Suivre les congés non utilisés des employés à l’aide de rapports – Personio

Cet article explique comment suivre les congés non utilisés de vos employés à la fin de l'année en créant un report dans la zone Analyse.

Vous pouvez ensuite partager le report avec les parties concernées (responsables, responsables du personnel) afin qu'ils puissent prendre des action concernant leurs équipes, en fonction des paramètres d' absence de l'entreprise et si les congés non utilisés expirent ou sont reportés à l'année suivante.

Étape 1 : Créer un report personnalisé

Dans la section Analyse de Personio, vous pouvez créer un report personnalisé afin de suivre les congés non utilisés des employés à la fin de l’année. Procédez comme suit :

Remarque
Assurez-vous que vous disposez des autorisations d'affichage de la zone Analyse et de création d'un report personnalisé.

Accédez à Analyse > Rapports.
Cliquez sur Créer un report et sélectionnez Outil de création classique.

Remplissez les différents champs de configuration :

Champ	Valeur
Nom / Description	report un nom descriptif. Exemple : congés reportés à l’année suivante.
Type de report	Sélectionnez le type de report À un moment donné.
Date / Choisir une date personnalisée	Dernier jour de l’année (31/12/2024).
Colonnes du tableau	Saisissez le nom du type d’ absence pour lequel vous souhaitez afficher les congés non utilisés. Sélectionnez ensuite l’attribut de solde. Exemple : « Congés payés - solde (jours) ». Conseil : sélectionnez tous les attributs d’ absence pour afficher des informations supplémentaires, telles que les absences prévues et à venir de l’employé.
Paramétrer les conditions du rapport	Le cas échéant, ajoutez des filtres à votre report pour déterminer les employés qui y apparaissent. Exemple : « Statut = Actif ».

Cliquez sur Créer un report.

Étape 2 : Examiner le report et analyse les données

Vous pouvez maintenant afficher le report personnalisé et les colonnes du tableau sélectionnées :

Voici quelques points clés pour comprendre les données qui s’affichent :

1. Dans Personio, les congés non utilisés sont appelés « Solde d’absence » dans Personio.

Les congés restants et non utilisés sont appelés « Solde des absences » dans Personio, et les employés peuvent les voir à tout moment via leur calendrier des absences. Il indique le nombre de jours ou d'heures que les employés peuvent encore demander à une date précise, en comptabilisant toutes les absences futures réservées et validées.

2. Le solde d' absence dans les rapports exclut les absences planifiées

Le solde d' absence affiché dans les rapports est différent de celui visible dans le calendrier des absences de l'employé, en ce qu'il n'inclut pas les absences planifiées. Il indique le nombre de jours ou d'heures que les employés peuvent encore demander à la date de création du rapport, sans inclure les absences futures réservées et validées. C’est pourquoi, pour voir les congés non utilisés de votre employé, vous devez sélectionner le dernier jour de l’année comme date dans le report personnalisé.

Exemple :
les droits annuels aux congés d’un employé pour les absence payés sont de 30 jours. Ils ont déjà pris 15 jours et ont un congé de Noël de 10 jours réservé et validé en décembre. Si vous créez un report personnalisé avec la date d'aujourd'hui (par exemple : 15/11/2024), le solde d' absence affichera 15 jours. Cependant, si vous créez un report personnalisé avec la date du dernier jour de l'année (31/12/2024), le solde d' absence affichera 5 jours.

3. Chaque colonne de solde des rapports correspond à un type d’ absence

À titre d’exemple, la colonne « Congés payés – Solde (jours) » indique le nombre de jours/d’heures que les employés peuvent encore demander des congés payés pour le cycle annuel en cours. Cependant, il ne comprend pas les jours/heures des autres types d’ absence obligatoires et cumulés (par exemple, « Congé de repos compensateur – solde (jours) ». Vous devez ajouter au report chaque type d’ absence en tant que colonne distincte.

4. Les colonnes du solde affichent les congés en jours ou en heures

Les colonnes de solde affichent les absences non utilisées en jours ou en heures, selon l’unité de temps sélectionnée lors de la création du type d’ absence. Les absences quotidiennes sont généralement utilisées pour les congés généralement pris en journée entière ou en demi-journée, comme les jours fériés ou les congés maladie. Les absences horaires sont utilisées pour les congés pris à plus d'heures, comme des rendez-vous personnels ou des horaires de travail flexibles.

Étape 3 : Partager le report avec les parties concernées

Après avoir créé le report personnalisé, vous pouvez le partager avec les personnes concernées, telles que les responsables et les responsables du personnel, afin qu'ils puissent prendre des action en fonction de l'activation du report des congés.

Pour partager le report personnalisé, procédez comme suit :

Accédez à Analyse > Rapports.
Sélectionnez le report personnalisé et cliquez sur Options de partage.
Dans la fenêtre, entrez le nom de l’employé avec lequel vous souhaitez partager le rapport. Un employé doit avoir le statut Actif ou Congé pour être inclus dans l’option de partage.
Cliquez sur le résultat de la recherche. L’employé est alors ajouté à la fenêtre Options de partage.
Enregistrez les modifications pour partager le report.

Les responsables et les responsables du personnel peuvent alors accéder à la page Rapports dans la zone Analyse, examiner le report spécifique et prendre des actions nécessaires dans Personio, en fonction des paramètres de report de votre entreprise :

1. Report désactivé :
assurez-vous que l’équipe demande ses congés non utilisés

Les responsables peuvent créer un workflow personnalisé pour rappeler par e-mail leurs collaborateurs s’ils demandent leurs congés non utilisés avant la fin de l’année.

2. Report activé :
garantir une répartition suffisante du personnel pour l'équipe au début de l'année suivante

Si le report est activé avec une date d' expiration d'un mois, les responsables peuvent accéder à leur calendrier d'absences et passer à Mes collaborateurs directs pour évaluer les demandes d' absence qui peuvent être validées ou qui nécessitent un reprogramme pour bénéficier d'une réponse appropriée en janvier de l'année suivante.

Remarque
Comme indiqué à l’Étape 2, les absences prévues sont exclus du solde d’ absence des collaborateurs et incluent celles réservées pour l’année suivante (par exemple, une période du 11/1/2025 au 15/1/2025). Pour vérifier la quantité de congés reportés non utilisés de votre employé a été utilisé au cours de la nouvelle année, vous devez créer un nouveau report personnalisé avec la date de votre limite de report comme date de report (par exemple : 31/1/2025).

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