Étape 10 : Configurer les processus d’onboarding et d’offboarding

 

Avec Personio, vous pouvez enregistrer des processus standardisés pour l’onboarding et l’offboarding du personnel afin que l’intégration et le départ des employés se déroulent sans accroc. Grâce à ces processus, vous pourrez par exemple préparer le poste de travail des nouveaux employés avant leur arrivée dans l’entreprise ou encore veiller à ce que le matériel de travail soit rendu en temps voulu. Vous pouvez définir les processus de votre choix en utilisant autant de modèles et d’étapes que vous le souhaitez sous Paramètres > On-/Offboarding.

Veuillez noter que la configuration des processus d’onboarding est semblable à celle des processus d’offboarding. Pour une meilleure lisibilité, nous ne parlerons dans cet article que des processus d’onboarding.


 

Créer des étapes d’onboarding

Créez tout d’abord le nombre d’étapes d’onboarding de votre choix. Cette opération ne doit être effectuée qu’une seule fois. Lorsque vous aurez créé les étapes, vous pourrez les réutiliser dans d’autres modèles d’onboarding et modifier leur ordre en fonction de vos besoins. Réfléchissez aux tâches qui doivent être effectuées dans le cadre de l’onboarding d’un employé dans votre entreprise. Pour chaque étape, choisissez entre Action par e-mail et Étape générale, saisissez le nom de l’étape d’onboarding dans le champ correspondant, puis cliquez sur le bouton Plus.

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  • Action par e-mail
    Utilisez une étape d’onboarding de type Action par e-mail pour préparer les e-mails qui seront envoyés tout au long du processus d’onboarding. Les e-mails peuvent ensuite être envoyés manuellement ou automatiquement. Définissez le(s) destinataire(s), l’expéditeur et l’objet, puis rédigez le texte de l’e-mail. Ajoutez si besoin une pièce jointe, puis cliquez sur Enregistrer.

    Nous vous conseillons dans un premier temps d’envoyer les e-mails manuellement et de ne passer à l’envoi automatique que lorsque vous aurez fini de configurer tous les modèles d’onboarding.
  • Étape générale
    Une étape générale peut comprendre plusieurs actions. Vous pouvez par exemple demander à l’employé de mettre en ligne une photo de profil, de fournir ses renseignements personnels ou de mettre en ligne des documents. Vous avez le choix entre huit types d’éléments que vous pouvez combiner à votre guise pour créer une étape générale. Le tableau suivant présente toutes les options disponibles :
Type d’élément Description
Information textuelle Affiche du texte personnalisable qui peut servir d’explication sur la manière de remplir le reste du formulaire. Les URL seront automatiquement converties en liens.
Document à télécharger Indiquez un document que l’employé pourra télécharger.
Attribut de l’employé Créez un lien vers un attribut que l’employé doit renseigner dans son profil.
Photo de profil Mettez en ligne une photo de profil pour cet employé.
Case à cocher Affiche une case que l’employé peut (ou doit) cocher.
Champ de texte à remplir Affichez un champ dans lequel l’employé peut saisir du texte sur une ou plusieurs lignes.
URL à saisir Affichez un champ de texte dans lequel l’employé doit saisir une URL valide.
Télécharger un document Affiche un formulaire dans lequel l’employé peut télécharger un fichier et le lier à une catégorie de documents.


Vous pouvez accorder aux employés l’autorisation de modification pour le type d’élément Attribut de l’employé. Vous pouvez également définir certains éléments comme obligatoires, auquel cas les employés devront s’occuper de cet élément avant de pouvoir marquer une étape comme terminée.

De nombreuses étapes sont identiques pour tous les nouveaux employés, comme la création du dossier d’un employé ou l’envoi d’un message de bienvenue. Ces étapes ne doivent être créées qu’une seule fois, car vous pourrez les utiliser ensuite dans n’importe quel autre modèle.

 

Créer des modèles d’onboarding

Vous pouvez maintenant créer un nombre illimité de modèles d’onboarding, comme des accueils personnalisés pour les employés de différents départements ou bureaux, ou pour les employés ayant différents types de contrats de travail. Saisissez le nom du nouveau modèle dans le champ Nouveau modèle, puis cliquez sur le bouton Plus pour l’enregistrer. Ajoutez ensuite au modèle les étapes de votre choix parmi celles précédemment créées, en fonction du processus d’onboarding. Désignez une personne qui sera responsable de chaque étape ainsi qu’une échéance.

Vous pouvez facilement intégrer différents départements dans le processus d’onboarding en sélectionnant simplement un groupe de responsables. Vous pouvez définir la composition des équipes dans l’onglet Groupes. La configuration des groupes d’onboarding est semblable à la configuration des rôles.

Vous pouvez dupliquer les modèles d’onboarding, les renommer, puis les modifier en fonction de vos besoins.

Sept jours avant une échéance, Personio envoie à tous les employés désignés comme responsables d’une étape d’onboarding une première notification par e-mail et crée une tâche à effectuer dans leur tableau de bord Personio. Un autre rappel est envoyé par e-mail 2 jours avant l’échéance. Si une tâche d’onboarding n’est pas effectuée avant l’échéance, les employés désignés comme responsables reçoivent tous les jours un e-mail de rappel.

Pour découvrir les modèles et les étapes d’onboarding et d’offboarding les plus utilisées, veuillez lire les articles Bonnes pratiques : modèles et étapes d’onboarding et Bonnes pratiques : modèles et étapes d’offboarding du centre d’aide.

 

Activer un processus d’onboarding

Accédez à l’onglet Onboarding dans le profil de l’employé concerné et sélectionnez l’un des modèles d’onboarding qui s’affichent. La liste contient tous les modèles d’onboarding qui ont été créés précédemment.

Lorsque vous aurez attribué un modèle, la liste de toutes les étapes d’onboarding requises s’affiche, ainsi que leur échéance et leur statut. Si vous voulez que les employés voient uniquement les étapes dont ils sont responsables, vérifiez que le droit d’accès Affichage est désactivé dans la section Onboarding. Pour en savoir plus sur les droits d’accès, veuillez cliquer ici.

C’est ainsi que les différentes personnes désignées comme responsables se voient affecter des tâches et qu’elles peuvent ensuite les accomplir l’une après l’autre. Les codes couleur vous permettent de suivre la progression de chacune des étapes.

 

Activer un processus d’offboarding

Les modèles d’offboarding ne peuvent pas être attribués aux employés actifs. L’onglet Offboarding n’apparaît dans le profil d’un employé que lorsque la cessation d’emploi a été renseignée dans son profil.

Vous devez ensuite attribuer le modèle d’offboarding à l’employé concerné.

 

Gérer les processus d’onboarding et d’offboarding

Le tableau de bord vous donne un aperçu de la progression des processus d’onboarding et d’offboarding de vos employés. Les utilisateurs qui disposent au moins des droits d’affichage sur la section Onboarding voient dans le tableau de bord l’identité et le nombre d’employés actuellement dans un processus d’onboarding ou d’offboarding. Placez le curseur de la souris sur un employé pour voir la progression du processus en pourcentage.

Cliquez sur la section pour ouvrir la liste des employés. Dans la colonne Statut on-/offboarding, la progression est également affichée pour chaque employé. Vous pouvez modifier la liste en bloc et utiliser le bouton Actions et la fonction Compléter le processus d’on-/offboarding pour finaliser les processus des employés qui, par exemple, ont des tâches en attente depuis longtemps et n’ont jamais terminé leur onboarding dans leur profil.

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Pour en savoir plus sur la gestion des processus d’onboarding, veuillez cliquer ici.

 

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