Étape 1 : Configurer les étapes et les catégories

 

Dans Personio, vous pouvez configurer les étapes de recrutement et classer les postes à pourvoir par catégorie afin de refléter le processus de recrutement de votre entreprise.

 

Diviser le processus de candidature en étapes et catégories

Nous vous expliquons ci-dessous comment recréer votre processus de candidature dans Personio à l’aide d’étapes et de catégories. Vous pouvez ainsi personnaliser le processus pour chaque poste à pourvoir, de la réception des candidatures jusqu’au recrutement. Commencez par réfléchir aux différentes étapes que vos candidats suivent habituellement. Vous pouvez ensuite les combiner comme vous le souhaitez pour chaque catégorie (type d’emploi, par exemple). Un stagiaire peut ainsi être embauché plus rapidement qu’un employé à temps plein, car vous voudrez peut-être lui faire passer plusieurs entretiens.

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Étapes prédéfinies

Par défaut, les étapes Non assigné, Refusé, Abandonné, Offre et Accepté sont prédéfinies dans Paramètres > Recrutement > Étapes. Vous ne pouvez pas modifier ces étapes de recrutement, car elles déclenchent d’autres processus dans Personio.

  • Non assigné : cette étape est automatiquement attribuée à tous les candidats qui ne se sont pas vus attribuer une autre étape. Cette catégorie peut notamment être attribuée aux candidats qui étaient dans une étape qui a été supprimée.
  • Refusé : cette étape est attribuée à tous les candidats que vous avez refusés, par exemple parce qu’ils ne correspondaient pas au profil recherché.
  • Abandonné : cette étape est attribuée à tous les candidats qui n’ont pas donné suite à leur candidature, par exemple parce que le poste à pourvoir ne les intéressait plus.

Vous êtes légalement tenu de supprimer les données personnelles une fois accomplie la fin pour laquelle elles ont été recueillies. Pour cela, accédez à Paramètres > Recrutement > Général et activez l’anonymisation automatique des données de tous les candidats qui se trouvent à l’étape Refusé ou Abandonné. Notez que même si les données ne peuvent pas être récupérées après avoir été anonymisées, les métadonnées sont conservées pour vos rapports.

  • Offre : cette étape est attribuée à tous les candidats pour lesquels vous créez (et éventuellement envoyez) des propositions d’emploi directement depuis Personio. Vous trouverez plus d’informations sur la création d’offres ici.
  • Accepté : cette étape est attribuée à tous les candidats qui ont accepté votre offre et qui sont ajoutés à Personio comme nouvelles recrues. Toutes les informations qui se trouvent dans l’onglet Offre ainsi que tous les documents sont ajoutés automatiquement au profil du nouvel employé. Le profil de l’employé reste associé au profil du candidat.

Les candidats ne peuvent pas rester indéfiniment aux étapes Non assigné et Offre. Ils ne peuvent rester qu’un seul jour à l’étape Non assigné et sept jours à l’étape Offre. Si un candidat dépasse ce nombre de jours, son nom est signalé dans la liste des candidats. Vous pouvez en outre filtrer la liste des candidats pour repérer ceux qui sont déjà dans une étape depuis trop longtemps. Pour en savoir plus sur la liste des candidats, cliquez ici.

 

Étapes personnalisées

Outre les étapes prédéfinies, vous pouvez créer un nombre illimité d’étapes supplémentaires obligatoires. Accédez à Paramètres > Recrutement > Étapes pour créer des étapes. Dans le champ Ajouter une nouvelle étape de recrutement, saisissez un nom pour votre étape (vérification de documents, entretien, études de cas ou décision finale, par exemple) et indiquez le nombre de jours maximal qu’un candidat peut rester dans cette étape.Ajoutez ensuite chaque étape en cliquant sur le symbole plus.

Lorsque vous avez créé toutes les étapes, vous pouvez changer leur ordre par glisser-déposer. Vous pouvez également glisser-déposer des étapes supplémentaires ultérieurement. Pour finir, cliquez sur Modifier pour attribuer une couleur différente à chaque étape. La vue d’ensemble du processus de candidature sera ainsi plus claire.

Créez une étape personnalisée supplémentaire appelée vivier de candidats. Transférez à cette étape tous les candidats que vous pourriez envisager pour d’autres postes à pourvoir.

Pour découvrir comment faire passer des candidats d’une étape à une autre, cliquez ici.

 

Configurer les catégories de recrutement

Vous pouvez utiliser des catégories de recrutement pour refléter différents processus de candidature. Pour créer des catégories, accédez à Paramètres > Recrutement > Catégories et ajoutez toutes les catégories de recrutement qui pourraient être utiles dans votre entreprise. Vous pouvez par exemple créer des catégories par type d’emploi (à temps plein, à temps partiel), par poste (junior, senior) ou par département (marketing, informatique). Les catégories vous permettent non seulement d’organiser et d’afficher clairement les postes à pourvoir, mais aussi d’attribuer des processus de recrutement spécifiques à des étapes et d’envoyer automatiquement des accusés de réception.

Choisissez les étapes que vous souhaitez attribuer aux différentes catégories. Pour enregistrer des processus de candidature spécifiques dans les différentes catégories de recrutement, cliquez sur la catégorie de votre choix, puis sur Modifier. Vous pouvez ajouter un nombre illimité d’étapes de recrutement à chaque catégorie.

Notez que si vous n’attribuez aucune étape à une catégorie, toutes les étapes sont appliquées par défaut.

Vous pouvez également envoyer automatiquement des accusés de réception aux candidats des différentes catégories. Sélectionnez une catégorie, cliquez sur Modifier, puis, sous Réponse automatique, indiquez si les candidats doivent recevoir un accusé de réception lorsqu'ils posent leur candidature via l'outil en ligne et/ou par e-mail. Sélectionnez un modèle de réponse automatique que vous avez créé précédemment et choisissez une adresse d'expéditeur. Cliquez sur Enregistrer pour terminer le processus.

Pour obtenir des informations plus détaillées sur les préférences d’e-mail dans Personio, veuillez cliquer ici.

 

Afficher les catégories de recrutement

Les catégories de recrutement que vous créez vous aident également à voir clairement les postes vacants dans votre entreprise. Pour les consulter, accédez au menu principal et cliquez sur Recrutement > Postes pour générer la liste des postes à pourvoir classés par catégorie. Vous voyez en un coup d’œil le nombre de candidats qui se trouvent à chaque étape de votre processus de recrutement pour chacun des postes.

Pour découvrir comment créer des postes à pourvoir, veuillez cliquer ici.

 

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