Cet article vous présente les canaux et les catégories de signalements dans Personio Whistleblowing et vous explique comment les créer, les modifier, les supprimer et les archiver.
Remarque
Seuls les administrateurs de Personio ou les employés ayant des droits d'accès à Channel Administrator peuvent gérer les canaux de signalements. Les chargés de dossiers peuvent ajouter, modifier ou supprimer des catégories personnalisées. Voir Ajouter ou supprimer des chargés de dossiers dans Personio Whistleblowing pour en savoir plus.
Canaux de signalements
A propos des canaux de signalements
Les canaux de signalements permettent aux organisations de définir des canaux distincts pouvant être utilisés par les auteurs de signalement. Cette fonction est par exemple utile lorsque votre entreprise souhaite filtrer les dossiers par équipe, entité juridique ou sous-section.
- Les chargés de dossiers ne peuvent consulter que les dossiers associés au canal de signalements qui leur a été attribué, ce qui renforce la sécurité.
- Les canaux de signalements définis apparaissent comme des options dans le menu déroulant Succursale, situé à la première étape du formulaire de signalement.
- Les canaux de signalements ne peuvent pas être supprimés, mais seulement archivés.
Pour savoir comment gérer et assigner des chargés de dossiers, voir Ajouter ou supprimer des chargés de dossiers dans Personio Whistleblowing.
Créer un canal de signalements
Pour créer un nouveau canal de signalements, procédez comme suit :
- Sélectionnez Whistleblowing dans la barre de navigation de Personio.
- Dans le coin supérieur gauche, cliquez sur Whistleblowing > Paramètres > Canaux de signalements.
- Cliquez sur Ajouter un nouveau canal en haut à droite.
- Dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez le nom du canal de signalements et cliquez sur Ajouter.
- Le nouveau canal de signalements apparaît dans la liste des canaux de signalements et comme option dans le menu déroulant Succursale à la première étape du formulaire de signalement.
Pour savoir comment gérer les chargés de dossiers affectés à un canal de signalements, voir Ajouter ou supprimer des chargés de dossiers dans Personio Whistleblowing.
Modifier le nom d'un canal de signalements
Pour modifier le nom d'un canal de signalements, procédez comme suit :
- Sélectionnez Whistleblowing dans la barre de navigation de Personio.
- Dans le coin supérieur gauche, cliquez sur Whistleblowing > Paramètres > Canaux de signalements.
- Recherchez le canal de signalements que vous souhaitez modifier et cliquez sur les trois points > Modifier le nom.
- Modifiez le nom et cliquez sur Enregistrer.
Le nouveau nom du canal de signalements apparaît immédiatement dans la liste des canaux de signalements et comme option dans le menu déroulant Succursale à la première étape du formulaire de signalement.
Archiver ou désarchiver un canal de signalements
Archiver un canal de signalements
Pour archiver un canal de signalements existant, procédez comme suit :
- Sélectionnez Whistleblowing dans la barre de navigation de Personio.
- Dans le coin supérieur gauche, cliquez sur Whistleblowing > Paramètres > Canaux de signalements.
- Recherchez le canal de signalements que vous souhaitez archiver et cliquez sur les trois points > Archiver.
- Cliquez sur Archiver le canal dans la fenêtre de confirmation qui s'affiche.
Les canaux de signalements ne peuvent pas être supprimés, mais seulement archivés. Les canaux de signalements archivés ne sont plus visibles par les auteurs de signalements dans le formulaire, mais les dossiers existants restent visibles par les chargés de dossiers. Les auteurs de signalements peuvent toujours suivre les dossiers déjà soumis.
Désarchiver un canal de signalements
Pour désarchiver un canal de signalements archivé, procédez comme suit :
- Sélectionnez Whistleblowing dans la barre de navigation de Personio.
- Dans le coin supérieur gauche, cliquez sur Whistleblowing > Paramètres > Canaux de signalements.
- Le canal de signalements archivé apparaît dans la liste des canaux de signalements. Recherchez le canal de signalements à rétablir et cliquez sur Désarchiver.
- Cliquez sur Désarchiver le canal pour confirmer.
Le canal devient alors visible pour les auteurs de signalement et vous pouvez y ajouter (ou retirer) des chargés de dossiers. Tous les chargés de dossiers précédemment affectés seront rétablis.
Catégories
À propos des catégories
La fonction Catégories permet aux chargés de dossiers de trier et d'organiser les dossiers en fonction du type de faute signalée. Tous les chargés de dossiers peuvent ajouter, modifier ou supprimer des catégories personnalisées.
- Les auteurs de signalement ont ainsi la possibilité de sélectionner son objet.
- Personio Whistleblowing comporte quatre catégories prédéfinies par défaut : Discrimination, Harcèlement, Fraude et Fuite de données. Ces catégories ne peuvent pas être modifiées ou supprimées, mais de nouvelles catégories personnalisées peuvent être ajoutées.
Créer une catégorie
Pour ajouter une catégorie personnalisée, procédez comme suit :
- Sélectionnez Whistleblowing dans la barre de navigation de Personio.
- Dans le coin supérieur gauche, cliquez sur Whistleblowing > Paramètres > Catégories.
- Cliquez sur Ajouter une catégorie, saisissez un nom et cliquez sur Ajouter.
- La nouvelle catégorie apparaît sous la rubrique Personnalisé de la page Catégories, et comme une option pour les auteurs de signalement à la deuxième étape du formulaire.
Modifier ou supprimer une catégorie
Pour modifier ou supprimer une catégorie personnalisée, procédez comme suit :
- Sélectionnez Whistleblowing dans la barre de navigation de Personio.
- Dans le coin supérieur gauche, cliquez sur Whistleblowing > Paramètres > Catégories.
- Recherchez la catégorie que vous souhaitez modifier ou supprimer.
- Modification : cliquez sur le crayon à droite de la catégorie, renommez-la et cliquez sur Enregistrer.
- Suppression : cliquez sur la croix à droite de la catégorie, puis sur Supprimer la catégorie pour confirmer. Cela n'affectera pas les dossiers déjà rattachés à cette catégorie.
Les modifications sont reflétées sur la page Catégories des paramètres et à l'étape 2 du formulaire de signalement. Les catégories supprimées ne peuvent pas être modifiées et sont répertoriées séparément dans la page des paramètres. Une icône apparaît à côté des personnes encore affectées aux signalements. Une catégorie qui est supprimée reste visible dans la liste des filtres et des catégories jusqu'à ce qu'elle soit supprimée de tous les signalements, mais elle ne peut pas être sélectionnée. Si elle n'est affectée à aucun signalement existant, une catégorie supprimée disparaît immédiatement de toutes les options.