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Personio Whistleblowing

Publié le : 07/04/2023

Remarque
Cet article est publié à titre d’information uniquement et ne doit pas être considéré comme un conseil juridique. Certaines informations contenues dans cet article peuvent ne pas être à jour par rapport à l’évolution du paysage juridique. Consultez des professionnels du droit ou les autorités compétentes dans votre ou vos juridictions pour obtenir des conseils précis sur la conformité et les questions juridiques.  Personio fournit les prérequis techniques et l’outil Whistleblowing pour le lancement d'alerte. La société décline toute responsabilité.

Si vous souhaitez accéder à l' app Whistleblowing, vous pouvez demander un complément d'informations et recevoir une consultation individuelle de la part de notre équipe chargée du développement des clients (page disponible uniquement en anglais et en allemand).

Cet article présente la directive de l’UE de 2019 sur la protection des lanceurs d’alerte et les principaux éléments à prendre en compte pour être conforme à la réglementation.

Aperçu de la directive (UE) 2019/1937

Contexte

Le 16 décembre 2019, l'Union européenne a adopté une directive visant à protéger les lanceurs d'alerte dans les États membres. Elle couvre un large éventail de domaines et encourage les particuliers à signaler les infractions au droit communautaire, telles que la corruption, la fraude, l'évasion fiscale ou les menaces pour la sécurité publique ou l'environnement. De nombreux pays ont déjà adopté leur propre interprétation de la loi.

Qu'est-ce qu'un lanceur d'alerte ?

La Commission européenne définit un lanceur d'alerte comme une personne qui rapporte ou divulgue des informations sur un acte répréhensible obtenu dans un contexte professionnel, contribuant ainsi à prévenir des dommages et à détecter des menaces ou des préjudices pour l'intérêt public qui pourraient autrement rester cachés.

Qui est concerné par la directive ?

  • Les entreprises de 50 salariés ou plus
  • Les institutions et les autorités du secteur public
  • Les municipalités de 10 000 habitants ou plus

Conditions requises

Bien que chaque État membre de l'UE puisse appliquer cette directive différemment, la directive de l'UE exige ce qui suit :

  • La mise en place de canaux de signalement internes permettant aux lanceurs d'alerte de signaler des actes répréhensibles au sein d'une organisation ou sur le lieu de travail.
  • Ces canaux doivent être facilement accessibles, garantir la confidentialité et protéger ces individus contre les représailles.
  • Toutes les données relatives au signalement doivent être traitées dans le respect de la réglementation relative à la protection de la vie privée.
  • La nomination d’une personne ou d’un service impartial chargé du suivi et du sondage. Elle peut occuper ce poste :
    • Responsable de la conformité, responsable RH, conseiller juridique, directeur financier, membre du conseil d'administration ou de la direction.
  • Les personnes non autorisées (autres que les gestionnaires de signalement) ne doivent pas pouvoir accéder au système et prendre connaissance de l’auteur du signalement ou du contenu du signalement lui-même.
  • Les lanceurs d'alerte doivent recevoir un accusé de réception de leur signalement dans un délai de sept jours. Une réponse substantielle de l'organisation doit suivre dans les trois mois.
  • Les entreprises peuvent externaliser le traitement des signalements, par exemple auprès d’un régulateur externe.
  • Dans certains cas, les entreprises implantées dans différents pays doivent disposer d'un canal de signalement par pays.
  • Les entreprises employant 250 personnes ou plus doivent se conformer à la directive dans un délai de deux ans à compter de son adoption.
  • Les entreprises employant entre 50 et 250 personnes doivent s'y conformer dans un délai de quatre ans à compter de son adoption.
  • Les entreprises employant entre 50 et 250 personnes peuvent utiliser un canal de signalement partagé pour obtenir et identifier des preuves, à condition que toutes les obligations énoncées soient respectées.

Personio Whistleblowing

Nous avons développé une solution pour les signalements anonymes. Les organisations peuvent l’utiliser pour se conformer à la directive de l’UE et gérer les signalements en un seul endroit. Voir Présentation de Personio Whistleblowing et Déploiement de Personio Whistleblowing pour savoir comment bien débuter.Rendez-vous sur cette page pour nous informer de votre intérêt pour la fonctionnalité, qui offre :

Aide à la mise en conformité

Notre solution suit la directive européenne de 2019 sur les lanceurs d'alerte et le RGPD et vous aide à suivre les réglementations connexes :

  • Anonymat
  • Confidentialité
  • Communication bidirectionnelle
  • Périodes de mise à jour statutaires conformément à la législation sur le lancement d'alerte

Anonymat

Grâce à notre solution de signalement sûre et anonyme, les lanceurs d'alerte ont la possibilité de s'exprimer et d'être entendus, créant ainsi une culture d'entreprise où chacun se sent en sécurité, sans crainte de représailles.

  • Les employés et les parties externes peuvent soumettre des signalements et recevoir des mises à jour à leur sujet sans avoir à dévoiler leur identité.
  • L’outil de signalement Personio Whistleblowing fournit une boîte aux lettres anonyme, sécurisée et protégée par un mot de passe, pour chaque cas qui est signalé. De plus, l’auteur du signalement a un contrôle total sur les informations qu’il ou elle partage.

Gestion des dossiers de signalement

Gérez facilement vos dossiers au même endroit avec notre système de type ticketing, qui vous permettra de ne jamais manquer un seul signalement de lanceur d'alerte et de suivre de près l'avancement des dossiers en cours.

  • Attribuez les nouveaux dossiers pour garantir le traitement et la transparence.
  • Suivez, répondez et résolvez les signalements dans une même interface.
  • Restez au fait des délais légaux pour accuser réception de chaque dossier et y répondre.

Considérations relatives à la conformité

Connaître la législation nationale

  • Chaque État membre de l'UE met en œuvre la directive par le biais de sa législation nationale.
  • Étudiez la législation propre à votre ou vos pays afin de comprendre les exigences en matière de signalement, les canaux et les protections dont bénéficient les lanceurs d'alerte.
  • N'oubliez pas que votre organisation peut être confrontée à de multiples juridictions où la directive peut être mise en œuvre différemment.
  • Cherchez conseil juridique auprès d'un expert si nécessaire

Établir une procédure interne pour les signalements

  • Élaborez des procédures de signalement claires et accessibles au sein de votre organisation.
  • Réfléchissez à la personne ou au service à nominer pour traiter les rapports entrants.
  • Définissez le processus de triage que vous souhaitez appliquer aux signalements entrants.
  • Établissez des normes de qualité et de communication pour les gestionnaires de signalements.
  • Veillez à ce que votre système traite les signalements émanant de personnes qui ne sont pas des employés.

Former et sensibiliser les employés

  • Sensibilisez votre personnel aux droits et obligations en matière de lancement d'alerte.
  • Donnez aux dirigeants les moyens de tenir leurs responsabilités.
  • Veillez à ce que votre personnel soit conscient des mesures appliquées pour lutter contre les représailles.
  • Trouvez ou créez des ressources et du matériel pour vous aider à former les employés et à les sensibiliser à l'importance du lancement d'alerte. Donnez un cadre de communication clair aux gestionnaires de signalements.

Assurer la confidentialité et la protection des données

  • Protégez les informations personnelles des lanceurs d'alerte et des incidents signalés conformément à la réglementation en matière de protection des données.

Prévenir les représailles

  • Pensez à mettre en œuvre des politiques et des procédures pour protéger les lanceurs d'alerte contre les représailles.
  • Instaurez une culture qui encourage le signalement et garantit un traitement non discriminatoire aux personnes qui se manifestent.

Examiner les politiques et les contrats existants

  • Mettez à jour vos politiques internes, vos contrats de travail et vos codes de conduite pour les aligner sur la directive européenne.

Bonnes pratiques

Comme nous l'avons mentionné, il est important de mettre en place votre solution de lancement d'alerte Whistleblowing conformément aux exigences légales en vigueur dans votre ou vos juridictions. Lors de l'élaboration de votre solution, tenez compte des éléments suivants :

  • Combien d'employés comptez-vous dans un bureau et/ou une entité ? Plus de 49 ou plus de 249 ?
  • Avez-vous besoin d'un canal de communication distinct pour chaque pays ?
  • Si vous avez plusieurs entités dans un même pays, avez-vous besoin d'un canal de signalement distinct pour chaque entité ? 

Remarque
Ceci ne constitue pas un avis juridique et il incombe au client de vérifier s'il est en conformité avec la législation locale.

 

En savoir plus

Ressources concernant Personio Whistleblowing

Ressources générales sur le lancement d’alerte

Ces liens ont été mis à jour pour la dernière fois le 27 juillet 2023. Consultez les professionnels du droit ou les autorités compétentes dans votre ou vos juridictions pour obtenir les informations les plus récentes.

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