers.