Étape 3 : Générer des entretiens d'embauche

 

Cet article vous explique comment organiser et gérer vos entretiens avec les candidats. Pour ce faire, vous devez commencer par définir tous les types d’entretien que vous souhaitez configurer dans Personio. Avec Personio, vous pouvez également envoyer directement depuis votre compte des invitations de calendrier à toutes les personnes qui participent à l’entretien.

 

Créer des types d’entretien

À l’instar des étapes de recrutement, vous pouvez créer un nombre illimité de types d’entretien dans Personio. Accédez à Paramètres > Recrutement > Entretiens > Types d’entretien et ajoutez tous les types d’entretien que vous souhaitez organiser dans Personio. Cliquez sur Modifier pour changer l’ordre de tri des types d’entretien.

Accédez à Paramètres > Recrutement > Entretiens > Paramètres d’entretien pour indiquer si les employés qui participeront aux entretiens recevront également une invitation de calendrier par e-mail en plus du rendez-vous qui sera créé dans Personio.

Les invitations à des entretiens contenant des renseignements personnels sur les candidats, le rendez-vous dans le calendrier affiche par défaut la mention indisponible et aucune autre information n’est affichée. Définissez comme publiques la date et l’heure de l’entretien dans votre propre compte de messagerie pour que vos collègues puissent les voir.

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Créer et gérer des entretiens

Si un candidat intéressant a postulé pour une offre d’emploi, vous pouvez créer et gérer vos entretiens directement dans Personio.

Accédez au profil du candidat à qui vous voulez faire passer un entretien et cliquez sur l’onglet Entretiens. Sélectionnez Nouvel entretien et choisissez le type d’entretien pour commencer à organiser la rencontre avec le candidat. Définissez l’organisateur de l’entretien. L’organisateur n'est pas obligé de participer à l’entretien, mais il doit être désigné comme la personne responsable du poste. Sélectionnez les employés qui assisteront à l’entretien. Un rôle de recrutement doit être attribué à chaque participant afin que vous puissiez définir les droits d’accès qui lui seront attribués lorsqu’il recevra son invitation à l’entretien. Pour découvrir comment configurer les rôles de recrutement, veuillez cliquer ici.

Sélectionnez le statut de l’entretien :

  • Créé : le candidat n’a pas encore confirmé sa présence.
  • Programmé : le candidat a confirmé l’entretien. Tous les participants internes recevront par e-mail une invitation à assister à l’entretien à condition que l’option correspondante ait été activée dans Paramètres > Recrutement > Entretiens > Paramètres d’entretien.

    Le jour de l’entretien, le tableau de bord de l’organisateur et de chaque participant affiche un aperçu de l’agenda dans la section Entretiens aujourd’hui.

    Notez qu’aucune invitation n’est envoyée automatiquement au candidat. Vous devez l’inviter séparément par e-mail. Pour ce faire, vous devez d’abord configurer l’entretien. Copiez ensuite les informations sur l’entretien à l’aide de la fonction Copier les détails de l’entretien pour que le candidat connaisse l’heure de l’entretien et les personnes qui y participeront. 

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  • Terminé : l’entretien a eu lieu.
    Le statut Terminé est automatiquement attribué à tous les entretiens le lendemain de la date prévue de l’entretien, sauf si le statut a été changé manuellement en Abandonné auparavant.
  • Abandonné : l’entretien n’aura pas lieu à l’heure prévue. Tous les participants internes sont automatiquement prévenus de l’annulation par e-mail.

    Le candidat ne sera pas notifié par e-mail de cette annulation. Vous devez donc le prévenir séparément.

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Ajoutez la date, l’heure, la durée et le lieu de l’entretien. Indiquez si les personnes qui participent à l’entretien doivent remplir un formulaire d’évaluation. Dans le cas d’entretiens programmés, tous les participants reçoivent par e-mail une invitation à remplir le formulaire d’évaluation le jour de l’entretien. Cette demande génère également une tâche à effectuer qui s’affiche sur leur tableau de bord.

Précisez si les participants à l’entretien doivent recevoir des rappels automatiques les invitant à remplir le formulaire d’évaluation. Si oui, précisez le nombre de jours qui doivent s’écouler avant que le rappel ne soit envoyé. Vous pouvez ajouter une note interne à l’intention des participants à l’entretien.

 

Organiser des entretiens avec un calendrier intégré

Vous pouvez connecter le calendrier de votre entreprise à votre compte Personio afin de vérifier la disponibilité des candidats et des salles au moment où vous planifiez l’entretien et de réserver ensuite un créneau horaire directement dans Personio.

 

Configurer l’intégration du calendrier

Pour activer cette fonction, vous devez créer un lien vers le calendrier de votre entreprise. Pour ce faire, accédez à Paramètres > Calendriers > Intégration du calendrier. Une fois la fonction activée, il n’est pas nécessaire de renouveler cette étape. Cette opération doit être effectuée par des employés disposant des droits d’administrateur sur votre compte. Elle nécessite également la collaboration de l’administrateur du calendrier de votre entreprise ou du service informatique. Pour obtenir des informations détaillées sur la configuration de l’intégration, cliquez ici.

Personio est actuellement compatible avec les applications de calendrier Google Apps, Microsoft Office 365 et Microsoft Exchange.

 

Organiser un entretien

Organisez un entretien selon les instructions ci-dessus (chapitre Créer et gérer des entretiens).

 

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Une fois que vous avez défini l’ensemble des informations essentielles et des participants, cliquez sur Trouver une plage horaire. Dans le calendrier qui s'ouvre, sélectionnez une plage horaire disponible par glisser-déposer. Vous pouvez à nouveau définir ou modifier directement dans la vue du calendrier toutes les informations essentielles, telles que la date, la durée et la salle de l'entretien. Cliquez sur le bouton Sélectionner l’heure si cet horaire vous convient. La page générale de l’entretien s’affiche de nouveau.

Renseignez les autres champs et cliquez sur Soumettre. Personio envoie alors automatiquement des invitations et ajoute l’événement au calendrier des employés et des salles concernés.

Pour en savoir plus sur l’organisation d’entretiens dans un calendrier intégré, cliquez ici.

 

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