Créer une offre avec contrat

Cet article explique comment créer des offres d’emploi avec un document contractuel pour les candidats retenus, et comment envoyer cette offre aux candidats. Vous pouvez également apprendre à créer une offre sans contrat.

Lorsque vous envoyez une offre à un candidat, vous pouvez inclure un document contractuel. Le contrat est créé à partir d’un modèle de document. Pour ce faire, procédez comme suit :

Accédez à Recrutement > Candidatures et sélectionnez le candidat de votre choix.
Accédez à l'onglet Offre et cliquez sur Nouvelle offre.
Sélectionnez ensuite Offre avec un document contractuel.
Sous Modèle de document contractuel, sélectionnez le modèle de contrat souhaité dans la liste déroulante.
Remplissez ensuite les détails de votre offre. Les champs sont définis par les espaces réservés que vous avez utilisés dans votre modèle de contrat. Cliquez sur Aperçu du document pour afficher un aperçu du modèle de contrat.

Conseil
Vous pouvez également ajouter un document supplémentaire. Tous les modèles correspondants doivent avoir été importés au préalable sous Paramètres > Personnel > Documents dans la catégorie Contrats de travail. En savoir plus sur la configuration des catégories de documents et sur l’ajout de modèles.
Cliquez ensuite sur Enregistrer et continuez.

Vous verrez maintenant une vue d’ensemble de l’offre avec la date de création et le statut Créée, et vous pourrez télécharger le document contractuel au format PDF. En savoir plus sur Comment gérer une offre et ses étapes.

Envoyer l’offre au candidat

Pour envoyer l’offre au candidat, vérifiez qu’une adresse e-mail valide existe dans le profil du candidat. Si ce n’est pas le cas, une erreur s’affichera dans l’onglet Messages. Pour informer le candidat de l’offre, vous disposez des options suivantes :

Envoyer le document contractuel avec signature électronique

Faites une offre à votre candidat et faites signer le document contractuel par toutes les parties par voie électronique – une façon rapide, simple et sécurisée de gérer les contrats. Découvrez comment optimiser votre processus d’offre en utilisant les signatures électroniques.

Dans la liste déroulante, sélectionnez les personnes qui doivent signer le contrat.
Sélectionnez la langue de l’e-mail par défaut qui sera envoyé à tous les destinataires.
(Facultatif) Ajoutez un message qui sera inclus dans l'e-mail par défaut.
Cliquez sur Envoyer l’offre.

L’offre apparaît avec le statut En attente et une notification indiquant qu’il y a des signatures en attente.

Envoyer le document contractuel en pièce jointe

Faites votre offre et envoyez le document contractuel en pièce jointe d’un e-mail

Conseil
Vous pouvez également utiliser cette option pour envoyer l’offre au candidat sans le document contractuel. Pour ce faire, il vous suffit de retirer le document contractuel des pièces jointes.

Sélectionnez un modèle d’e-mail dans la liste déroulante ou créez manuellement un e-mail pour le candidat.
Les documents créés seront automatiquement ajoutés en tant que PDF dans les pièces jointes.
Conseil : vous pouvez désélectionner la case de pièce jointe si vous le souhaitez.
Utilisez le champ Déposez des fichiers ici pour joindre d'autres documents à votre e-mail.
Cliquez ensuite sur Envoyer l’e-mail.

Le statut de l’offre passe à En attente. L’e-mail envoyé apparaît dans l’onglet Messages du profil du candidat.

Ne pas envoyer le document contractuel

Faites une offre et partagez le document contractuel en personne. Le document ne sera pas partagé avec le candidat et aucun message ne sera envoyé. Cliquez sur Ne pas envoyer pour déplacer l’offre à l’étape En attente.

Vous pouvez accéder au document contractuel et le télécharger à tout moment. Pour ce faire, cliquez sur Afficher les détails de l’offre et téléchargez les fichiers PDF créés. Vous pouvez également consulter les fichiers dans le profil du candidat sous Documents.

Remarque
La candidature ne passe pas automatiquement à l'étape Offre; cela doit être fait manuellement. En savoir plus sur le transfert de candidats d’une étape à une autre.

Accepter l’offre et créer un profil d’employé

Lorsque le candidat a accepté l’offre, cliquez sur Offre acceptée. Si le poste comporte plusieurs postes à pourvoir, vous pouvez choisir si vous souhaitez remplir et clôturer une offre d’emploi. Cliquez ensuite sur Embaucher le candidat.

Conseil
Si toutes les offres d’emploi ont été pourvues, vous pouvez archiver le poste.

Un nouveau profil d’employé ayant le statut Onboarding est automatiquement créé et prérempli avec les attributs Prénom, Nom et Poste, ainsi que les espaces réservés du système qui ont été configurés dans le modèle du document. Plus d’informations sur les espaces réservés prédéfinis dans les modèles de document.

FAQ

Est-il possible de renommer le modèle de document avant de l’envoyer ?

Une fois que vous avez créé l’offre, vous ne pouvez pas renommer le modèle de document.

Est-il possible de joindre d’autres documents à l’offre si j’envoie un document contractuel avec signature électronique ?

Oui, vous pouvez joindre d’autres documents à votre offre, en fonction du nombre de signatures incluses dans votre forfait.

Est-il possible de stocker les données de salaire d’un poste et de les transférer automatiquement lorsque le poste est pourvu et qu’un profil employé est créé à partir du profil du candidat ?

Il n’est pas possible de transférer les données de salaire du poste dans le profil de l’employé. Elles doivent être renseignées manuellement à l’aide des attributs de l’employé une fois l’offre acceptée.

J'ai créé un modèle de document avec des espaces réservés. Pourquoi mes espaces réservés ne sont-ils pas automatiquement renseignés lorsque j’utilise un modèle dans le processus d’offre ?

Votre modèle d’offre ne peut être complété automatiquement qu’avec des attributs du système. Ils doivent être correctement orthographiés et complétés dans le profil du candidat pour apparaître dans votre offre.

Comment pouvons-nous vous aider ?