Étape 1 : Configurer les étapes et les catégories

 

Cet article vous explique comment configurer les étapes et les catégories de recrutement afin de refléter le processus de recrutement de l’entreprise dans Personio.

Les étapes et les catégories vous permettent de personnaliser le processus pour chaque poste à pourvoir, de la réception des candidatures jusqu’au recrutement. Ainsi, un stagiaire peut par exemple être embauché plus rapidement qu’un employé à temps plein, car vous voudrez peut-être faire passer plusieurs entretiens à ce dernier. Commencez par réfléchir aux différentes étapes que les candidats suivent habituellement, puis combinez-les comme vous le souhaitez pour chaque catégorie (type d’emploi, par exemple).

 

Étapes prédéfinies

Sous Paramètres > Recrutement > Recrutement > Étapes, les étapes Non attribué, Refusé, Abandon, Offre et Accepté sont prédéfinies par défaut. Vous ne pouvez pas modifier ces étapes de recrutement, car elles déclenchent d’autres processus dans Personio.

Étape de recrutement prédéfinie Remarque
Non attribué Cette étape est automatiquement attribuée à tous les candidats qui ne se sont pas vus attribuer une autre étape. Cette catégorie peut notamment être attribuée aux candidats qui étaient dans une étape qui a été supprimée.
Refusé Cette étape est attribuée à tous les candidats que vous avez refusés, par exemple parce qu’ils ne correspondaient pas au profil recherché.
Abandon Cette étape est attribuée à tous les candidats qui ont retiré leur candidature, par exemple parce que le poste à pourvoir ne les intéressait plus.
OFFRE D’EMBAUCHE Cette étape est attribuée à tous les candidats pour lesquels vous créez (et envoyez) une offre d’emploi directement depuis Personio. Vous trouverez plus d’informations sur la création d’offres dans Personio ici.
Accepté Cette étape est attribuée à tous les candidats qui ont accepté votre offre. Ces candidats sont ajoutés automatiquement à Personio comme nouvelles recrues. Toutes les informations qui se trouvent dans l’onglet Offre ainsi que tous les documents sont ajoutés automatiquement au profil du nouvel employé. Le profil de l’employé reste associé au profil du candidat.

Remarque : en raison du RGPD, vous êtes légalement tenu de supprimer les données personnelles une fois accomplie la fin pour laquelle elles ont été recueillies. Accédez à Paramètres > Recrutement > Recrutement > Général afin d’anonymiser automatiquement les données de tous les candidats qui se trouvent à l’étape Refusé ou Abandon. Pour plus d'information, consultez notre article sur l’anonymisation et la suppression des données des candidats.

 

Étapes personnalisées

Outre les étapes prédéfinies, vous pouvez créer un nombre illimité d’étapes supplémentaires obligatoires. Pour créer des étapes de recrutement, procédez comme suit :

  1. Accédez à Paramètres > Recrutement > Recrutement > Étapes.
  2. Saisissez le nom de l’étape dans la zone de texte Ajouter une nouvelle étape de recrutement, puis cliquez sur le symbole plus plus-icon.png.
  3. Indiquez le nombre maximum de jours pendant lesquels les candidats peuvent rester à chaque étape. Si un candidat dépasse ce nombre de jours, son nom est signalé dans la liste Candidatures. Vous pouvez également filtrer cette liste afin de repérer ceux qui sont déjà dans une étape depuis trop longtemps. Pour en savoir plus sur les fonctions de la liste des candidats, cliquez ici.
  4. Vous pouvez changer l’ordre des étapes par glisser-déposer.
  5. Pour donner une structure plus claire et pour facilement différencier les étapes, sélectionnez une couleur pour chacune d’elles.

Pour découvrir comment faire passer des candidats d’une étape à une autre, cliquez ici.

 

Configurer les catégories de recrutement

Vous pouvez utiliser des catégories de recrutement pour refléter différents processus de candidature, organiser et afficher clairement les postes à pourvoir, et envoyer automatiquement des accusés de réception. Pour créer une catégorie, procédez comme suit :

  1. Accédez à Paramètres > Recrutement > Recrutement > Catégories.
  2. Saisissez le nom de la catégorie dans la zone de texte Ajouter une nouvelle catégorie de recrutement, puis cliquez sur le symbole plus plus-icon.png. Vous pouvez par exemple créer des catégories par type d’emploi (à temps plein, à temps partiel), par poste (junior, senior) ou par département (marketing, informatique).
  3. Cliquez sur Modifier et ajoutez un nombre illimité d’étapes de recrutement à chaque catégorie. Vous pouvez changer l’ordre par glisser-déposer.

    Remarque : si vous n’attribuez aucune étape à une catégorie, toutes les étapes sont appliquées par défaut.

  4. Sous Réponse automatique, indiquez si les candidats doivent automatiquement recevoir un accusé de réception lorsqu’ils postulent via l’outil en ligne et/ou par e-mail. Sélectionnez un modèle d’e-mail que vous avez créé précédemment comme modèle de réponse automatique, puis choisissez la signature d’e-mail d’un employé comme signature de la réponse automatique. Pour obtenir des informations plus détaillées sur les préférences d’e-mail dans Personio, consultez notre article Étape 2 : Configurer la communication par e-mail avec les candidats.
  5. Cliquez sur Soumettre pour terminer le processus.

Nous vous conseillons de créer une catégorie supplémentaire appelée vivier de candidats. Transférez dans cette catégorie tous les candidats que vous envisagerez pour d’autres postes. 

 

Affichage des étapes et des catégories de recrutement

Lorsque vous aurez configuré les étapes et les catégories de recrutement, vous verrez clairement tous les postes vacants dans votre entreprise sous Recrutement > Postes. Les postes étant regroupés par catégorie, vous pouvez voir en un coup d’œil le nombre de candidats dans chacune des étapes de recrutement.

Pour en savoir plus sur la création de postes, cliquez ici.

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