Il s’agit de la 2e étape sur les 2 que compte le module d’implémentation Salaires et paie provisoire.
Découvrez comment configurer la paie provisoire afin de gérer les informations sur les employés et de travailler avec un comptable de paie.
Quels sont les avantages ?
La configuration de la paie provisoire vous permet de :
- Gérer votre paie provisoire mensuelle : vérifiez et validez les données personnelles relatives à la paie, les données de salaire pour tous les types de rémunération et les périodes d’absence de chaque employé par période de référence.
- Rester au fait des modifications des données : les modifications de données étant signalées, vous avez uniquement à vérifier les modifications pertinentes pour chaque période de référence et vous avez l’assurance de ne passer à côté d’aucune information importante.
- Exporter les données de la paie provisoire : générez à tout moment des exports au format Excel et envoyez-les à votre comptable de paie afin qu’il finalise la paie.
Étape 1 : Configurer les paramètres de paie
Les paramètres généraux de la paie provisoire déterminent les données de paie qui seront affichées et leur mode d’affichage, ainsi que le calendrier de votre processus de paie mensuel. Pour configurer la paie provisoire, procédez comme suit :
- Accédez à Paramètres > Paie > Salaire et paie > Général.
- Sélectionnez tous les attributs et les types de rémunération personnelle à inclure dans votre tableau de paie. Consultez notre présentation des attributs de paie disponibles et nos exemples de bonnes pratiques.
- Indiquez si les données de salaire doivent être affichées dans un onglet distinct du tableau de paie. Si vous décidez de ne pas afficher les données de salaire dans un onglet distinct, vérifiez que vous avez ajouté tous les attributs de salaire pertinents à l’étape 2 afin qu’ils soient affichés dans le tableau de paie.
- Ajoutez les types d’absence que vous souhaitez vérifier dans l’onglet Absences du tableau de paie.
- Indiquez si le calcul au prorata du salaire doit être sur la base de 30 jours ou sur la base des jours du mois.
- Spécifiez quel jour du mois les employés disposant des droits d’administrateur doivent recevoir un rappel indiquant que les informations sur la paie doivent être vérifiées. Assurez-vous que les administrateurs ont activé la notification pour la vérification de la paie dans leurs paramètres personnels.
- Définissez un attribut par lequel les groupes comptables sont constitués. Vous pouvez sélectionner n’importe quel attribut de type Liste des options.
Remarque
Vérifiez que pour tout attribut choisi pour les groupes comptables, une valeur est ajoutée pour chaque employé. Exemple : si vous décidez de constituer des groupes comptables par bureau, vérifiez que chaque employé s’est vu attribuer un bureau. - Cliquez sur Enregistrer.
Étape 2 : Ajouter des périodes de référence
Les périodes de référence sont basées sur les groupes comptables que vous avez sélectionnés dans les paramètres généraux. Elles définissent la période pendant laquelle les heures suivies et les périodes de congé sont additionnées, si vous les avez ajoutées en tant qu’attributs à exporter. Vous pouvez définir une période de référence par groupe comptable. Pour ce faire, procédez comme suit :
- Accédez à Paramètres > Paie > Salaire et paie > Périodes de référence.
- Sélectionnez un groupe comptable et cliquez sur Ajouter une période de référence.
- Définissez la période de référence à l’aide des menus déroulants.
- Cliquez sur Ajouter. La période de référence est alors définie à partir du mois suivant.
Étape 3 : Activer les notifications pour les administrateurs
Si vous avez défini une notification mensuelle pour les administrateurs afin de leur rappeler de vérifier les informations de la paie, ils doivent activer la notification pour leur compte. Si vous êtes un administrateur, procédez comme suit :
- Accédez à Avatar > Paramètres personnels.
- Sélectionnez Notifications.
- Sous Évaluation de la paie, activez la notification sur le tableau de bord et, si la fonction est activée, par e-mail.
- Cliquez sur Enregistrer.
Remarque
Avant de passer à l’étape suivante, vérifiez que tous les paramètres sont correctement configurés dans Contrôle qualité : données de salaire et paie provisoire.