Cet article explique comment ajouter des documents au profil d’un employé. Vous pouvez choisir de créer un document à l’aide d’un modèle enregistré dans Personio ou importer un fichier existant dans un profil dans Personio.

Créer des documents à partir d’un modèle

En enregistrant vos modèles de document dans Personio, vous pouvez créer des documents personnalisés pour vos employés plus rapidement. En insérant des espaces réservés dans les modèles, les documents créés sont automatiquement générés à partir des données déjà enregistrées dans le profil de l’employé. Pour plus d’informations sur la création et l’enregistrement de modèles, consultez la section Gérer les catégories et les modèles de documents ou envisagez de mettre à niveau votre abonnement.

Prérequis 

Pour créer des documents à partir d’un modèle et les enregistrer dans le profil d’un employé, vous devez disposer des éléments suivants :

• Un abonnement Core. Pour bénéficier de ces fonctionnalités, mettez à niveau votre abonnement ou contactez votre gestionnaire de compte.
• Droits d’accès aux Documents.

Pour un seul employé

Les modèles peuvent contenir des espaces réservés qui s’appuient sur les données de l’employé dans Personio pour générer un document personnalisé. Pour créer un document à partir d’un modèle, procédez comme suit :

1. Accédez à Profil de l’employé > Documents > Créer.
2. Sélectionnez l’un des modèles que vous avez créés et enregistrés. Si le modèle contient :
   • des blocs de texte à choix multiples : sélectionnez l’option appropriée sous Options.
   • des espaces réservés : renseignez les champs manquants et vérifiez les variables préremplies.
3. Cliquez sur Aperçu des modifications à tout moment pour visualiser la version la plus récente du document.
4. Une fois le document prêt, donnez-lui un nom et sélectionnez un format de fichier dans le menu déroulant correspondant.
5. Cliquez sur Créer.

Le document généré apparaît dans l’onglet Documents du profil de l’employé sous la catégorie attribuée. L’employé reçoit également une notification dans sa boîte de réception Personio. En fonction de vos droits d’accès, vous pourrez effectuer les actions suivantes :

• Demander une signature et suivre le statut de la demande.
• Cliquez sur le nom du document pour obtenir un aperçu.
• Télécharger ou supprimer le document.
• Modifier la catégorie, le titre, la date ou les commentaires du document.

Pensez à créer un workflow de notification d’importation d’un document pour alerter le responsable d’un employé lorsqu’un document est ajouté au profil d’un de ses collaborateurs.

Astuce
Les modèles importés dans la catégorie prédéfinie Contrats de travail apparaîtront automatiquement dans la section Recrutement lors de la création d’une offre d’emploi.

Pour plusieurs employés

Pour créer un document personnalisé pour plusieurs employés en une seule opération à l’aide d’un modèle, procédez comme suit :

1. Si vous n’êtes pas administrateur, assurez-vous de disposer des droits d’accès en modification « personnel » et « tous » dans la catégorie de documents concernée, puis ouvrez la liste des employés. Cochez la case en regard des employés pour lesquels vous souhaitez créer un document.
2. À droite de la barre de recherche, cliquez sur Actions > Créer des documents.
3. Sélectionnez un modèle dans la liste. Vous pouvez filtrer la liste par catégorie, langue ou utiliser la barre de recherche pour trouver un modèle spécifique. 
4. Vérifiez et renseignez les variables modifiables. Les informations saisies seront utilisées pour générer le document pour tous les employés sélectionnés. 
5. Personnalisez les informations suivantes : le nom, le format et la date du document. 
6. Vous pouvez également demander une signature en sélectionnant un signataire, la langue de notification de la signature et un message personnalisé pour l’e-mail. Ou bien, cliquez sur Ignorer la demande de signature.
7. Sélectionnez un employé dans le menu déroulant pour prévisualiser le document et vérifier les informations. 
8. Cochez la case Notifier les employés à propos du document créé pour leur envoyer une notification dans leur boîte de réception Personio. Pensez à créer un workflow de notification d’importation d’un document pour alerter le responsable d’un employé lorsqu’un document est ajouté au profil d’un de ses collaborateurs.
9. Vérifiez le contenu de la demande de signature si nécessaire, puis cliquez sur Créer des documents. 

Une fois générés, les documents sont accessibles sous l’onglet Documents du profil de chaque employé, dans la catégorie correspondante. Tous les espaces réservés sont automatiquement renseignés à partir des données du profil de l’employé ou des informations saisies à l’étape 4. Si une signature électronique a été demandée, les employés concernés recevront un e-mail de demande de signature. 

Les comptes disposant de l’abonnement Core bénéficient d’un nombre limité de demandes de signature électronique par mois. Pour obtenir un nombre illimité de signatures, envisagez de mettre à niveau votre abonnement.

Importer des documents existants

Gérez et conservez tous les documents importants des employés directement dans leur profil. Cela permet de centraliser les documents tels que les justificatifs d’absence, les candidatures, les plans de développement, et bien plus encore. Pour importer plusieurs fichiers en une seule fois via la fonction Imports, consultez cet article.

Importer un document

Pour importer un document préexistant dans le profil d’un employé, procédez comme suit :

1. Accédez à Profil de l’employé > Documents > Importer.
2. Ajoutez le document en important le fichier ou faites-le glisser et déposez-le dans la fenêtre.
3. Saisissez un nom et sélectionnez la catégorie du document.
4. Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter une date et un commentaire.
5. Cochez la case Notifier l’employé à propos de ce document pour que l’employé reçoive une notification dans sa boîte de réception Personio (gestion globale des tâches) et par e-mail. 
   • Pensez à créer un workflow de notification d’importation d’un document pour alerter le responsable d’un employé lorsqu’un document est ajouté au profil d’un de ses collaborateurs.
6. Cliquez sur Importer pour terminer le processus.
7. Vous pouvez également demander une signature électronique pour ce document.

Personio effectue une analyse antivirus du document, indiquée par l’icône 🔄. Si le document est sûr, il pourra être importé. En cas de problème, l’icône ⚠️ s’affiche et le document ne pourra qu’être supprimé.

Astuce
Votre département informatique peut créer une intégration API qui importera automatiquement un document dans le profil d’un employé. Vous trouverez la documentation technique associée dans notre Developer Hub.

Types de fichiers pris en charge

Personio prend en charge l’importation de fichiers dans les formats suivants :

Modifier le document

Les documents importés sont enregistrés dans la catégorie qui leur a été attribuée. Pour accéder à un document et le modifier, procédez comme suit :

1. Accédez à Profil de l’employé > Documents.
2. Sélectionnez la catégorie dans laquelle le document est enregistré.
3. La liste de tous les documents de la catégorie sélectionnée s’affiche. Cliquez sur le nom d’un document pour afficher un aperçu. Depuis l’aperçu, vous pouvez :
   • Consulter des informations supplémentaires telles que la taille, le type de fichier et la date de création.
   • Modifier le nom du document, la date, les commentaires ou la catégorie en cliquant sur Modifier en bas de page.
   • Télécharger, supprimer ou imprimer le document.