Cet article explique comment ajouter l'application Personio Whistleblowing à votre abonnement Personio et les étapes à suivre pour déployer cet outil avec succès. Nous vous recommandons de suivre la formation Lancer Personio Whistleblowing dans notre Personio Voyager Academy pour approfondir le thème de cet article.
Ajouter Whistleblowing à votre abonnement
Pour ajouter Whistleblowing à votre abonnement, vous pouvez gérer vous-même votre abonnement Personio ou contact votre gestionnaire de compte.
Déployer Personio Whistleblowing
Définir les préférences linguistiques
Les préférences linguistiques de votre compte Personio affectent la langue de votre application Whistleblowing. Par exemple, si la langue de votre profil Personio est le français, votre application Whistleblowing s'affiche également en français. La langue du formulaire de signalement dépend quant à elle des paramètres linguistiques du navigateur utilisé par son auteur. L'outil utilisera toujours par défaut l'anglais si sa langue n'est pas disponible.
Consultez Comment changer la langue de mon compte Personio ? pour savoir comment définir vos préférences linguistiques.
Définir les canaux de signalements et ajouter des chargés de dossiers
Une fois que vous avez ajouté Whistleblowing à votre abonnement, l'étape suivante consiste à définir les canaux de signalements de votre organisation et à ajouter les chargés de dossiers aux canaux respectifs. Seuls les utilisateurs suivants peuvent effectuer ces actions :
- Un administrateur Personio
- Un utilisateur Personio disposant des droits d'accès Channel Administrator (plus de détails ci-dessous).
En raison du caractère sensible du contenu de Personio Whistleblowing, les droits d'accès à Personio et les droits d'accès à Personio Whistleblowing sont totalement distincts. Cela permet à différentes personnes d'endosser les rôles d'administrateur Personio, de Channel Administrator et de chargé de dossiers, contribuant ainsi à préserver l'anonymat, la confidentialité des données et la conformité. Voir plus d'informations sur les différents niveaux de droits d'accès.
Accorder des droits d'accès de type Channel Administrator
Pour accorder à une personne les droits d'accès Channel Administrator et la possibilité de gérer des canaux de signalements ou des chargés de dossiers, procédez comme suit :
- Allez dans Paramètres > Personnel > Rôles.
- Créez un nouveau rôle d'employé spécifiquement pour les Channel Administrators de votre organisation dans Whistleblowing.
- Ajouter tous vos Channel Administrators au rôle nouvellement créé.
- Sur la page Rôles des employés, sélectionnez le rôle nouvellement créé.
- Cliquez sur l'onglet Droits d'accès sous le titre du rôle.
- Faites défiler vers le bas jusqu'à Configurations > Whistleblowing > Channel Administrator et activez les droits d'accès.
- Cliquez sur Enregistrer.
Remarque :
Les chargés de dossiers n'ont pas besoin de droits d'accès Channel Administrator. Ce droit d'accès n'est accordé qu'aux utilisateurs autorisés à ajouter ou à supprimer des canaux de signalements et des chargés de dossiers.
Gérer les canaux de signalements et les chargés de dossiers
Canaux de signalements
Les auteurs peuvent soumettre leur signalement via différents canaux, en fonction de la structure de votre organisation. Cela renforce la sécurité et garantit que les chargés de dossiers ne peuvent voir que les signalements relevant du ou des canaux qui leur ont été attribués.
Pour savoir comment définir les canaux de signalements, voir Gérer les canaux et les catégories de signalements.
Conseil :
Les canaux de signalements ne peuvent être qu'archivés, et non supprimés. Nous recommandons de créer des noms clairs et faciles à comprendre pour chaque canal aider les auteurs de signalement à faire le bon choix.
Chargés de dossiers
Seuls les utilisateurs désignés comme chargés de dossiers peuvent accéder aux signalements dans Personio Whistleblowing. Pour pouvoir être ajouté comme chargé de dossiers, un utilisateur doit avoir un profil dans Personio. Il doit être explicitement sélectionné dans l'application, et cela n'est pas lié à d'autres rôles ou droits dans Personio. Toutes les modifications apportées aux chargés de dossiers sont enregistrées, ce qui permet de créer une piste d'audit indiquant qui a ajouté chaque chargé de dossiers et à quel moment. Tout cela contribue à garantir la conformité.
Pour ajouter un chargé de dossiers, y compris des personnes externes, à un canal de signalements, voir Ajouter ou supprimer des chargés de dossiers dans Personio Whistleblowing.
Astuce :
Les administrateurs de Personio et les Channel Administrators ne verront pas les signalements à moins qu'ils n'y soient affectés en tant que chargés de dossiers. Dans les paramètres Whistleblowing, ils ne verront que les noms des canaux de signalements et des chargés de dossiers affectés à chacun d'entre eux.
Ouvrir et partager le lien de votre formulaire de signalement
Accéder au lien de votre formulaire de signalement
Le lien vers le formulaire de signalement de votre organisation se trouve dans l'application Personio Whistleblowing. Nous vous recommandons de copier ce lien et de le publier dans des endroits faciles d'accès très fréquentés.
Pour accéder au lien du formulaire de signalement de votre organisation, procédez comme suit :
- Accédez à Personio > Whistleblowing.
- Dans le coin supérieur gauche, cliquez sur Whistleblowing > Paramètres.
- Sous Paramètres, cliquez sur le Lien du formulaire de signalement.
- Cliquez sur Copier le lien.
- Publiez ce lien dans un endroit visible et accessible, afin que les personnes puissent facilement réaliser des signalements ou suivre ceux qu'elles ont déjà envoyés.
Conseil :
Le lien du formulaire de signalement de votre organisation est le suivant :
https://[nom-d'hôte-de-votre-entreprise].personiowhistleblowing.com
Ajouter un lien vers votre politique de confidentialité à votre formulaire de signalement
Dans les paramètres de Whistleblowing, une option permet de lier la politique de confidentialité de votre organisation à la page d'accueil des signalements. Une fois ajouté, son lien apparaît sur la page d'accueil afin que les auteurs de signalement puissent la consulter au besoin.
Pour ajouter le lien vers la politique de confidentialité de votre organisation, procédez comme suit :
- Accédez à Personio > Whistleblowing.
- Dans le coin supérieur gauche, cliquez sur Whistleblowing > Paramètres.
- Sous Paramètres, cliquez sur Lien vers la politique de confidentialité.
- Saisissez le lien vers la politique de confidentialité de votre organisation et cliquez sur Enregistrer le lien.
Le lien apparaît sur la page d'accueil du formulaire de signalement, sous la section FAQ.
Lieux de partage suggérés pour le lien de votre formulaire de signalement
Le lien de votre formulaire de signalement doit être accessible et bien visible. En facilitant la tâche des employés et des acteurs externes qui souhaitent signaler une faute, vous favorisez une culture où les auteurs de signalement se sentent en sécurité, encouragés à s'exprimer et protégés contre les représailles.
C'est à votre organisation de choisir comment et où partager le lien vers votre formulaire de signalement. Privilégiez les principaux points de contact avec vos employés, les candidats et les acteurs externes.
Le tableau ci-dessous propose quelques suggestions :
| Site Web de votre entreprise | Placez le lien en évidence sur le site Web officiel de votre entreprise, par exemple dans la section À propos ou Nous contacter. |
| Raccourci dans le tableau de bord de Personio | Placez un raccourci vers le formulaire de signalement dans le tableau de bord de Personio pour que les employés puissent facilement le voir et l'utiliser. (Vous trouverez les étapes à suivre sous ce tableau). |
| Intranet de vos employés | Si votre organisation possède un intranet, il est judicieux d'y faire figurer votre lien pour faciliter l'accès des employés. |
| Manuel de l'employé | Placez le lien dans le manuel ou le code de conduite de votre organisation. |
| Signatures d’e-mail | Encouragez les employés à inclure ce lien dans la signature de leurs e-mails pour faciliter l'accès au formulaire. |
| Documentation interne ou canaux de communication | Partagez ce lien dans votre base de connaissances interne, vos newsletters internes et vos plateformes de messagerie telles que Slack ou MS Teams. |
| Matériel de formation et d'onboarding | Faites figurer ce lien dans les documents de formation afin que les nouveaux employés connaissent le système de signalement. |
| Réunions de gestion et de direction | Soulignez l'importance du lancement d'alerte et partagez ce lien lors des réunions avec les cadres et la direction. |
Conseil
L'emplacement d'un lien n'a aucune influence sur l'anonymat. Le formulaire de signalement est complètement séparé de Personio et aucune information personnelle concernant l'auteur du signalement n'est conservée.
Ajouter un raccourci vers le formulaire de signalement dans votre tableau de bord de Personio
Pour ajouter un raccourci vers Whistleblowing dans votre tableau de bord Personio, procédez comme suit :
- Dans Personio, accédez à Paramètres > Organisation > Tableau de bord
- Cliquez sur Ajouter un raccourci
- Sélectionnez une icône et un titre pour votre raccourci.
- Ajoutez le lien vers le formulaire de signalement et cliquez sur Ajouter.
Utilisez le format https://<votre-nom-d'hôte>.personiowhistleblowing.com
Exemple : https://PersonioDemoGmbH.personiowhistleblowing.com/
Le raccourci vers votre formulaire de signalement apparaît alors sur votre tableau de bord Personio sous Raccourcis de l'entreprise.