Étape 1 : Configurer les étapes et les catégories

 

Cet article vous explique comment configurer les étapes et les catégories de recrutement afin de refléter le processus de recrutement de votre entreprise dans Personio. Commencez par réfléchir aux différentes étapes que les candidats suivent habituellement, puis combinez-les comme vous le souhaitez pour chaque catégorie. 

 

Quels sont les avantages ?

Configurer des étapes et des catégories dans Personio offre les avantages suivants :

  • Reproduisez dans Personio votre processus de candidature : configurez les différentes étapes qui existent dans votre processus de candidature, comme la présélection, l’entretien téléphonique ou le centre d’évaluation. 
  • Accélérez le processus de candidature : vérifiez que chaque candidature se trouve toujours dans la bonne étape du processus de candidature et recevez une notification si une candidature est dans une étape depuis trop longtemps.
  • Créez un processus personnalisé pour chaque catégorie : ainsi, un stagiaire peut par exemple être embauché plus rapidement qu’un employé à temps plein, car vous voudrez peut-être faire passer plusieurs entretiens à ce dernier.
  • Voyez en un coup d’œil le nombre de candidats dans chacune des étapes de recrutement : accédez à Recrutement > Postes pour voir clairement tous les postes vacants dans votre entreprise.

 

Étapes prédéfinies

Sous Paramètres > Recrutement > Recrutement > Étapes, les étapes Non attribué, Refusé, Abandon, Offre et Accepté sont prédéfinies par défaut. Vous ne pouvez pas modifier ces étapes de recrutement, car elles déclenchent d’autres processus dans Personio.

Étape de recrutement prédéfinie Remarque
Non attribué Cette étape est automatiquement attribuée à tous les candidats qui ne se sont pas vus attribuer une autre étape. Cette catégorie peut notamment être attribuée aux candidats qui étaient dans une étape qui a été supprimée.
Refusé Cette étape est attribuée à tous les candidats que vous avez refusés, par exemple parce qu’ils ne correspondaient pas au profil recherché.
Abandon Cette étape est attribuée à tous les candidats qui ont retiré leur candidature, par exemple parce que le poste à pourvoir ne les intéressait plus.
OFFRE D’EMBAUCHE Cette étape est attribuée à tous les candidats pour lesquels vous créez (et envoyez) une offre d’emploi directement depuis Personio. Vous trouverez plus d’informations sur la création d’offres dans Personio ici.
Accepté Cette étape est attribuée à tous les candidats qui ont accepté votre offre. Ces candidats sont ajoutés automatiquement à Personio comme nouvelles recrues. Toutes les informations qui se trouvent dans l’onglet Offre ainsi que tous les documents sont ajoutés automatiquement au profil du nouvel employé. Le profil de l’employé reste associé au profil du candidat.

Remarque : en raison du RGPD, vous êtes légalement tenu de supprimer les données personnelles une fois accomplie la fin pour laquelle elles ont été recueillies. Accédez à Paramètres > Recrutement > Recrutement > Général afin d’anonymiser automatiquement les données de tous les candidats qui se trouvent à l’étape Refusé ou Abandon. Pour plus d'information, consultez notre article sur l’anonymisation et la suppression des données des candidats.

 

Configurer des étapes personnalisées

Outre les étapes prédéfinies, vous pouvez créer un nombre illimité d’étapes supplémentaires obligatoires.

Pour créer des étapes de recrutement personnalisées, procédez comme suit :

  1. Accédez à Paramètres > Recrutement > Recrutement > Étapes.
  2. Cliquez sur Ajouter une nouvelle étape de recrutement. Saisissez le nom de l’étape dans la zone de texte Nom de l’étape, puis cliquez sur Enregistrer.
  3. Définissez la durée de l’étape.
    ▶︎ Illimitée
    ▶︎ Limitée – Indiquez le nombre maximum de jours pendant lesquels les candidats peuvent rester à cette étape. Si un candidat dépasse ce nombre de jours, son nom est signalé dans la liste Candidatures. Vous pouvez également filtrer cette liste afin de repérer ceux qui sont déjà dans une étape depuis trop longtemps. Pour en savoir plus, consultez notre article sur les fonctions de la liste des candidats.
  4. Pour donner une structure plus claire et pour facilement différencier les étapes, sélectionnez la couleur de l’étape et cliquez sur Soumettre.

Astuce
Vous pouvez déplacer l’étape dans la liste par glisser-déposer.

Pour découvrir comment faire passer des candidats d’une étape à une autre, cliquez ici.

 

Configurer les catégories de recrutement

Vous pouvez utiliser des catégories de recrutement pour refléter différents processus de candidature, et organiser et afficher clairement les postes à pourvoir. Vous pouvez par exemple créer des catégories par type d’emploi (à temps plein, à temps partiel), par poste (junior, senior) ou par département (marketing, informatique).

Pour créer une catégorie, procédez comme suit :

  1. Accédez à Paramètres > Recrutement > Recrutement > Catégories.
  2. Cliquez sur Ajouter une nouvelle catégorie de recrutement. Saisissez le nom de la catégorie dans la zone de texte Nom de la catégorie, puis cliquez sur Soumettre.
  3. Dans le menu déroulant, sélectionnez les étapes de recrutement que vous souhaitez ajouter à cette catégorie. Vous pouvez changer l’ordre par glisser-déposer.

    Remarque
    Si vous n’attribuez aucune étape à une catégorie, toutes les étapes sont appliquées par défaut.

  4. Sous Réponse automatique, indiquez si les candidats doivent automatiquement recevoir un accusé de réception lorsqu’ils postulent via le module de candidature et/ou par e-mail.
  5. Sélectionnez un modèle d’e-mail que vous avez créé précédemment comme modèle de réponse automatique, puis choisissez la signature d’e-mail d’un employé comme signature de la réponse automatique. Vous trouverez plus d’informations sur l’envoi de réponses automatiques dans notre article sur la création d’un e-mail automatisé pour accuser réception des candidatures.
  6. Cliquez sur Appliquer les modifications pour terminer le processus.

Astuce
Vous pouvez créer une catégorie supplémentaire appelée Vivier de talents. Transférez dans cette catégorie tous les candidats que vous envisagerez pour d’autres postes. Découvrez comment créer un vivier de talents.

 

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