Étape 2 : Configurer les paramètres d’e-mail

 

Cet article vous explique comment configurer vos paramètres d’e-mail dans l’espace recrutement, et comment enregistrer des modèles d’e-mail personnalisés. Outre le gain de temps, cette étape permet de s’assurer que les processus de candidature sont gérés de façon uniforme dans l’ensemble de l’entreprise.

 

Recevoir et envoyer des e-mails de recrutement

Dans Personio, vous pouvez recevoir des messages de la part des candidats dans une boîte aux lettres personnelle de recrutement et envoyer des e-mails aux candidats directement depuis votre compte Personio.

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Lorsque les candidats envoient des e-mails à l’adresse de recrutement de votre entreprise, vous pouvez les transférer directement à votre boîte aux lettres Personio grâce à une redirection automatique vers moncompte-jobs@m.personio.de.

Pour utiliser l’adresse de la boîte aux lettres de recrutement de votre entreprise comme adresse d’expéditeur pour les e-mails sortants, vous pouvez également saisir vos paramètres SMTP. Vous pouvez enregistrer différentes adresses e-mail pour différentes filiales. Pour en savoir plus, cliquez ici

Notez que dans Personio, la taille maximale des fichiers pour les e-mails entrants et sortants via l’adresse e-mail de recrutement de l’entreprise est de 10 Mo.

 

Recevoir les e-mails des candidats par redirection

Vous trouverez l’adresse e-mail de recrutement de l’entreprise dans Personio sous Paramètres > Recrutement > Général > Paramètres des e-mails de recrutement. Par défaut, tous les messages sortants sont envoyés à partir de cette adresse e-mail et tous les messages reçus dans cette boîte de réception apparaissent dans votre compte Personio. Pour recevoir dans Personio les e-mails envoyés par les candidats à la boîte de réception de recrutement de votre entreprise, procédez comme suit : 

    1. Accédez à Paramètres > Recrutement > Général > Paramètres des e-mails de recrutement.
    2. Notez l’adresse e-mail de recrutement de l’entreprise de votre compte et configurez une redirection des e-mails à partir du serveur de messagerie de votre entreprise. Assurez-vous que l’en-tête d’origine de l’e-mail est également transféré et qu’une copie est enregistrée sur le serveur de messagerie de votre entreprise. Si vous avez des doutes sur les paramètres requis, veuillez contacter votre service informatique.settings-recruiting-mail-address_fr.png
    3.  

 

Envoyer des e-mails à partir de l’adresse de recrutement de votre entreprise

Pour envoyer des e-mails aux candidats à partir de la boîte de réception de recrutement de votre entreprise plutôt qu’à partir de « moncompte-jobs@m.personio.de », vous devez créer une connexion entre Personio et le serveur SMTP de votre entreprise. 

 

Pour ce faire, accédez à Paramètres > Recrutement > Général > Paramètres des e-mails de recrutement > Modifier > Utiliser une adresse e-mail personnalisée ? Oui > Utiliser pour envoyer des e-mails ? Oui > Paramètres SMTP. Pour en savoir plus sur la configuration d’une connexion SMTP, veuillez lire cet article ainsi que les informations fournies ici.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Envoyer des e-mails de recrutement

Dans l’espace recrutement du menu principal, accédez au profil du candidat, puis à Messages pour sélectionner un modèle d’e-mail. Vous pouvez également joindre des documents. Ajoutez un nouveau document par glisser-déposer ou utilisez un document qui a déjà été envoyé. Cliquez sur le nom du document pour en ouvrir un aperçu dans un autre onglet du navigateur. Vous pouvez également planifier la date et l’heure d’envoi de l’e-mail. À côté de l’avatar, l’adresse e-mail à partir de laquelle le message sera envoyé au candidat est indiquée. Ce paramètre est défini dans les paramètres de recrutement de la filiale qui sont enregistrés dans les informations sur le poste

Notez que vous pouvez définir des droits d’accès aux documents du candidat que vous envoyez ou recevez dans l’onglet Messages. Vous pouvez le faire pour tous les employés via les rôles de recrutement. Définissez les employés qui seront autorisés à afficher ou à modifier les différentes catégories de documents. 

recruiting-candidate-message_fr.png

Accédez à l’onglet Candidatures dans l’espace recrutement pour envoyer des e-mails à plusieurs candidats en même temps.

 

 


Créer des modèles d’e-mail

 

Après avoir configuré votre boîte aux lettres, vous pouvez créer un nombre illimité de modèles d’e-mails personnalisés, tels qu’un accusé de réception des e-mails automatique, le rejet d'une candidature ou une invitation à un entretien.

Accédez à Paramètres > Recrutement > E-mail et définissez tous les modèles d’e-mail dont vous avez besoin dans le champ Ajouter un nouveau modèle. Cliquez sur Modifier pour saisir l’objet et le message de l’e-mail. Utilisez des espaces réservés et des variables de genre pour personnaliser les messages selon les candidats.

  • Espace réservé : les espaces réservés sont sélectionnés lorsque le modèle est utilisé. Ils sont ensuite renseignés automatiquement avec les données correspondantes du candidat. Vous pouvez utiliser le prénom et le nom du candidat ainsi que le poste demandé.
  • Variable de genre : s’il est indiqué dans Personio s’il s’agit d’un candidat ou d’une candidate, vous pouvez configurer le logiciel pour que l’accord grammatical soit fait dans vos e-mails. Le mot au masculin apparaît en premier par défaut.

Au besoin, joignez des documents à votre modèle d’e-mail, par exemple pour expliquer comment se rendre à votre bureau. Vous pouvez joindre d’autres documents lorsque vous envoyez des e-mails aux candidats.

Pour consulter des exemples de modèles d’e-mail, cliquez ici.

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Pour rappel, au moment de la réception d’une candidature dans Personio, le profil n’indique pas s’il s'agit d’un candidat ou d’une candidate. Il est donc préférable d’utiliser des expressions neutres dans les accusés de réception automatiques.

Pour finir, accédez à l’onglet Catégories afin de configurer une réponse automatique pour chaque catégorie de recrutement. Cliquez sur Modifier et indiquez si la réponse automatique doit être envoyée pour les candidatures qui proviennent du module de candidature en ligne et/ou pour les candidatures par e-mail. Sélectionnez le modèle de votre choix et l’adresse d’expédition de la réponse automatique, puis vérifiez qu’une signature est enregistrée dans Personio pour cet expéditeur.

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