Étape 2 : Configurer la communication par e-mail avec les candidats

Cet article vous explique comment configurer vos paramètres de communication par e-mail. Vous pourrez ainsi contacter les candidats directement à partir de Personio et utiliser des modèles d’e-mail pour des échanges plus efficaces. 

 

La communication par e-mail avec les candidats dans Personio

Dans Personio, vous pouvez recevoir des messages de la part des candidats dans une boîte aux lettres personnelle de recrutement et envoyer des e-mails aux candidats directement depuis votre compte Personio. Il existe deux types de communication que vous pouvez configurer séparément :

  1. Le transfert automatique des e-mails de la part des candidats qui utilisent l’adresse e-mail de recrutement de votre entreprise ou de votre filiale vers l’adresse e-mail de recrutement de Personio, à savoir moncompte-jobs@m.personio.de. ► Configurez une redirection dans l’adresse e-mail de votre entreprise afin de recevoir toutes les candidatures dans Personio et faciliter la gestion des candidats.
  2. L’envoi d’e-mails de recrutement à partir de Personio en utilisant l’adresse e-mail de recrutement de votre entreprise ou de votre filiale comme adresse d’expédition. ► Définissez votre adresse e-mail personnalisée comme l’adresse d’expédition et configurez un protocole SMTP. 

recruiting-smtp-setup_fr.png

Notez que vous pouvez configurer une redirection des e-mails vers Personio (pour les communications entrantes) et configurer le SMTP (pour les communications sortantes). Pour optimiser le processus de communication, nous vous conseillons de configurer les deux, mais vous pouvez configurer uniquement la redirection si vous le souhaitez.

 

Configurer une redirection pour recevoir les e-mails des candidats dans Personio 

Si vous souhaitez recevoir les candidatures envoyées par e-mail ou par message directement dans les messages non attribués ou sur le profil du candidat dans la section Recrutement, vous devez configurer une redirection. Avec cette redirection, les e-mails entrants provenant de l’adresse e-mail de recrutement de votre entreprise sont envoyés directement à l’adresse e-mail de recrutement de l’entreprise de Personio. 

Vous trouverez l’adresse e-mail de recrutement de l'entreprise dans Personio sous Paramètres > Recrutement > Général > Paramètres des e-mails de recrutement. Par défaut, tous les messages sortants sont envoyés à partir de cette adresse e-mail et tous les messages reçus dans cette boîte de réception apparaissent dans votre compte Personio.

Settings-Recruiting-General-Recruiting-Email_fr.png

Pour recevoir dans Personio les e-mails envoyés par les candidats à la boîte mail de recrutement de votre entreprise, procédez comme suit : 

  1. Accédez à Paramètres > Recrutement > Recrutement > Général > Paramètres des e-mails de recrutement.
  2. Notez l’adresse e-mail de recrutement de l’entreprise de votre compte et configurez une redirection des e-mails à partir du serveur de messagerie de votre entreprise.

    Assurez-vous que l’en-tête d’origine de l’e-mail est également transféré et qu’une copie est enregistrée sur le serveur de messagerie de votre entreprise. Si vous avez des doutes sur les paramètres requis, veuillez contacter votre service informatique.

  3. Accédez à Nom de l’expéditeur pour indiquer si c'est l'employé qui était connecté ) ce moment-là ou le nom de l'entreprise (Paramètres > Organisation > Entreprise) qui doit être affiché comme expéditeur de l'e-mail. 

Vous pouvez vérifier que la redirection est correctement configurée en suivant les étapes décrites dans 1. Configurer l’adresse e-mail personnalisée de l’expéditeur.

 

Configurer les paramètres SMTP pour les e-mails envoyés de votre adresse

Pour que les interactions avec les candidats soient aussi efficaces et transparentes que possible, vous pouvez gérer l’ensemble de votre communication via Personio à l’aide de l’adresse e-mail de votre entreprise. Les entreprises qui ont plusieurs filiales peuvent enregistrer des adresses e-mail distinctes pour la société mère et pour chaque filiale. 

Nous vous suggérons de collaborer avec votre service informatique interne pour configurer les paramètres SMTP.

 

1. Configurer l’adresse e-mail personnalisée de l’expéditeur

Enregistrez l’adresse e-mail de recrutement de votre entreprise ou de votre filiale à laquelle les postulants doivent envoyer leur candidature. Pour ce faire, procédez comme suit :

settings-recruiting-user-defined-address_fr.png

  1. Accédez à Paramètres > Recrutement > Recrutement > Général > Paramètres des e-mails de recrutement et cliquez sur Modifier.
  2. Sélectionnez Oui à la question Utiliser une adresse e-mail personnalisée ?. Saisissez l’adresse e-mail requise dans le champ Adresse e-mail personnalisée pour la société mère ou l’une des filiales.
  3. Lorsque vous avez enregistré l’adresse, cliquez sur Envoyer un e-mail test. Personio enverra un e-mail test. Vérifiez que la redirection des e-mails fonctionne entre votre serveur de messagerie et l’adresse e-mail de recrutement de l’entreprise. Si la redirection a été correctement configurée (voir Configurer une redirection pour recevoir les e-mails des candidats), l’e-mail test et les candidatures ultérieures arriveront automatiquement dans les messages non attribués

 

2. Configurer la connexion au serveur SMTP

Vous allez maintenant définir pour la société mère ou pour la filiale les paramètres SMTP nécessaires pour envoyer des messages à partir de l’adresse e-mail de votre entreprise directement dans Personio.

En l’absence de paramètres SMTP, vos messages seront envoyés via l’adresse e-mail de recrutement de l’entreprise (nomducompte@m.personio.de). Si votre serveur SMTP n’autorise l’envoi d’e-mails qu’à partir de certaines adresses IP documentées, mettez sur liste blanche nos adresses IP de recrutement 3.121.59.239/32, 3.65.146.216/32 et 18.158.122.164/32 afin de garantir le bon déroulement de la transmission.

Pour ce faire, procédez comme suit :

settings-recruiting-smtp-settings_fr.png

  1. Accédez à Paramètres > Recrutement > Recrutement > Général > Paramètres des e-mails de recrutement > Utiliser une adresse e-mail personnalisée ? Oui > Utiliser pour envoyer des e-mails ? et cliquez sur Oui pour ouvrir les paramètres SMTP.
  2. Remplissez les champs Hôte, Port, Cryptage, Compte et Mot de passe, puis cliquez sur Enregistrer.

    Le nom d’utilisateur que vous saisissez doit correspondre à l’adresse e-mail que vous avez définie précédemment comme votre adresse e-mail personnalisée. Les paramètres SMTP vous permettent d’envoyer des e-mails au candidat à partir de Personio via votre serveur interne. Pour obtenir des informations techniques sur les paramètres SMTP pour différents fournisseurs, veuillez cliquer ici.

  3. Cliquez sur le bouton Tester la connexion pour vérifier que les paramètres SMTP ont été configurés correctement. Si vous ne parvenez pas à établir la connexion à votre serveur SMTP, un message d’erreur s’affiche. Transmettez-le à votre service informatique pour qu’il trouve l’erreur dans les paramètres. 

Si vous avez configuré des adresses e-mail pour des filiales, vous devez indiquer la filiale à laquelle un poste est associé dans les informations sur le poste. Les candidats à ce poste reçoivent tous les messages que vous leur envoyez à partir de Personio via l’adresse e-mail enregistrée dans les paramètres SMTP de la filiale. Vous pouvez consulter notre article sur la configuration des adresses e-mail pour les filiales pour plus d’informations.

 

Finaliser la communication avec les candidats

Pour finaliser les paramètres et préparer le module recrutement de Personio pour les communications avec les candidats, nous vous recommandons de configurer des modèles d’e-mails afin d'améliorer l'efficacité et la cohérence de la communication.  De plus, assurez-vous que tous les employés qui communiqueront avec les candidats ont configuré une signature électronique dans leur profil Personio. Lorsque tout est prêt, vous pouvez commencer à communiquer avec les candidats. Consultez ces articles pour plus de détails sur la gestion des messages de recrutement dans Personio et pour comprendre pourquoi vous recevez certains messages dans les messages non attribués.

 

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