Cet article explique comment importer plusieurs documents dans les profils des employés correspondants. Si vous souhaitez importer un seul document à un profil d’employé spécifique ou utiliser un modèle afin de créer un document pour plusieurs employés à la fois, consultez la section Ajouter des documents au profil d’un employé.
Conditions préalables à l’importation de fichiers
Avant d’importer des documents sur Personio, assurez-vous que tous les noms de fichiers suivent l’un des formats ci-dessous :
- Prénom_Nom_Catégorie_jjmmaaaa
- Prénom_Nom_Catégorie_jj.mm.aaaa
- EmployeeID_Prénom_Nom_Catégorie_jjmmaaaa
- EmployeeID_Prénom_Nom_Catégorie_jj.mm.aaaa
- EmployeeID___Catégorie_jjmmaaaa
- EmployeeID___Catégorie_jj.mm.aaaa
Ces conventions de nommage permettent à Personio de faire correspondre automatiquement les fichiers importés avec l’employé concerné.
Astuce :
Pour créer la barre longue figurant entre l’attribut Employee ID (ID de l’employé) et la catégorie (que vous pouvez voir dans les deux derniers formats ci-dessus), utilisez trois tirets bas consécutifs : « _ _ _ ».
Consultez le tableau ci-dessous pour connaître les cas particuliers ou les exceptions concernant le nommage des fichiers.
| Cas | More information |
| Informations supplémentaires dans le nom du fichier |
Vous pouvez ajouter des informations supplémentaires dans le nom du fichier, après la date. Utilisez un tiret bas, « _ », pour les séparer. Par exemple : EmployeeID___Catégorie_jj.mm.aaaa_informations_supplémentaires |
| Attribut Employee ID |
Lorsque vous faites figurer un ID d’employé dans un nom de fichier, l’attribut « Employee ID » (ID d’employé) disponible dans Personio doit être en anglais ou en allemand et porter l’un des noms suivants : « Employee ID », « Employee Number », « Mitarbeiter ID » ou « Personalnummer ». |
| Plusieurs noms de famille |
Si un employé a plusieurs noms de famille, séparez-les par une espace. Par exemple : |
| Aucune catégorie ou date dans le nom du fichier |
Si vous ne faites pas figurer la catégorie ni la date dans le nom du fichier, le document sera tout de même attribué automatiquement à l’employé correspondant, mais vous devrez sélectionner manuellement la catégorie et la date du document. |
Importer plusieurs fichiers via la fonction d’importation
Vérifiez que tous les fichiers sont correctement nommés selon les Conditions préalables, puis suivez les étapes ci-dessous pour importer plusieurs fichiers à la fois.
- Accédez à Paramètres > Imports.
- Choisissez le type d’import Documents et cliquez sur Suivant.
- Sélectionnez tous les documents ou ajoutez-les par glisser-déposer dans le champ Fichiers. Vous pouvez importer jusqu’à 100 documents lors de chaque importation.
- Configurez les colonnes pour chaque document importé. Vérifiez que l’employé, la catégorie et la date du document sont correctement attribués. Effectuez des modifications si nécessaire.
- Pour supprimer un document de la liste, cochez la case en regard du nom du fichier et cliquez sur Supprimer.
- Cliquez sur Importer pour terminer l’import.
Personio analysera les documents à la recherche de virus. Une fois que vos documents ont été importés, rendez-vous dans l’onglet Documents du profil de l’employé concerné pour les afficher sous la catégorie attribuée.
Astuce :
Votre service informatique peut créer une intégration API qui importera automatiquement plusieurs documents dans le profil des employés concernés. Vous trouverez la documentation technique associée dans notre Developer Hub.
Utiliser un modèle afin de créer un document pour plusieurs employés à la fois
Afin de créer un document pour plusieurs employés de manière groupée, reportez-vous à la section Ajouter des documents au profil d’un employé.