Cet article explique comment créer des catégories de documents afin de stocker les documents des employés, comment créer et stocker des modèles de documents et comment renseigner un modèle de document avec les données d’un employé.

Quels sont les avantages ?

Organisez les documents des employés : les catégories de documents permettent aux employés de trouver les documents qui les concernent, comme les fiches de paie, les contrats ou les manuels des employés.
Simplifiez votre travail : créez des modèles de documents avec des espaces réservés. Personio renseigne automatiquement ces modèles avec les données des employés.
Personnalisez les documents : utilisez différents modèles de documents en fonction de vos besoins. Qu’il s’agisse de lettres de référence ou de promotion, vous pouvez personnaliser et automatiser vos processus RH répétitifs afin de gagner en efficacité.

Créer des catégories de documents

Dans Personio, les catégories de documents vous aident à organiser et à stocker les documents des employés. Créez des catégories personnalisées telles que « Paie », « Politiques de l’entreprise » et « Références » avant de commencer à créer et à stocker des modèles.

Pour créer des catégories de documents, procédez comme suit :

Accédez à Paramètres > Personnel > Documents.
Cliquez sur l’onglet Catégories.
Dans le champ Nouvelle catégorie de document, saisissez le nom de la nouvelle catégorie de document et cliquez sur +Ajouter.

Conseil
Dans cette zone, vous pouvez également modifier et supprimer des catégories. Les catégories système sont signalées par une icône de verrou et ne peuvent être ni supprimées ni renommées, car elles sont associées à des processus internes de Personio.

Remarque
Lorsque vous créez des catégories de documents, assurez-vous d’accorder des droits d’accès pour ces catégories dans vos rôles d’employé via Paramètres > Personnel > Rôles. Consultez notre article sur les droits d’accès pour en savoir plus.

Créer des modèles de documents

Vous pouvez utiliser les modèles de documents pour générer des documents spécifiques aux employés en insérant des espaces réservés, des variables de genre et des blocs de texte à sélectionner. Pour créer des modèles de documents, vous devez disposer d’une application de traitement de texte. Dans Personio, vous pouvez utiliser des modèles aux formats Microsoft Office et OpenOffice.

Vous pouvez ajouter des espaces réservés qui sont automatiquement renseignés avec les données correspondantes de l’employé. Vous devez toujours entourer les espaces réservés de deux accolades ouvrantes et fermantes.

Dans Personio, vous pouvez utiliser les trois types d’espaces réservés suivants :

Espaces réservés prédéfinis : pour les attributs système qui ne peuvent pas être modifiés ou supprimés, comme le prénom ou le département. Ils doivent être en anglais, comme {{first_name}} ou {{department}}.
Espaces réservés personnalisés : pour les attributs que vous avez créés. Leur nom doit être exactement tel qu’il est enregistré dans votre compte Personio. Par exemple, vous avez peut-être créé un attribut pour les pronoms préférés. En tant qu’espace réservé, il s’agirait de {{pronoms préférés}}.
Espaces réservés libres : ces espaces réservés ne font pas référence à des attributs et sont renseignés manuellement avec du texte lors de l’attribution du modèle à un employé. Par exemple, dans votre document, vous pouvez énumérer les objectifs sur lesquels les employés ont travaillé lors d’un cycle de performance récent. Exemple : {{objectif 1}}.

Vous trouverez la liste complète des espaces réservés ainsi que des informations détaillées sur la création de modèles de documents dans l’article Créer des modèles de documents – Espaces réservés. Vous pouvez également consulter et télécharger des exemples de modèles.

Stocker un modèle de document dans Personio

Pour stocker dans Personio les modèles de documents que vous avez créés dans une application de traitement de texte, procédez comme suit :

Accédez à Paramètres > Personnel > Documents.
Cliquez sur l’onglet Modèles.
En bas de la page, cliquez sur Ajouter un modèle.
Sélectionnez une catégorie de document, donnez un nom au modèle et sélectionnez la langue du document.
Sélectionnez le modèle de document au format Microsoft Office ou OpenOffice que vous avez créé précédemment.
Cliquez sur Importer.

Attribuer un modèle de document

Pour renseigner un modèle de document avec les données d’un employé :

Accédez au profil de l’employé et sélectionnez Documents > Créer.
Recherchez et sélectionnez un modèle dans le volet Sélectionner un modèle qui s’affiche.
Si le modèle contient des blocs de texte à choix multiples, sélectionnez celui qui convient sous Options.
Si le modèle contient des espaces réservés, renseignez les éventuelles variables manquantes et vérifiez celles qui sont préremplies.
Cliquez sur Aperçu des modifications pour afficher un aperçu du fichier à gauche de l’écran.
Une fois le document terminé, sous Informations du document, saisissez le nom du document et choisissez de l’enregistrer au format PDF ou au format d’origine.
Cliquez sur Créer.

Vous pourrez accéder au document généré dans Personio sous les documents de l’employé, en fonction des droits d’accès.

Importer des documents

Vous pouvez importer des documents un par un ou de manière groupée. Pour en savoir plus sur ces deux options, consultez les articles suivants :

Étapes suivantes

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Vous pouvez maintenant passer au module suivant.

Comment pouvons-nous vous aider ?

Créer et gérer les catégories et les modèles de documents (implémentation)