Dans cet article, vous trouverez un exemple d’une gestion efficace des candidatures avec le forfait Essential après avoir configuré tous les paramètres.
Selon l’option que vous utilisez, les candidatures peuvent être transférées vers votre compte Personio de plusieurs façons. Pour découvrir comment transférer les candidatures vers l’outil de recrutement de Personio, cliquez ici.
Gérer les candidatures avec le forfait Essential
Vous trouverez tous les profils de candidat dans le poste spécifique. Par défaut, les nouvelles candidatures se voient attribuer la première étape de recrutement de votre processus de candidature. Lorsque vous cliquez sur le nom d’un candidat, son profil s’affiche. Accédez ensuite aux différentes sections pour les gérer.
Astuce : vous pouvez également trouver des candidats en fonction de leurs droits d’accès à l’aide de la barre de recherche globale en haut de l’écran.
- Examiner les documents de la candidature
Commencez par revoir tous les documents de la candidature et vérifiez que le candidat a le profil recherché pour le poste. Accédez à l’onglet Profil et ouvrez tous les documents envoyés par le candidat. Vous pouvez également cliquer sur Documents de candidature
dans l’en-tête du profil du candidat. Pour en savoir plus sur la gestion des documents des candidats à l’aide des catégories de documents et découvrir comment restreindre les droits d’affichage et de modification des autres employés, consultez notre article Gérer les documents des candidats. - Renseigner le profil du candidat
Dans l’onglet Profil du candidat, fournissez des informations supplémentaires qui se trouvent dans les documents du candidat. Assurez-vous en particulier que le champ du genre est renseigné dans le profil du candidat afin que les variables de genre soient correctement utilisées dans les offres et les modèles d’e-mail. Pour en savoir plus sur les modèles d’e-mail, consultez notre article Étape 2 : Configurer la communication par e-mail avec les candidats.Remarque : vous pouvez voir les attributs des candidats en fonction de vos droits d’accès.
S’il existe un document pour le candidat, l’aperçu du document s’affiche. Cliquez sur l’icône en forme de crayon pour importer d’autres documents, changer la catégorie du document ou supprimer un document. Vous pouvez également importer plusieurs documents en cliquant ou par glisser-déposer. Pour en savoir plus sur la gestion des documents des candidats et sur l’attribution de droits d'accès, cliquez ici. - Taguer les candidats
Le cas échéant, cliquez sur Ajouter un tag pour ajouter des tags de candidature. Vous pourrez alors ajouter des parrainages pour des employés ou identifier facilement des groupes de candidats dans la liste, par exemple. - Faire passer les candidats à une autre étape
Si le candidat remplit les premières conditions, le processus de candidature peut se poursuivre. Pour ce faire, faites passer le candidat à l’étape de recrutement de votre choix. Pour en savoir plus sur la configuration des étapes et des catégories, cliquez ici. - Attribuer les candidats à un autre poste
Si le profil du candidat correspond davantage à un autre poste ou si le candidat a répondu à plusieurs offres d’emploi, vous pouvez attribuer le profil du candidat en conséquence. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Action
et sélectionnez Attribuer à un autre poste. Pour vous aider à trouver le poste, le titre du poste, le bureau et la catégorie de recrutement sont indiqués dans le menu déroulant qui s’affiche. La réattribution apparaît dans la vue d’ensemble du candidat.
- Planifier des entretiens
Créez des rendez-vous pour des entretiens en fonction de l’étape de recrutement du candidat dans l’onglet Entretiens de son profil. Les étapes à suivre pour planifier des entretiens sont différentes si vous disposez ou non d’une intégration de calendrier avec Cronofy. Pour découvrir comment organiser des entretiens à l’aide du calendrier intégré, cliquez ici. Pour découvrir comment les organiser sans intégration du calendrier, cliquez ici. - Envoyer des messages
Une fois l’entretien organisé, vous pouvez envoyer l’invitation au candidat directement à partir de l’onglet Entretiens. Pour cela, cliquez sur Envoyer un e-mail d’invitation au candidat. L’invitation créera automatiquement un évènement dans le calendrier du candidat. Pour envoyer d’autres messages au candidat, accédez à l’onglet Messages. L’historique des messages contient toutes les communications entre vous et le candidat. Pour découvrir comment envoyer des messages de recrutement, cliquez ici. - Réponse du candidat
Lorsque le candidat répond à un message, un rond bleu apparaît à côté de son nom dans la liste des candidats. Si l’option est définie dans les rôles de recrutement, vous recevrez également des notifications par e-mail lorsque le candidat vous enverra un message. Dans les rôles de recrutement, vous pouvez également spécifier l’accès aux documents du candidat qui peuvent être envoyés ou reçus via l’onglet Messages.Astuce : au besoin, vous pouvez affecter à un autre profil de candidat les messages qui n’ont pas été correctement affectés. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Action
et sélectionnez Attribuer. Le message conservera son statut de traitement initial. - Demander et fournir des commentaires
Dans l’onglet Évaluations, vous pouvez demander à un(e) collègue de remplir un formulaire d’évaluation. Dans l’onglet Commentaires, vous pouvez laisser des commentaires informels sur le candidat.Astuce : une fois qu’un candidat a été accepté, les demandes de commentaires ouvertes sont automatiquement fermées et supprimées du tableau de bord de la personne ayant fait part de ces commentaires. Veuillez noter que lorsque les demandes de commentaires ouvertes sont fermées automatiquement, aucune notification automatique n’est envoyée par e-mail aux employés concernés.
- Prévoir d’autres entretiens
Si la réponse du superviseur est positive, suivez à nouveau les étapes Planifier des entretiens et Envoyer des messages, faites passer le candidat à une autre étape et invitez-le pour faire plus ample connaissance. - Disqualifier
Si les commentaires sur le candidat sont négatifs ou si le poste n’intéresse plus le candidat, vous pouvez à tout moment disqualifier le candidat, quel que soit le processus de candidature. Pour en savoir plus sur la disqualification pendant le processus de candidature, cliquez ici. Si le candidat demande la suppression immédiate de toutes ses données personnelles, anonymisez les données du candidat en utilisant la liste des candidats.Remarque : la suppression et l’anonymisation des données des candidats sont irréversibles. Vous ne pouvez pas récupérer les données, mais les données anonymisées des candidats sont conservées pour vos rapports. Pour en savoir plus sur l’anonymisation et la suppression des données des candidats, cliquez ici.
- Vivier de talents
Vous avez aussi la possibilité d’ajouter le candidat à votre vivier de talents. Pour ce faire, créez une nouvelle catégorie et attribuez le candidat à cette catégorie. - Créer une offre
Si le candidat vous a convaincu au cours du processus de recrutement, vous pouvez gérer la création de l’offre dans Personio à l’étape suivante. Saisissez toutes les informations dans l’onglet Offre, puis envoyez-la directement au candidat par e-mail. - Accepter des candidats
Pour accepter un candidat, vous avez deux possibilités :
▶︎ Dès que le candidat a accepté l’offre que vous lui avez faite, changez son profil de postulant à employé dans Personio. Cliquez sur l’onglet Offre puis sur Offre acceptée. Vous pouvez ensuite fermer le poste, l’archiver ou le laisser ouvert. Si vous fermez le poste, son statut change sous Informations sur le poste. Toutes les informations qui se trouvent dans l’onglet Offre ainsi que tous les documents sont ajoutés automatiquement au profil du nouvel employé. Vous pouvez facilement en ajouter d’autres. Le profil de l’employé reste associé au profil du candidat. Le profil du nouvel employé est automatiquement défini sur le statut Onboarding.
▶︎ Vous pouvez aussi accepter le candidat sans envoyer d’offre au préalable. Pour ce faire, faites passer manuellement le candidat à l’étape Accepté. Les données et les documents du candidat sont alors transférés automatiquement sur son profil. - Disqualifications groupées
Dès que le poste est pourvu, vous pouvez générer des disqualifications groupées pour tous les autres candidats. Pour ce faire, accédez à Recrutement > Candidatures et sélectionnez les candidats que vous voulez contacter en cochant la case en regard de leur nom. Cliquez ensuite sur Actions et sélectionnez Disqualifier. Dans la fenêtre modale, vous pouvez indiquer si le candidat a été refusé ou s’il a retiré sa candidature, puis choisir le motif de disqualification dans le menu déroulant. Pour en savoir plus sur l’envoi groupé d’e-mails de refus, cliquez ici. - Désactiver la publication du poste
Pour finir, passez en mode d’édition du poste afin de le désactiver et de ne plus recevoir de candidatures pour ce poste. Pour en savoir plus sur la promotion des postes, cliquez ici.
Autres fonctions disponibles avec le forfait Professional
▶︎ Organiser des entretiens
Lorsque vous organisez des entretiens, vous pouvez lier un formulaire d’évaluation afin de recevoir des commentaires sur le candidat de la part de tous les participants. Pour en savoir plus sur la création des formulaires d’évaluation, cliquez ici.
▶︎ Attribuer des modèles d’onboarding
Une fois que vous avez accepté un candidat, vous pouvez lui attribuer un modèle d’onboarding afin de l’aider à suivre les processus standard. Pour découvrir comment créer et attribuer des modèles d’onboarding, cliquez ici.
Autres fonctions disponibles avec l’extension Productivity Plus
▶︎ Envoyer des messages à l’aide de modèles d’e-mail
Pour envoyer un e-mail à des candidats, par exemple pour les inviter à un entretien, vous pouvez utiliser des modèles. Vous pouvez utiliser les modèles d’e-mail pour envoyer un message à un candidat spécifique ou pour envoyer des refus groupés. Pour découvrir comment créer des modèles d’e-mail, cliquez ici.
▶︎ Créer des offres à l’aide de modèles de documents
Créez des offres de contrat en cliquant sur Offre et en sélectionnant un modèle d’offre. Pour en savoir plus sur la configuration des catégories de documents et sur l’ajout de modèles, cliquez ici.
Autres fonctions disponibles avec l’extension Automation Plus
▶︎ Planifier des messages
Lorsque vous voulez envoyer un e-mail aux candidats, par exemple pour les inviter à un entretien, vous pouvez choisir la date et l’heure d’envoi du message (vous ne pouvez pas choisir la minute). Cette fonction est également disponible pour l’envoi groupé de messages. Pour découvrir comment envoyer des messages de recrutement, cliquez ici.