Cet article explique comment créer des catégories de documents afin d’y stocker les documents des employés, comment créer et stocker des modèles de documents et comment attribuer un modèle afin que les données des employés soient automatiquement renseignées dans ce modèle.

Quels sont les avantages ?

Organisez les documents des employés : les catégories de documents permettent à chaque employé de savoir où trouver les documents qui le concernent, comme les bulletins de salaire, les contrats ou les manuels des employés.
Simplifiez votre travail : créez des modèles de documents avec des espaces réservés. Personio renseigne automatiquement ces modèles avec les données des employés.
Personnalisez les documents : utilisez différents modèles de documents en fonction de vos besoins. Qu’il s’agisse de lettres de référence ou de promotion, vous pouvez personnaliser et automatiser vos processus RH répétitifs afin de gagner en efficacité.

Étape 1 : Créer des catégories de documents

Dans Personio, vous pouvez configurer des catégories de documents afin d’y stocker les documents des employés. Vous pouvez par exemple créer les catégories « Paie », « Politiques de l’entreprise » et « Références ». Créez et personnalisez les catégories de documents avant de commencer à créer et à stocker des modèles.

Pour créer des catégories de documents, procédez comme suit :

Accédez à Paramètres > Personnel > Documents.
Cliquez sur l’onglet Catégories.
Dans le champ Nouvelle catégorie de document, saisissez le nom de la nouvelle catégorie de document et cliquez sur Ajouter.

Conseil
Dans cette zone, vous pouvez également modifier et supprimer des catégories. Les catégories système sont signalées par une icône de verrou et ne peuvent être ni supprimées ni renommées, car elles sont associées à des processus internes de Personio.

Remarque
Lorsque vous créez des catégories de documents, assurez-vous d’accorder des droits d’accès pour ces catégories dans vos rôles d’employé via Paramètres > Personnel > Rôles. Consultez notre article sur les droits d’accès pour en savoir plus.

Étape 2 : Créer des modèles de documents

Vous pouvez utiliser les modèles de documents pour générer des documents spécifiques aux employés en insérant des espaces réservés, des variables de genre et des blocs de texte à sélectionner. Pour créer des modèles de documents, vous devez disposer d’une application de traitement de texte. Dans Personio, vous pouvez utiliser des modèles aux formats Microsoft Office et OpenOffice.

Vous pouvez ajouter des espaces réservés qui sont automatiquement renseignés avec les données correspondantes de l’employé. Vous devez toujours entourer les espaces réservés de deux accolades ouvrantes et fermantes.

Dans Personio, vous pouvez utiliser les trois types d’espaces réservés suivants :

Espaces réservés prédéfinis : pour les attributs système qui ne peuvent pas être modifiés ou supprimés, comme le prénom ou le département. Ils doivent être en anglais, comme {{first_name}} ou {{department}}.
Espaces réservés personnalisés : pour les attributs que vous avez créés. Leur nom doit être exactement tel qu’il est enregistré dans votre compte Personio. Par exemple, vous avez peut-être créé un attribut pour les pronoms préférés. En tant qu’espace réservé, il s’agirait de {{pronoms préférés}}.
Espaces réservés libres : ces espaces réservés ne font pas référence à des attributs et sont renseignés manuellement avec du texte lors de l’attribution du modèle à un employé. Par exemple, dans votre document, vous pouvez énumérer les objectifs sur lesquels les employés ont travaillé lors d’un cycle de performance récent. Exemple : {{objectif 1}}.

Vous trouverez la liste complète des espaces réservés ainsi que des informations détaillées sur la création de modèles de documents dans l’article Créer des modèles de documents – Espaces réservés. Vous pouvez également consulter et télécharger des exemples de modèles.

Étape 3 : Stocker un modèle de document dans Personio

Après avoir créé votre modèle de document dans une application de traitement de texte, vous le stockerez dans Personio.

Accédez à Paramètres > Personnel > Documents.
Cliquez sur l’onglet Modèles.
En bas de la page, cliquez sur Ajouter un modèle. Sélectionnez une catégorie de document, donnez un nom au modèle et sélectionnez la langue du document. Sélectionnez le modèle de document au format Microsoft Office ou OpenOffice que vous avez créé précédemment.
Cliquez sur Importer.

Étape 4 : Attribuer un modèle de document

Pour renseigner un modèle de document avec les données d’un employé spécifique, accédez au profil de l’employé et sélectionnez l’onglet Documents. Commencez à configurer le document en cliquant sur le bouton Créer, puis sélectionnez le modèle de document souhaité.

Sur la gauche de l’écran suivant, la liste de tous les espaces réservés disponibles et vos blocs de texte personnalisés s’affichent et peuvent être sélectionnés. Vous pouvez alors vérifier les données et en rajouter si besoin. Un aperçu du document final s’affiche à droite de l’écran. Vous pouvez enregistrer le document au format d’origine ou au format PDF.

Le document que vous avez généré est maintenant accessible dans Personio sous les documents de l’employé, en fonction des droits d’accès.

Étape 5 : Importer des documents

Vous pouvez importer des documents un par un ou de manière groupée. Pour en savoir plus sur ces deux options, consultez les articles suivants :

Étapes suivantes

Félicitations 🎉
Vous pouvez maintenant passer au module suivant.

Comment pouvons-nous vous aider ?

Créer et gérer les catégories et les modèles de documents (implémentation)