Cet article décrit la structure et les fonctions les plus importantes de la section Paie provisoire et du tableau de paie.

Qu’est-ce que la section Paie provisoire ?

La section Paie provisoire regroupe toutes les données relatives à la paie dans les onglets Informations personnelles, Changements d’employé, Salaire, Absence et Documents . Dans cet onglet, vous pouvez :

• Vérifiez les données personnelles, les salaires et les absences, ainsi que les modifications de données depuis la dernière validation.
• Consultez les détails des modifications des données et accédez au profil d’un employé pour procéder à des ajustements.
• Validez la paie mensuelle et consultez l’onglet Informations personnelles afin de savoir exactement les données qui sont prises en compte pour ce cycle de paie.
• Créez à tout moment un export de la paie provisoire avec les modifications actuelles surlignées dans le fichier Excel.

Conseil
Pour accéder à cette section, accédez à Paie dans la barre de navigation à gauche. Les clients dont l’entreprise est située en Allemagne et qui utilisent Personio Payroll pour certaines de leurs entités juridiques pourront choisir entre la paie provisoire et la paie Personio, en fonction de l’entité juridique. 

Fonctions de la section Paie provisoire

La section Paie provisoire est organisée par mois de paie et par groupe comptable (si cette fonction est activée). Dans cet onglet, vous pouvez :

• Choisir le mois, le groupe et l’onglet de paie : utilisez le menu déroulant en haut à gauche pour accéder au mois de paie souhaité.
• Valider la paie provisoire : en haut à droite du tableau de paie provisoire, une vue d’ensemble indique le statut de votre paie provisoire pour le mois sélectionné, ainsi que la date à partir de laquelle des modifications sont marquées. Vous pouvez valider en cliquant sur le bouton correspondant en haut à droite. Un export est généré automatiquement.
• Générer l’export : vous pouvez générer d’autres exports à tout moment avant et après la validation de la paie provisoire du mois en cliquant sur le bouton correspondant. Accédez à l’onglet Documents pour télécharger les exports.

Il est également divisé en plusieurs onglets. Vous trouverez plus de détails sur chacun des onglets ci-dessous.

Remarque
Les modifications de données sont signalées dans l'onglet Informations personnelles et dans le volet des détails, dans l'onglet Changements d'employés et dans le fichier d'exportation de la paie. Pour qu'ils soient correctement marqués, vous devez approuver régulièrement la paie une fois que vous avez terminé le cycle de paie. Pour plus de détails sur l'impact de l'approbation sur les notations, lisez notre article sur l'approbation de la paie. 

Quand les employés apparaissent-ils dans le tableau de paie provisoire ?

Pour qu'un salarié apparaisse dans le tableau de paie provisoire, deux points doivent être pris en compte : l'emploi et l'affectation à la paie. Ce n'est que si les conditions de ces deux aspects sont remplies qu'un employé apparaîtra dans le tableau de paie. 

1. Emploi

Au moins une condition doit être remplie :

Emploi régulier	Résiliation du contrat de travail
Le salarié est employé au moins un jour dans la période de référence en fonction de la date d'embauche et de la date de fin d'emploi.	L'employé reçoit un paiement de salaire jusqu'à trois périodes de référence après la date de résiliation. ou Il y a eu une modification des données relatives à l'employé jusqu'à trois périodes de paie après la date de résiliation.

 

2. Affectation à la paie

En plus des conditions d'emploi, toutes les conditions pour l'affectation à la paie doivent être remplies :

Type d’emploi	Entité juridique (si activée)	Groupe comptable (si activé)
Le type d'emploi de l'employé est interne.	L’employé est affecté à une entité juridique (l’historique de l’employé doit correspondre à la période de référence).	L'employé a une valeur pour l'attribut du groupe comptable (l'historique de l'employé doit correspondre à la période de référence).

Les onglets du tableau des salaires

L’onglet Personnel

Afficher un tableau des employés organisé en trois vues prédéfinies pour chaque période de référence. Chaque vue se concentre sur les attributs pertinents pour un aperçu rapide :

• Tous les employés : consultez les informations clés sur la paie, comme le salaire brut (solde du salaire et des compensations pour la période de référence) et les absences prises au cours de cette période (solde de toutes les absences suivies), et le solde des congés payés (nombre de jours de congés payés restants dans l'année pour chaque employé) du groupe comptable choisi.
• Entrants : porte sur les nouvelles recrues dans la période et le groupe de référence en cours. Vous assurer que les informations sur la paie sont correctes. Consultez les dates d'embauche, les postes et d'autres informations importantes.
• Sortants : gérez les données des employés qui quittent l’entreprise au cours de la période et du groupe de référence actuel. Assurez-vous que toutes les données nécessaires sont saisies. Passez en revue les dates, les motifs et les détails de la cessation d’emploi.

Pour chaque vue, vous pouvez modifier les colonnes affichées et filtrer, trier et rechercher les employés selon votre préférence. Cliquez sur le nom d'un employé pour accéder à son profil et obtenir plus d'informations.

Remarque
Cet onglet ne met pas en évidence les modifications et n'est pas inclus dans les exports. Il ne congé pas non plus lors de la validation.

L'onglet Informations personnelles

Obtenez une vue d'ensemble des données et des modifications apportées à la paie pour tous les employés. Dans cet onglet, vous pouvez :

• Obtenir une vue d'ensemble : voir un tableau des employés inclus dans la paie pour chaque période de référence. Chaque employé est affiché dans une ligne indiquant ses informations personnelles et ses attributs de rémunération.
• Examiner les modifications des données : voyez en un coup d'œil les informations qui ont été modifiées et procédez aux ajustements, si nécessaire.
• Afficher les informations : cliquez sur la vue détaillée d’un employé. Vous pouvez y examiner les modifications des données pour cet employé, voir les périodes d’ absence et accéder à son profil pour mettre à jour des informations si nécessaire. 

Une fois que vous avez validé la paie provisoire, la vue du tableau est figée et aucune autre modification n’est signalée. Vous trouverez plus de détails sur la manière dont les modifications sont signalées dans la section correspondante ci-dessous. 

L'onglet Salaire

Consultez un tableau des employés inclus dans la paie pour chaque période de référence. Vous pouvez modifier les colonnes affichées et filtrer, trier et rechercher les employés selon votre préférence. Dans cet onglet, vous pouvez :

• Afficher uniquement les données de rémunération : offrez une vue d'ensemble des données de rémunération et des modifications apportées à la période de référence en cours. Chaque rémunération est affichée dans une ligne distincte.
• Afficher les informations : pour voir les commentaires sur les types de rémunération, tels que les primes et les rémunérations récurrentes, directement dans le tableau. Accédez à la vue détaillée pour examiner toutes les modifications des données pour un employé, voir les périodes absence et accéder au profil d'un employé pour mettre à jour les informations si nécessaire. 

L'onglet Salaire ne fige pas lors de la validation.

L'onglet Absence

Le tableau de toutes les absences des employés inclus dans la paie provisoire s’affiche pour chaque période de référence. Vous pouvez modifier les colonnes affichées et filtrer, trier et rechercher les employés selon votre préférence. Vous pouvez alors :

• Afficher uniquement les données absence : offre une vue d’ensemble des données absence dans la période de référence en cours. Chaque absence est affichée dans une ligne distincte.
• Afficher les informations : pour voir les commentaires concernant les absences directement dans le tableau. Accédez à la vue détaillée pour examiner toutes les modifications des données pour un employé, voir les périodes absence et accéder au profil d'un employé pour mettre à jour les informations si nécessaire. 

L’onglet Absence ne fige pas lors de la validation. 

L’onglet Modifications des employés

L'onglet Modifications des employés vous donne une vue d'ensemble de toutes les modifications. Choisissez entre deux vues prédéfinies :

• Toutes les modifications : voyez les modifications des attributs que vous avez choisis dans les paramètres et tous les changements de salaire. Les modifications apportées après l'approbation ont lieu au cours de la période de référence suivante. Remarque : vous trouverez les modifications programmées dans l’onglet Informations personnelles.
• Modifications rétroactives : pour voir les modifications réalisées avant la période de référence en cours.

Pour chaque vue, vous pouvez modifier les colonnes et filtrer, trier ou rechercher les employés. Cliquez sur le nom d'un employé pour accéder à son profil et obtenir plus d'informations.

Remarque
Cet onglet ne met pas en évidence les modifications et n'est pas inclus dans les exports. Il ne congé pas non plus lors de la validation. Vous trouverez plus de détails sur la manière dont les modifications sont signalées dans la section correspondante ci-dessous.

L'onglet Documents

Dans l'onglet Documents , vous pouvez consulter et télécharger tous les exports de paie créés au cours de la période de référence affichée. La validation ne congé pas.

Comment les modifications sont-elles marquées dans la paie provisoire ?

Conditions requises pour marquer les modifications dans la paie provisoire 

Pour que les modifications de données soient correctement signalées dans l’onglet Informations personnelles, vérifiez les points suivants :

• Valider régulièrement la paie provisoire : vous devez valider régulièrement la paie provisoire. Pour plus de détails sur la raison pour laquelle cela est important pour le signalement des modifications, lisez notre article à ce sujet.
• Assurez-vous que les attributs sont inclus dans le tableau de paie : pour être reflétés dans le tableau de paie provisoire, tous les attributs, rémunérations et absences que vous souhaitez suivre doivent être inclus dans les paramètres.

Modifications de l’onglet Informations personnelles

Les changements de données et les nouvelles données sont signalés comme suit :

• Les modifications de données effectuées au cours du mois (ou de la période de référence) précédent(e) apparaissent en haut du tableau. 
• Les données nouvelles ou modifiées concernant les employés sont surlignées en orange et signalées par un point au début de la ligne.
• Les nouveaux employés sont marqués d'une mention Nouveau verte pour le premier mois de paie.
• Les employés qui quittent l’entreprise sont marqués d’une mention Fin, en rouge, lors de leur dernier mois de paie. 
• Les Absences sont suivies en fonction de la période de référence. Les exports supplémentaires une fois la paie validée n’ont donc pas d’impact sur les absences affichées.

 

Modifications dans la fenêtre des détails

Pour une vue détaillée des modifications, cliquez sur la ligne d'un employé ayant des modifications marquées pour ouvrir un volet avec plus de contexte. Si la paie a été validée plus tôt que prévu et que la vue du tableau est figée, vous pouvez toujours voir les modifications ultérieures ici. 

 

Conseil
Cliquez sur le nom de l'employé en haut de la fenêtre pour accéder à son profil et mettre à jour ses attributs, si nécessaire.

Dans l’onglet Modifications des employés

Aucune modification n'est marquée dans l'onglet Changements d'employés, car seules les modifications apportées aux données personnelles et à la rémunération sont affichées. Le calcul au prorata du salaire n'est pas affiché dans l'onglet Changements d'employés, car aucune modification du salaire de base n'a lieu. 

Dans le fichier d'export de la paie

Toutes les modifications de données personnelles et de salaire au cours de la période de référence sont signalées dans le fichier d’exportation de la paie au format EXCEL. Vous pouvez alors consulter les modifications et les communiquer à votre gestionnaire de paie.

Le fichier d'export de la paie qui est automatiquement créé lorsque vous approuvez la paie reflète toutes les modifications mises en évidence lors de l'approbation de la paie. Les onglets comprennent :

• Les onglets Données personnelles et Salaire affichent toutes les informations reflétées dans Personio et marquent les modifications.
• L'onglet absence affiche toutes les absences qui ont eu lieu.
• L'onglet delta des données personnelles affiche uniquement les employés dont les informations personnelles sont modifiées, et l'onglet delta des données de salaire affiche uniquement les employés dont les informations sur le salaire sont modifiées.

Les modifications apportées après validation ne sont pas mises en évidence dans ce fichier. Pour voir les modifications apportées après la validation de la paie, créez un nouveau fichier d'export de la paie . 

Conseil
Pour plus d'informations sur l'approbation de la paie et la gestion des modifications de données ultérieures, lisez notre article à ce sujet.

Cas particuliers

Conseil
Nous vous recommandons de modifier les attributs « entité juridique » et « groupe comptable » le premier jour de votre période de référence pour éviter le comportement expliqué ci-dessous. Vous pouvez le faire en programmant le changement d'attribut. 

Questions fréquentes

Pourquoi un employé inactif est-il toujours inscrit dans la paie provisoire ?

Un employé inactif peut apparaître dans la paie provisoire, car les paiements de salaire restants ou les modifications de données peuvent toujours être traités dans les trois périodes de paie après sa date de cessation d’emploi. Cela permet de s'assurer que tous les derniers ajustements et tous les paiements sont correctement comptabilisés.

Pourquoi un employé n’est-il pas dans la paie provisoire ?

Un employé interne peut ne pas figurer dans la paie provisoire s’il ne respecte pas les conditions suivantes :

1. Conditions d’emploi : l’employé doit avoir un emploi régulier, avoir été employé au moins un jour pendant la période de référence, ou bénéficier du versement de salaire ou d’un changement de données dans les trois périodes de référence après la cessation d’emploi.

2. Attribution de la paie : l’employé doit être désigné comme interne. Si l’entreprise utilise des entités juridiques, l’employé doit être affecté à une entité juridique. Si des groupes comptables sont utilisés, ils doivent avoir une valeur pour l'attribut utilisé pour répartir les groupes comptables.

Si l’employé ne répond pas à l’un de ces critères, l’employé n’apparaît pas dans la paie. Vous trouverez plus de détails dans la section correspondante ci-dessus.