Étape 10 : Créer des workflows d’onboarding et d’offboarding

 

 

Workflow_Hub.png Cet article s’intéresse aux workflows. Vous pouvez commencer à créer et à suivre tous vos workflows dans le Workflow Hub.

 

Cet article vous explique comment créer et configurer des étapes et des modèles dans vos paramètres afin de cartographier vos workflows d’onboarding et d’offboarding dans Personio.

Les workflows d’onboarding et d’offboarding sont configurés de la même manière. Cet article prend comme exemple le processus d’onboarding.

 

En quoi les workflows d’onboarding et d’offboarding consistent-ils ?

Le workflow d’onboarding permet d’accueillir une nouvelle recrue dans l’entreprise et de l’aider à se mettre au travail. De son côté, le workflow d’offboarding permet de préparer le départ de l’employé de l’entreprise. 

Dans Personio, vous pouvez créer des workflows dans votre Workflow Hub afin d’automatiser les deux processus et d’assurer une transition en douceur en cas de départ ou d’arrivée d’un employé.

 

1. Créer des étapes d’onboarding

  1. Accédez au Workflow Hub.
  2. Dans la zone Onboarding, cliquez sur Configurer les modèles d’onboarding.workflow-hub-configure-onboarding-template_fr.png
  3. Cliquez sur Étapes d’onboarding.
  4. Saisissez le nom de la nouvelle étape d’onboarding.
  5. Indiquez si vous créez une Étape générale ou une Action par e-mail.
  6. Ajoutez des éléments aux étapes générales ou définissez les paramètres des actions par e-mail
  7. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Les étapes ne doivent être créées qu’une seule fois, car vous pourrez les utiliser ensuite autant de fois que nécessaire dans vos modèles.

 

Ajouter des éléments aux étapes générales

  1. Cliquez sur + Ajouter un élément.
  2. Dans le menu déroulant, choisissez le type d’élément que vous souhaitez créer (par ex., Informations sur le texte, Attribut de l’employé, Case à cocher, etc.). Vous trouverez une description de chaque type d’élément dans l’interface.
  3. Définissez par exemple la description, le libellé ou l’attribut spécifique au type d’élément choisi.  
  4. Cochez la case Exigé pour chaque élément qui doit obligatoirement être effectué pendant le workflow d’onboarding. Les employés ne pourront pas marquer l’étape comme terminée tant que les informations demandées pour cet élément n’ont pas été fournies.
  5. Pour le type d’élément Attribut de l’employé, vous pouvez également cocher la case Modifiable si vous voulez que les employés puissent mettre à jour leur attribut tant qu’ils n’ont pas marqué l’étape comme terminée.
  6. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

 

Définir les paramètres d’une action par e-mail

  1. Définissez le paramètre E-mail envoyé automatiquement sur Envoyé manuellement, À l’échéance ou Lorsque les étapes précédentes sont terminées.
    Option d’envoi Description
    Envoyé manuellement Les employés désignés comme responsables reçoivent un rappel concernant l’envoi de l’e-mail. Vous pouvez définir l’employé ou le groupe qui est responsable de cette étape lors de la création du modèle d’onboarding.
    À l’échéance L’e-mail est automatiquement envoyé à la date définie dans le modèle d’onboarding correspondant.
    Lorsque les étapes précédentes sont terminées Personio ne génère l’envoi automatique que lorsque toutes les étapes d’onboarding sont marquées comme terminées.
  2. Pour le paramètre Expéditeur, sélectionnez l’employé qui sera considéré comme l’expéditeur de l’e-mail.
    ⚠️ La signature d’e-mail définie dans Personio pour cet employé sera affichée dans l’e-mail. Si vous souhaitez plus d'informations à ce sujet, consultez l'article Création d’une Signature d’E-mail
  3. Dans le paramètre Destinataire(s), sélectionnez la ou les personnes qui vont recevoir l’e-mail. Vous avez le choix entre l’employé qui doit effectuer l’étape, son superviseur ou tous les employés. Vous pouvez également sélectionner les employés qui font partie des groupes que vous avez créés (voir ci-dessous) ou les employés qui appartiennent à des équipes, des bureaux ou des départements spécifiques.

    Astuce
    Pour envoyer l’e-mail à une personne qui ne fait pas partie de votre organisation, sélectionnez Adresse e-mail externe. Dans le champ Adresse e-mail du destinataire qui apparaît, saisissez l’adresse e-mail de votre choix. 

  4. Saisissez l’objet de l’e-mail.
  5. Rédigez votre modèle d’e-mail. Vous pouvez inclure dans l’e-mail des attributs de l’employé, des attributs d’onboarding/offboarding et la photo de profil en les sélectionnant dans le menu déroulant Insérer une variable dans l’e-mail. Vous pouvez également insérer une répartition en fonction du genre si vous le souhaitez. Vous trouverez plus d‘informations dans notre article sur la création de modèles d’e-mail.
  6. Vous pouvez ensuite joindre des documents à l’e-mail. La taille des fichiers ne doit pas dépasser 256 Mo. 
  7. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

 

2. Créer des groupes

Vous pouvez utiliser les groupes d’onboarding et d’offboarding pour attribuer à un groupe d’employés la responsabilité d’une étape d’onboarding spécifique. Vous pouvez aussi sélectionner ce groupe d’employés comme destinataires d’une action par e-mail. Pour créer un groupe :

  1. Allez dans Paramètres > Workflow > Onboarding/Offboarding et cliquez sur Groupes.
  2. Saisissez le nom du nouveau groupe.
  3. Cliquez sur +.
  4. Dans la colonne de gauche, cliquez sur le nom des employés que vous souhaitez ajouter. Ils apparaîtront dans la colonne de droite. Pour faciliter votre recherche, utilisez le filtre en saisissant le nom d’un employé ou d’une équipe.
  5. Pour retirer un employé, cliquez sur son nom dans la colonne de droite. Pour faciliter votre recherche, utilisez le filtre en saisissant le nom d’un employé ou d’une équipe.
  6. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

 

3. Créer et gérer des modèles d’onboarding

Vous pouvez maintenant créer un modèle d’onboarding à l’aide des étapes que vous avez créées précédemment. Vous pouvez également dupliquer les modèles d’onboarding, les renommer et les modifier.

  1. Allez dans Paramètres > Workflow > Onboarding/Offboarding et cliquez sur Modèles d’onboarding. 
  2. Saisissez le nom du nouveau modèle d’onboarding et cliquez sur +.
  3. Cliquez sur Ajouter une étape.
  4. Dans le premier menu déroulant, sélectionnez l’étape que vous souhaitez ajouter. Vous avez le choix entre toutes les étapes que vous avez créées précédemment dans l’onglet Étapes d’onboarding.
  5. Dans le deuxième menu déroulant, sélectionnez le responsable. Vous avez le choix entre l’employé qui doit effectuer l’étape, son superviseur, l’un des groupes d’onboarding et d’offboarding que vous avez créés et n’importe quel employé.  
  6. Dans le champ Date limite, saisissez le nombre de jours avant ou après l’embauche des employés. Cette date limite est utilisée pour déclencher les rappels et les tâches, comme décrit ici :

    Pour les étapes générales :
    Sept jours avant une échéance, Personio envoie une première notification par e-mail à tous les employés désignés comme responsables d’effectuer cette étape d’onboarding et crée une tâche dans le widget Tâches du tableau de bord et dans la boîte de réception. Personio envoie un autre rappel par e-mail 2 jours avant l’échéance. Si une tâche d’onboarding n’est pas effectuée avant l’échéance, les employés désignés comme responsables reçoivent tous les jours un e-mail de rappel.
    Pour les actions par e-mail :
    La date limite définit la date d’envoi de l’e-mail lorsque l’option À l’échéance est sélectionnée dans l’étape d’onboarding de type Action par e-mail.

  7. Répétez les étapes 3 à 6 pour ajouter d’autres étapes d’onboarding
  8. Cliquez sur l’icône en forme de flèche qui se trouve à gauche de chaque étape d’onboarding pour faire glisser les éléments et les réorganiser.
  9. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Pour découvrir les modèles et les étapes d’onboarding et d’offboarding les plus utilisées, veuillez lire les articles Bonnes pratiques : modèles et étapes d’onboarding et Bonnes pratiques : modèles et étapes d’offboarding du centre d’aide.

 

4. Activer un workflow d’onboarding ou d’offboarding

Workflow d’onboarding

Accédez à l’onglet Onboarding dans le profil de l’employé concerné et sélectionnez l’un des modèles d’onboarding qui s’affichent. La liste contient tous les modèles d’onboarding qui ont été créés précédemment.

Lorsque vous aurez attribué un modèle, la liste de toutes les étapes d’onboarding requises s’affiche, ainsi que leur échéance et leur statut. Si vous voulez que les employés voient uniquement les étapes dont ils sont responsables, vérifiez que le droit d’accès Affichage est désactivé dans la section Onboarding.  Pour en savoir plus sur les droits d’accès, lisez cet article

C’est ainsi que les différentes personnes désignées comme responsables se voient affecter des tâches et qu’elles peuvent ensuite les accomplir l’une après l’autre. Les codes couleur vous permettent de suivre la progression de chacune des étapes.

 

Workflow d’offboarding

Les modèles d’offboarding ne peuvent pas être attribués aux employés actifs. L’onglet Offboarding n’apparaît dans le profil d’un employé que lorsque la cessation d’emploi a été renseignée dans son profil.

Vous devez ensuite attribuer le modèle d’offboarding à l’employé concerné.

 

5. Gérer vos workflows dans le Workflow Hub

1. Vue d’ensemble des processus d’onboarding et d’offboarding 

Dans votre tableau de bord, vous pouvez voir tous les processus d’onboarding et d’offboarding en retard dans le widget Workflows. Cliquez sur le widget pour accéder au Workflow Hub. Une vue d’ensemble de tous les processus d’onboarding et d’offboarding s’affiche alors. Cliquez sur Affichez tous les employés... pour accéder à la liste détaillée.

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2. Booster vos workflows avec des intégrations

Pour voir une vue d’ensemble de tous les Intégrations disponibles qui peuvent vous aider à booster ce workflow, cliquez sur l’icône en forme d’éclair dans la section Onboarding du Workflow Hub. Pour en savoir plus sur l’activation des intégrations dans Personio, lisez l’article du centre d’aide sur la Personio Marketplace.

 

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