Étape 11 : Configurer les modèles de documents

 

Cet article vous explique comment enregistrer dans le système des modèles de documents. Ces modèles facilitent et accélèrent vos tâches quotidiennes. En effet, ils comprennent des espaces réservés qui sont automatiquement renseignés avec les données des employés lorsque le modèle est attribué.

 

Créer des modèles de documents

Enregistrez les modèles de documents dans Personio et utilisez-les pour générer des documents spécifiques aux employés en insérant des espaces réservés, des variables de genre et des blocs de texte à sélectionner. Pour créer un modèle de document, vous devez disposer d’une application de traitement de texte. Dans Personio, vous pouvez utiliser des modèles qui ont été enregistrés en tant que documents MS Office ou OpenOffice. Pour obtenir des informations détaillées sur la procédure à suivre pour créer des modèles de documents, cliquez ici.

Veuillez noter que seules les polices Google s’affichent correctement dans l’aperçu des documents. Lorsque d’autres polices sont utilisées dans un modèle, l’aperçu peut être déformé.

Pour enregistrer le document complété dans Personio, accédez à Paramètres > Documents. Cliquez sur Ajouter un modèle. Sélectionnez une catégorie de document et la langue du document, puis donnez un nom au modèle. Mettez ensuite en ligne votre document Word ou OpenOffice.

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Attribuer des modèles de documents

Pour renseigner un modèle de document avec les données d’un employé spécifique, accédez au profil de l’employé et sélectionnez l’onglet Documents. Commencez à configurer le document en cliquant sur le bouton Créer un nouveau, puis sélectionnez le modèle de document souhaité.

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Sur la gauche de l’écran suivant, la liste de tous les espaces réservés disponibles et vos blocs de texte personnalisés s’affichent et peuvent être sélectionnés. Vous pouvez alors vérifier les données et en rajouter si besoin. Un aperçu du document final s’affiche à droite de l’écran. Vous pouvez enregistrer le document au format d’origine ou au format PDF.

Le document que vous avez généré est maintenant accessible dans Personio sous les documents de l’employé, en fonction des droits d’accès.

 

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