Cet article vous explique comment configurer différentes catégories de documents qui pourraient être utiles à votre entreprise et comment conserver les modèles de documents correspondants. Vous pourriez par exemple utiliser les catégories « Contrats de travail », « Références » et « Paie ». Ces modèles vous font gagner du temps et vous simplifient la tâche, car les espaces réservés vous permettent d’importer automatiquement les données qui ont déjà été saisies.

Configurer une catégorie de document

Vous pouvez créer autant de catégories de documents que vous le souhaitez sous Paramètres > Personnel > Documents > Catégories.

Sélectionnez une catégorie, puis cliquez sur Modifier pour changer l’ordre d’affichage des catégories de documents.

Les catégories système sont signalées par une icône de verrou et ne peuvent être ni supprimées ni renommées.

Le chiffre à droite d’une catégorie de document indique le nombre de documents qui s’y trouvent.

Veuillez noter que les catégories de documents pour les documents des candidats sont prédéfinies par le système. Utilisez les rôles de recrutement pour définir plus précisément les droits d’accès.

Créer des modèles de documents 

Vous devez au préalable créer votre modèle sur le programme de traitement de texte de votre choix. Dans Personio, vous pouvez utiliser des modèles créés dans Microsoft Word (.docx/. dotx) ou dans OpenOffice (.dt/.ott). Quatre éléments y sont disponibles :

• Espaces réservés : si vous utilisez des espaces réservés pour tous les attributs des candidats prédéfinis par Personio, ils seront utilisés lorsque le modèle sera appliqué et ils seront automatiquement renseignés avec les données correspondantes du candidat. Les espaces réservés sont renseignés avec les informations enregistrées précédemment dans le profil du candidat. Vous pouvez également créer vous-même des espaces réservés qui pourront être remplacés ultérieurement par du texte libre. Les attributs définis par les utilisateurs ne peuvent pas être renseignés automatiquement lors du processus de candidature.
• Variable de genre : s’il est indiqué dans Personio s’il s’agit d’un candidat ou d’une candidate, vous pouvez configurer le logiciel pour que l’accord grammatical soit automatiquement fait dans votre document.
• Format de la date : si votre modèle comporte une date, vous pouvez décider de son format d’affichage. Par exemple, la date « 20/11/2020 » peut être affichée ainsi : « Vendredi 20 novembre 2020 ».
• Blocs de texte à sélectionner : les blocs de texte à sélectionner vous permettent d’ajouter plusieurs blocs de texte comme options de sélection dans le modèle. Par exemple, lorsque vous créez une proposition de contrat, vous pouvez prendre en compte différentes conditions de contrat.

Vous trouverez une présentation des bonnes pratiques associées aux modèles de documents dans cet article.

Ajouter des modèles de documents

Accédez à Paramètres > Personnel > Documents. Dans l’onglet Modèles, importez les différents modèles de documents d’une catégorie en cliquant sur Ajouter un modèle. Saisissez ensuite le nom du modèle, choisissez sa langue, puis sélectionnez un fichier dont le format est accepté. Cliquez sur le bouton Importer pour terminer le processus.

Veuillez noter que la langue que vous sélectionnez pour un modèle affecte le format des dates. Vous trouverez plus d’information dans notre article sur le format des dates .

Si vous souhaitez que les modèles de contrat de travail s’affichent automatiquement dans la section Recrutement lorsque vous créez une offre d’emploi, vous devez les importer dans la catégorie système « Contrats de travail ».

Une fois que vous avez importé un modèle, vous pouvez l’afficher à l’aide de la fonction d’aperçu. Vous pouvez aussi en obtenir une copie en cliquant sur le bouton Télécharger.