Cet article vous explique comment créer des workflows d’onboarding et d’offboarding. Pour les deux workflows, vous devez créer des étapes, des modèles et des groupes.
Quels sont les avantages ?
La création de workflows d’onboarding et d’offboarding est importante pour les raisons suivantes :
- Utilisez le Workflow Hub pour suivre les workflows d’onboarding et d’offboarding et anticiper les problèmes éventuels.
- Créez un processus d’onboarding automatisé afin de vous assurer que les nouveaux employés bénéficient du soutien nécessaire et reçoivent les informations dont ils ont besoin au moment opportun.
- Automatisez les tâches d’onboarding et d’offboarding pour rappeler à chaque personne concernée les actions qu’elle doit entreprendre et les tâches qu’elle doit accomplir, ce qui augmente l’efficacité du processus et permet de gagner du temps.
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Boostez vos workflows avec des intégrations afin de simplifier davantage vos processus d’onboarding et d’offboarding. Pour voir une vue d’ensemble de toutes les intégrations disponibles qui peuvent vous aider à booster vos workflows, cliquez sur l’icône en forme d’éclair
à droite de la section Onboarding du Workflow Hub.
Étape 1 : Créer des étapes d’onboarding et d’offboarding
Conseil
Lorsque vous créez vos workflows d’onboarding et d’offboarding dans Personio, pensez aux processus d’onboarding et d’offboarding qui existent déjà dans votre entreprise et intégrez-les dans vos workflows, en même temps que toute étape susceptible d’améliorer le processus. Consultez nos articles sur les bonnes pratiques pour obtenir des exemples de modèles et d’étapes typiques d’onboarding et d’offboarding.
Pour configurer vos étapes d’onboarding et d’offboarding, accédez à Paramètres > Workflow > Onboarding/Offboarding. Dans les onglets Étapes d’onboarding et Étapes d’offboarding, vous trouverez sur la gauche un champ vide avec une icône plus 
Étape générale
Pour configurer une étape générale, sélectionnez un type d’élément ou ajoutez plusieurs types d’élément à l’étape. Les types d’élément sont décrits plus en détail ci-dessous.
| Type d’élément | Détails |
| Information textuelle | Créez un bloc de texte qui peut servir d’explication sur la manière de remplir le reste du formulaire. Les URL seront automatiquement converties en liens. |
| Document à télécharger | Importez un document que l’employé pourra télécharger. |
| Attribut de l’employé |
Créez un lien vers un attribut spécifique de l’employé qui permet de renseigner des informations sur l’employé pendant le processus d’onboarding ou d’offboarding. |
| Photo de profil | Importez une photo de profil de l’employé. |
| Case à cocher | Affichez une case que l’employé peut (ou doit) cocher. |
| Champ de texte à remplir |
Affichez un champ dans lequel l’employé peut saisir du texte sur une ou plusieurs lignes. |
| URL à saisir |
Affichez un champ de texte dans lequel une URL valide doit être saisie. |
| Télécharger un document | L’employé désigné comme responsable importe un document et l’associe à une certaine section du module de documents. |
Action par e-mail
Vous pouvez configurer l’envoi d’un e-mail à un moment spécifique d’un workflow. Pour configurer les paramètres d’une action par e-mail, procédez comme suit :
- Vous avez le choix entre trois options d’envoi, comme indiqué ci-dessous.
Option d’envoi Détails Envoyé manuellement Les employés désignés comme responsables reçoivent un rappel concernant l’envoi de l’e-mail. Vous pouvez définir l’employé ou le groupe qui est responsable de cette étape lors de la création du modèle d’onboarding ou d’offboarding. À l’échéance L’e-mail est automatiquement envoyé à la date définie dans le modèle d’onboarding correspondant. Lorsque les étapes précédentes sont terminées Personio ne génère l’envoi automatique que lorsque toutes les étapes d’onboarding ou d’offboarding précédentes sont marquées comme terminées. - Pour le paramètre Expéditeur, sélectionnez l’employé qui sera considéré comme l’expéditeur de l’e-mail.
Remarque
La signature d’e-mail définie dans Personio pour cet employé sera affichée dans l’e-mail. Vous trouverez plus d’informations dans notre article consacré à la création d’une signature d’e-mail. - Dans le paramètre Destinataire(s), sélectionnez la ou les personnes qui vont recevoir l’e-mail. Vous avez le choix entre l’employé qui doit effectuer l’étape, son responsable ou tous les employés. Vous pouvez également sélectionner les employés qui font partie des groupes que vous avez créés.
Vérifiez qu’au moins un destinataire appartenant à l’équipe d’onboarding/offboarding ou à l’équipe de l’employé a des informations de connexion actives, c’est-à-dire que l’un des critères suivants est rempli :
▶︎ Une adresse e-mail valide
▶︎ Un compte actif
▶︎ Le statut de connexion est défini sur « Rejoint » ou « Invité »Si ce n’est pas le cas, l’e-mail ne sera pas délivré et un message d’avertissement apparaîtra sur la page.
- Sélectionnez l’objet de l’e-mail et rédigez le contenu de l’e-mail dans le modèle d’e-mail. Vous pouvez utiliser la liste déroulante Insérer une variable dans l’e-mail pour insérer les éléments suivants dans l’e-mail : attributs de l’employé, attributs d’onboarding ou d’offboarding, photo de profil et répartition en fonction du genre. Vous pouvez ensuite joindre des documents à l’e-mail. La taille des fichiers ne doit pas dépasser 256 Mo.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Étape 2 : Créer des groupes d’onboarding et d’offboarding
Conseil
Lorsqu’un groupe est désigné comme responsable d’une tâche d’onboarding, tous les employés de ce groupe reçoivent la notification de tâche sur leur tableau de bord. Cependant, seul un employé devra effectuer la tâche.
Les groupes d’onboarding et d’offboarding sont des groupes d’employés que vous désignez comme responsables d’une étape d’onboarding ou d’offboarding spécifique. Vous pouvez également sélectionner ce groupe d’employés comme destinataires d’une action par e-mail.
Pour créer un groupe d’onboarding ou d’offboarding, procédez comme suit :
- Accédez à Paramètres > Workflow > Onboarding/Offboarding.
- Cliquez sur l’onglet Groupes.
- Sous Groupes, saisissez le nom de votre nouveau groupe dans le champ vide et cliquez sur l’icône plus
- Le nom de votre équipe apparaît sur la gauche, ainsi que deux colonnes. Dans la colonne de gauche, cliquez sur le nom des employés que vous souhaitez ajouter ou utilisez le filtre pour les rechercher. Les noms des employés sélectionnés apparaîtront alors dans la colonne de droite.
Conseil
Pour retirer un employé d’un groupe, cliquez sur son nom dans la colonne de droite. - Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Étape 3 : Créer des modèles d’onboarding et d’offboarding
Conseil
Vous pouvez également dupliquer les modèles, les renommer et les modifier.
Vous pouvez maintenant créer un modèle d’onboarding ou d’offboarding à l’aide des étapes que vous avez créées précédemment. Procédez comme suit :
- Accédez à Paramètres > Workflow > Onboarding/Offboarding et cliquez sur Modèles d’onboarding ou Modèles d’offboarding.
- Saisissez le nom du nouveau modèle et cliquez sur l’icône plus
- Cliquez sur Nouvelle étape.
- Sélectionnez l’étape que vous voulez ajouter, la personne, le groupe ou l’équipe responsable, et la date limite. La date limite est utilisée pour déclencher les rappels et les tâches comme suit :
▶︎ Pour les étapes générales
Sept jours avant une échéance, Personio envoie une première notification par e-mail à tous les employés désignés comme responsables de la réalisation de cette étape d’onboarding et crée une tâche dans le widget Tâches du tableau de bord et dans la boîte de réception. Personio envoie un autre rappel par e-mail 2 jours avant l’échéance. Si une tâche n’est pas effectuée avant l’échéance, les employés désignés comme responsables reçoivent tous les jours un e-mail de rappel.
▶︎ Pour les actions par e-mail
La date limite définit la date d’envoi de l’e-mail lorsque l’option À l’échéance est sélectionnée dans l’étape d’onboarding ou d’offboarding de type Action par e-mail. - Cliquez sur Ajouter une étape pour ajouter d’autres étapes au modèle.
Conseil
Cliquez sur l’icône en forme de flèche à gauche de chaque étape pour la faire glisser et modifier l’ordre des étapes. - Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Étape 4 : Attribuer des modèles
Modèles d’onboarding
Pour découvrir comment attribuer un modèle d’onboarding à certains employés, consultez notre article Attribuer et gérer des modèles d’onboarding.
Modèles d’offboarding
Les modèles d’offboarding ne peuvent pas être attribués aux employés actifs. L’onglet Offboarding n’apparaît dans le profil d’un employé que lorsque la cessation d’emploi a été renseignée dans son profil. Vous pourrez alors attribuer le modèle d’offboarding à cet employé.
Remarque
Avant de passer au module suivant, vérifiez que tous les paramètres sont correctement configurés dans Contrôle qualité : onboarding et offboarding.