Étape 3 : Générer des entretiens d'embauche

 

 

Cet article vous explique comment organiser et gérer vos entretiens avec les candidats. Pour ce faire, vous devez commencer par définir tous les types d’entretien que vous souhaitez configurer dans Personio, puis décider si les invitations de calendrier doivent être envoyées à toutes les personnes qui participent à l’entretien directement depuis votre compte Personio. Vous pouvez également connecter le calendrier de votre entreprise à votre compte Personio afin de vérifier la disponibilité des salles et des personnes qui participent à l’entretien au moment où vous le planifiez dans Personio.

 

Créer des types d’entretien

À l’instar des étapes de recrutement, vous pouvez créer un nombre illimité de types d’entretien dans Personio, comme les entretiens téléphoniques, les entretiens individuels et les centres d’évaluation. Pour créer des types d’entretien, procédez comme suit :

  1. Accédez à Paramètres > Recrutement > Recrutement > Entretiens > Types d’entretien.
  2. Cliquez sur le symbole Plus plus-icon.png et ajoutez tous les types d’entretien que vous souhaitez organiser dans Personio.
  3. Pour modifier l’ordre des types d’entretien, cliquez sur Modifier. Pour en savoir plus sur la configuration des types d’entretien, cliquez ici.

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Configurer les invitations de calendrier pour les intervieweurs

Pour définir si les intervieweurs doivent recevoir par e-mail une invitation de calendrier en plus du rendez-vous créé dans Personio, procédez comme suit :

Remarque : cette procédure n’est pas nécessaire si vous configurez l’intégration d’un calendrier par API. Cependant, si vous travaillez avec une agence de recrutement externe (qui n’a pas d’adresse e-mail appartenant au domaine de votre entreprise, p. ex. jean@chasseurdetete.com), la case doit être cochée pour que les invitations iCal puissent être envoyées à ces utilisateurs.

  1. Tout d’abord, vous devez exporter dans votre calendrier les rendez-vous correspondant aux entretiens via ical.
  2. Accédez ensuite à Paramètres > Recrutement > Recrutement > Entretiens > Paramètres des entretiens.
  3. Cliquez sur Modifier et indiquez si les employés qui participeront aux entretiens recevront également une invitation de calendrier envoyée par e-mail via iCal.
  4. Cliquez ensuite sur Enregistrer.

Astuce : les invitations à des entretiens contenant des renseignements personnels sur les candidats, le rendez-vous dans le calendrier affiche par défaut la mention indisponible et aucune autre information n’est affichée. L’organisateur de l’entretien doit définir comme publiques la date et l’heure de l’entretien dans son propre compte de messagerie pour que les intervieweurs puissent les voir.

 

Configurer l’intégration d’un calendrier

Pour améliorer les workflows et limiter les erreurs lors de la création des entretiens, nous vous recommandons d’intégrer le calendrier de votre entreprise à votre compte Personio par API à l’aide de notre partenaire Cronofy.

Vous pouvez alors :

  • vérifier la disponibilité des salles et des personnes qui participent à l’entretien au moment où vous le planifiez en utilisant la fonction Trouver une plage horaire ;
  • créer des liens de vidéoconférence pour Zoom, Google Meet, MS Teams et GoToMeeting directement dans Personio ;
  • proposer aux candidats différentes dates et heures pour l’entretien selon votre calendrier en utilisant la fonction Planification intelligente des entretiens.

Personio est actuellement compatible avec les applications de calendrier Google Apps, Microsoft Office 365 et Microsoft Exchange. Pour en savoir plus sur la configuration de l’intégration du calendrier de votre entreprise, cliquez ici.

Remarque : la configuration de l’intégration du calendrier doit être effectuée par des employés disposant des droits d’administrateur sur votre compte. Elle nécessite également la collaboration de l’administrateur du calendrier de votre entreprise ou du service informatique.

 

Créer un entretien

Si un candidat intéressant a postulé pour une offre d’emploi, vous pouvez créer et gérer vos entretiens directement dans Personio. Pour ce faire, procédez comme suit :

Create-Recruiting-Interview_fr.gif

  1. Accédez à Recrutement > Candidatures.
  2. Accédez à la candidature du postulant et cliquez sur l’onglet Entretien.
  3. Cliquez sur Nouvel entretien et sélectionnez un type d’entretien.
    Pour en savoir plus sur la configuration des types d’entretien, cliquez ici.
  4. Sélectionnez les participants (intervieweurs et organisateur). Si vous êtes l’organisateur et que vous souhaitez également voir dans votre calendrier l’entretien planifié, vous devez vous ajouter comme participant.

    Astuce : bien que l’organisateur de l’entretien ne soit pas obligé d’y participer, il doit déjà être désigné comme la personne responsable du poste. Un rôle de recrutement doit être attribué à chaque participant afin que les droits d’accès qui lui seront attribués lorsqu’il recevra son invitation à l’entretien puissent être définis. Pour en savoir plus, consultez l’article Étape 7 : Définir les rôles de recrutement.

  5. Indiquez ensuite la Durée, la Date et l’Heure de début de l’entretien. Si vous le souhaitez, vous pouvez aussi sélectionner la Salle et le Lieu de l’entretienConsultez cet article pour organiser des entretiens sans intégration du calendrier.

    Remarque : si vous utilisez un calendrier intégré, vous pouvez :
    ▶︎ Cliquer sur Trouver une plage horaire et vérifier la disponibilité des intervieweurs et de la salle directement dans le calendrier. Pour en savoir plus sur l’organisation d’entretiens à l’aide du calendrier intégré, cliquez ici.
    ▶︎ Créer un lien de planification intelligente et l’envoyer au candidat. Pour en savoir plus, consultez notre article sur la planification intelligente des entretiens.

  6. Sous Méthode d’entretien, vous pouvez indiquer si l’entretien se déroulera en personne, au téléphone ou via un fournisseur de solutions de vidéoconférence intégré (Google Meet, Zoom, MS Teams ou GoToMeeting). Pour en savoir plus sur l’utilisation de la vidéoconférence pour les entretiens, cliquez ici.
  7. Si vous avez configuré des formulaires d’évaluation, vous pouvez en sélectionner un dans le menu déroulant et créer un rappel afin que les intervieweurs reçoivent des notifications automatiques par e-mail pour leur rappeler cette tâche. Pour en savoir plus, consultez l’article Étape 4 : Créer des formulaires d’évaluation.

 

Gérer un entretien

Envoyer l’invitation au candidat

Une fois que vous avez créé un entretien, vous pouvez cliquer sur Envoyer un e-mail d’invitation au candidat afin d’envoyer toutes les informations nécessaires au candidat, soit via un modèle d’e-mail soit via la fonction Copier les détails de l’entretien. Dans ce cas, l’invitation créera automatiquement un évènement dans le calendrier du candidat, et le corps du message sera affiché dans l’évènement. Pour en savoir plus sur l’envoi de messages de recrutement, cliquez ici.

Remarque : selon les paramètres du fournisseur de messagerie du candidat, la réponse du candidat à l’invitation (acceptée ou refusée) sera envoyée à Personio et apparaîtra dans la vue d’ensemble de l’entretien.

 

Statut et vue d’ensemble de l’entretien

Une fois organisé, l’entretien se voit attribuer l’un des statuts suivants :

  • Programmé (la date de l’entretien est dans le futur) : tous les participants internes recevront par e-mail une invitation à assister à l’entretien à condition que l’option correspondante ait été activée, comme décrit ci-dessus.
  • Terminé (la date de l’entretien est dans le passé) : le statut Terminé est automatiquement attribué à tous les entretiens le lendemain de la date prévue de l’entretien, sauf si le statut a été changé manuellement en Abandonné auparavant.
  • Annulé : si vous cliquez sur Annuler cet entretien, le statut passe automatiquement à Annulé.

Une icône indique la méthode de l’entretien. L’heure de l’entretien est indiquée dans le fuseau horaire de l’organisateur (le fuseau est indiqué entre parenthèses). Une fois qu’une réunion a été créée, les réponses suivantes peuvent être affichées dans l’entretien programmé ainsi que dans le calendrier de l’entreprise :

  • Participe
  • Refusé
  • Peut-être
  • En attente de réponse

Recruiting-Video-Interview-Scheduled_fr.png

 

Annuler un entretien

Pour annuler un entretien, cliquez sur Annuler cet entretien.

Remarque : tous les participants internes sont automatiquement prévenus par e-mail de l’annulation. Le candidat ne sera pas notifié par e-mail de cette annulation. Vous devez donc le prévenir séparément.

 

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