Import multiple de documents pour les employés

 

Cet article vous explique comment importer dans Personio plusieurs documents de l’employé à la fois afin qu’ils soient automatiquement attribués au compte des employés concernés.

Si vous ne souhaitez importer qu'un seul document dans le profil d’un employé en particulier, consultez l'article Importer des documents un par un.

 

Nommer le fichier

Suivez l’un des formats ci-dessous pour nommer le fichier : 

      • Prénom_Nom_Catégorie_jjmmaaaa 
      • Prénom_Nom_Catégorie_jj.mm.aaaa
      • EmployeeID_Prénom_Nom_Catégorie_jjmmaaaa
      • EmployeeID_Prénom_Nom_Catégorie_jj.mm.aaaa
      • EmployeeID___Catégorie_jjmmaaaa
      • EmployeeID___Catégorie_jj.mm.aaaa

        Si vous incluez Employee ID dans le nom :

        Afin que Personio attribue automatiquement chaque document à l’employé correspondant, l’attribut Employee ID doit être en anglais ou en allemand dans le compte Personio. Vous pouvez utiliser l’un des termes suivants : Employee ID, Employee Number, Mitarbeiter ID et Personalnummer.

Si un employé porte deux noms de famille, séparez-les par un espace :

      • Prénom_PremierNomFamille DeuxièmeNomFamille_Catégorie_jjmmaaaa

Toute information supplémentaire devra être ajoutée après la date. Séparez chaque information par un caractère de soulignement :

      • EmployeeID___Catégorie_jj.mm.aaaa_informations_supplémentaires

Si vous n’incluez dans le nom ni la catégorie ni la date, le document sera malgré tout attribué automatiquement à l’employé correspondant, mais la catégorie du document et la date devront être définies manuellement :

      • Prénom_Nom

 

Importer le fichier

Dans la section Imports, sélectionnez le type de fichier Documents de l’employé (import multiple). Importez tous les documents de votre choix ou faites un glisser-déposer dans la zone Fichiers et cliquez sur Suivant. Vous pouvez importer jusqu’à 100 documents à la fois.

multiupload-upload-file_fr.png

 

Configurer les colonnes

Si vous n’utilisez pas la fonction d’association automatique basée sur les noms de fichier, attribuez aux documents la catégorie de document de votre choix et, le cas échéant, modifiez la date du document. Les documents sont alors également attribués automatiquement aux employés respectifs en fonction du nom du fichier.

Vous avez également la possibilité de procéder à une affectation groupée en utilisant le symbole en forme de flèche. Cela vous permet par exemple d’attribuer un employé spécifique, une catégorie ou une date de document à tous les documents à la fois.

Les documents qui n’ont pas été importés correctement peuvent être supprimés à nouveau via la colonne Actions.

multiupload-configure-columns_fr.png

Cliquez sur Suivant pour afficher un aperçu de l’import à l’étape suivante.

 

Afficher un aperçu de l’import

Au cours de la troisième et dernière étape de l’import, vous pouvez revoir les documents sélectionnés et la manière dont ils seront attribués.

multiupload-import-preview_fr.png

 

Recherche de virus

Personio recherche d’éventuels virus dans tous les documents. Pendant cette opération qui peut prendre quelques minutes, une icône 🔄 et le statut Recherche de virus s’affichent à côté du document. Si le document est sûr, il pourra être téléchargé dès que la vérification sera terminée.

S’il est considéré comme n’étant pas sûr ou qu’un virus est détecté, une icône ⚠️ apparaît à côté du fichier. Dans ce cas, la seule possibilité pour vous ou les employés est de supprimer le document.

 

Les documents dans le profil de l’employé

Une fois importés, les documents sont visibles dans le profil de l’employé dans l’onglet Documents et dans leur catégorie respective :

multiupload-employee-profile-document_fr.png

Astuce : une autre option consiste à demander à votre service informatique de créer une intégration API qui importera automatiquement plusieurs documents dans le profil des employés concernés. Pour cela, l’équipe informatique peut se reporter à la documentation technique qui se trouve dans notre Developer Hub.

 

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