Il s’agit de la 7e étape sur les 9 que compte le module d’implémentation Recrutement.

Cet article explique comment créer différents types d’entretien dans Personio, comment activer les invitations de calendrier pour les participants internes aux entretiens et comment associer le calendrier de votre entreprise à votre compte Personio.

Quels sont les avantages ?

Types d’entretien : les types d’entretien permettent de donner une meilleure idée de l’étape où se trouve le candidat et d’informer les intervieweurs du type d’entretien qui les attend.
Invitations de calendrier pour les participants internes : lorsque vous activez les invitations de calendrier, les participants internes recevront un e-mail avec une invitation de calendrier iCal une fois la réunion planifiée afin qu’ils n’oublient pas l’entretien.
Intégration du calendrier par API : si vous intégrez le calendrier de votre entreprise à Personio par API, vous pouvez vérifier directement la disponibilité des salles et des personnes qui participent à l’entretien. Vous pouvez aussi créer directement des liens vers des appels vidéo au moment où vous planifiez un entretien dans Personio. Vous avez également la possibilité d’envoyer aux candidats des liens de planification intelligente afin qu’ils puissent sélectionner dans votre calendrier la date et l’heure de leur choix.

Étape 1 : Créer des types d’entretien

À l’instar des étapes de recrutement, vous pouvez créer un nombre illimité de types d’entretien dans Personio, comme les entretiens téléphoniques, les entretiens individuels et les centres d’évaluation. Pour créer des types d’entretien, procédez comme suit :

Accédez à Paramètres > Recrutement > Recrutement.
Sélectionnez l’onglet Entretiens. Sous Types d’entretien, saisissez le nom du nouveau type d’entretien, puis cliquez sur l’icône plus pour créer tous les types d’entretien dont vous avez besoin dans Personio.
Pour modifier l’ordre de tri des types d’entretien, sélectionnez celui que vous souhaitez déplacer.
Cliquez ensuite sur Modifier à côté de ce type d’entretien, puis saisissez le nouveau chiffre dans l’ordre de tri. Cliquez ensuite sur Soumettre.

Étape 2 : Configurer les invitations de calendrier pour les intervieweurs

Pour définir si les intervieweurs doivent recevoir par e-mail une invitation de calendrier en plus du rendez-vous créé dans Personio, procédez comme suit :

Remarque
Cette procédure n’est pas nécessaire si vous configurez l’intégration d’un calendrier par API. Cependant, si vous travaillez avec une agence de recrutement externe (qui n’a pas d’adresse e-mail appartenant au domaine de votre entreprise, par exemple jean@chasseurdetete.com), la case doit être cochée pour que les invitations iCal puissent être envoyées à ces utilisateurs.

1. Activer les invitations iCal

Commencez par accéder à Paramètres > Recrutement > Recrutement.
Sélectionnez l’onglet Entretiens. À côté de Paramètres des entretiens, cliquez sur Modifier.
Indiquez alors si les employés qui participent aux entretiens doivent également recevoir une invitation de calendrier envoyée par e-mail via iCal.
Cliquez ensuite sur Enregistrer.

Conseil
Les invitations à des entretiens contenant des renseignements personnels sur les candidats, le rendez-vous dans le calendrier affiche par défaut la mention indisponible et aucune autre information n’est affichée. L’organisateur de l’entretien doit définir comme publiques la date et l’heure de l’entretien dans son propre compte de messagerie pour que les intervieweurs puissent les voir.

2. Intégrer le calendrier externe de votre entreprise à Personio via iCal

Remarque
Cette étape doit être effectuée par chaque employé.

Accédez à Calendriers > Calendrier des événements et cliquez sur Exporter.
Sélectionnez ensuite le type de calendrier que vous souhaitez exporter, ainsi que le département.
Conseil : pour ajouter des entretiens dans votre calendrier, sélectionnez le type de calendrier Recrutement pour exporter tous les entretiens. Pour exporter uniquement les entretiens auxquels vous participez, sélectionnez Mon calendrier.
Cliquez ensuite sur Générer le lien.
Cliquez sur Copier pour copier le lien iCal généré, puis insérez-le dans votre calendrier d’entreprise externe.

Pour en savoir plus, consultez l’article Exporter des entretiens vers un calendrier externe via iCal.

Étape 3 (facultative) : Configurer l’intégration d’un calendrier

Pour améliorer les workflows et limiter les erreurs lors de la création des entretiens, nous vous recommandons d’intégrer le calendrier de votre entreprise à votre compte Personio par API à l’aide de notre partenaire Cronofy.

Vous pouvez alors :

vérifier la disponibilité des salles et des personnes qui participent à l’entretien au moment où vous le planifiez en utilisant la fonction Trouver une plage horaire ;
créer des liens de vidéoconférence pour Zoom, Google Meet, Microsoft Teams et GoToMeeting directement dans Personio ;
proposer aux candidats différentes dates et heures pour l’entretien selon votre calendrier en utilisant la fonction Planification intelligente des entretiens.

Personio est actuellement compatible avec les applications de calendrier Google Apps, Microsoft Office 365 et Microsoft Exchange. Pour en savoir plus, consultez l’article Configurer l’intégration du calendrier de votre entreprise.

Remarque
La configuration de l’intégration du calendrier doit être effectuée par des employés disposant des droits d’administrateur sur votre compte. Elle nécessite également la collaboration de l’administrateur du calendrier de votre entreprise ou du service informatique.

Gérer les entretiens

Pour comprendre les différentes façons de créer et de planifier des entretiens, consultez les articles suivants :

Étape suivante

Félicitations 🎉
Vous pouvez maintenant créer des formulaires d’évaluation des candidats afin de standardiser l’évaluation des candidats après un entretien.

Comment pouvons-nous vous aider ?

Créer des types d’entretien et configurer des invitations (implémentation)