Étape 4 : Configurer la paie provisoire

 

Personio vous aide dans le calcul de la paie provisoire mensuelle. La section Paie de Personio vous permet de créer un fichier export au format Excel. Vous pouvez choisir les informations contenues dans l’export de la paie et vous pouvez définir différents groupes comptables pour lesquels la paie provisoire doit être effectuée séparément. Avant d’utiliser la fonction de paie, vous devrez définir certaines configurations de base dans les Paramètres.


Paramètres généraux

Pour configurer les paramètres généraux de la paie provisoire, accédez à Paramètres > Salaire et Paie > Général

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Paie

Sélectionnez tous les attributs dont vous aurez besoin pour votre export de paie. Pour consulter un aperçu des attributs de paie disponibles, cliquez ici. Utilisez nos exemples de bonnes pratiques comme guide.

Pour faciliter la lecture, vous pouvez exporter les informations Données personnelles et Données de salaire dans deux feuilles de calcul différentes. Pour obtenir la liste des données qui seront affichées dans la feuille de calcul Salaires, veuillez cliquer ici.

Ajoutez tous les types d’absence dont vous avez besoin. Ils figureront dans une feuille de calcul distincte appelée Absences. Cette feuille de calcul prend en compte toutes les périodes d’absence pendant la période de référence.

Indiquez également si, par défaut, le calcul de salaire au prorata au début d’un contrat de travail ou dans le cas d’une résiliation en milieu de mois doit être basé sur 30 jours ou sur tous les jours du mois.

Notifications

Indiquez quel jour du mois les employés disposant des droits d’administrateur doivent recevoir un rappel (Paramètres personnels > Notifications > Paie) indiquant que la paie provisoire est prête à être vérifiée.

Groupes comptables

Avec Personio, vous pouvez enregistrer des groupes comptables qui vous permettront de créer des exports de paie séparés. Vous pouvez créer des groupes comptables sur la base de n’importe quel attribut de type liste des options.

 

Configurer les périodes de référence

Accédez à Paramètres > Salaire et Paie > Périodes de référence afin de définir les périodes de référence pour les groupes comptables sélectionnés.

Les périodes de référence définissent les périodes pendant lesquelles les heures travaillées et les jours d’absence sont ajoutés s’ils ont été inclus comme attributs de l’export.

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Pour en savoir plus sur la configuration des groupes comptables et des périodes de référence, veuillez cliquer ici.

 

Créer l’export de la paie

Le menu principal sous Paie présente une vue d’ensemble de la paie mensuelle. Dans l’aperçu de l’export de la paie, vous pouvez alterner entre les feuilles de calcul Données personnelles, Absences et Salaires. Les paies des différentes filiales d’une entreprise sont toujours indiquées séparément. Au-dessus de l’aperçu, vous pouvez également sélectionner le groupe comptable requis.

Tous les employés pour lesquels les données de profil ont changé ou sont manquantes pour la période suivant la validation de la dernière paie sont déplacés dans l’aperçu et apparaissent en haut de la feuille de calcul. Les lignes sont surlignées en orange et les valeurs d’attribut modifiées ont un code couleur supplémentaire. Au début de la ligne, une note correspondante signale les nouvelles recrues. Toutes les modifications, les nouvelles recrues ou les cessations d’emploi sont également codées en couleur dans votre fichier export.

Si vous cliquez sur une modification ou n’importe où sur une ligne en surbrillance, une fenêtre contextuelle apparaît sur la droite avec plus de contexte sur les données qui ont changé. Vous n’avez ainsi pas besoin d’accéder au profil de l’employé pour consulter les données modifiées. La fenêtre contextuelle contient les informations suivantes :

  • la liste de tous les attributs mis à jour par employé ;
  • l’ancienne valeur et la nouvelle ;
  • la date à laquelle s’applique la nouvelle valeur ;
  • la date de la modification.

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Pour créer l’export de la paie au format Excel, sélectionnez Générer l’export. Lorsque vous cliquez sur Télécharger, Personio crée un fichier Excel contenant l’aperçu de la paie pour le mois en cours. Vous pouvez ensuite utiliser ce fichier selon vos besoins.

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Une fois que la paie est validée, aucune modification ne peut être apportée. Ainsi, l’export de la paie ne prend en compte que les périodes d’absence jusqu’à la date de clôture de la paie.

Dans la vue d’ensemble, vous pouvez voir tous les groupes comptables et les filiales de l’entreprise, ainsi que leur statut actuel de paie et la période de référence. Pour obtenir une explication des différents statuts de paie, veuillez cliquer ici.

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Export DATEV LODAS (Allemagne uniquement)

Personio est également compatible avec les exports DATEV LODAS. Pour en savoir plus, veuillez lire cet article du centre d’aide.

 

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