Créer des modèles de documents – Espaces réservés

 

Cet article vous explique comment utiliser les espaces réservés conformément aux directives internes de votre entreprise.

Remarque : les espaces réservés présentés dans ce document ne peuvent être utilisés que pour les données des employés. Consultez notre article sur les modèles d'emails pour savoir comment utiliser les espaces réservés dans la section de recrutement.

 

Créer un modèle de document texte – Espaces réservés

Commencez par créer un document texte dans MS Office (DOCX/DOTX) ou OpenOffice (ODT/OTT). Modifiez le document et mettez-le en forme selon vos besoins. Veuillez noter que vous devez toujours entourer les espaces réservés de deux accolades ouvrantes et fermantes.

Dans Personio, vous pouvez utiliser trois types d’espaces réservés :

  • Les espaces réservés prédéfinis, pour les attributs système
  • Les espaces réservés personnalisés, pour les attributs que vous avez créés
  • Les espaces réservés libres, qui ne font pas référence à des attributs

Les espaces réservés associés à un attribut sont sélectionnés lorsqu’un modèle est utilisé et sont renseignés automatiquement avec les données correspondantes de l’employé. Les espaces réservés qui ne font pas référence à des attributs peuvent être renseignés avec du texte libre.

 

Espaces réservés prédéfinis

Remarque : ces espaces réservés sont associés aux attributs prédéfinis et doivent être en anglais.

Exemple : {{first_name}}

Espaces réservés prédéfinis Attribut de l’employé
first_name Prénom
last_name Nom
E-mail Adresse e-mail
Poste Poste
département Département
team_id Équipe
Genre Genre
Statut Statut
hire_date Date d’embauche
probation_period Durée de la période d’essai
probation_period_custom Fin de la période d’essai
contract_end_date Date de fin du contrat
termination_type Type de résiliation
termination_reason Motif de la résiliation
termination_date Date de cessation d’emploi 
last_working_day Dernier jour de travail
document_date Date de création du document
weekly_working_hours Heures hebdomadaires
Enfants Enfants
supervisor_first_name Prénom du superviseur
supervisor_last_name Nom du superviseur
supervisor_position Poste du superviseur
office_id Bureau
Filiale Filiale
fix_salary Salaire fixe
hourly_salary Salaire horaire
ETP ETP
last_login Dernière connexion
cost_centers Centre de coûts
date_of_birth Date de naissance

Vous trouverez des informations détaillées dans nos articles sur l’utilisation des variables de genre et sur le format des dates.

Dans Personio, les espaces réservés s’affichent comme suit sous Profil de l’employé > Documents :

employee-profile-documents-preview_fr.png

  

Espaces réservés personnalisés

Remarque : ces espaces réservés sont associés aux attributs que vous créez vous-même dans Personio. Leur nom doit être dans la langue de votre compte Personio. Veillez à utiliser exactement le même nom que celui que vous avez utilisé pour les attributs.

Exemple : {{Name Bank}} {{IBAN}} {{BIC}}

 

Dans la gestion de documents de Personio, cela ressemblerait à ceci :

employee-profile-documents-custom-placeholders_fr.png

 

Espaces réservés libres

Remarque : ces espaces réservés ne sont associés à aucun attribut. Vous pouvez donc les nommer comme vous le souhaitez. Vous devrez renseigner manuellement ces espaces réservés avec du texte.

Exemple : {{Task 1}}

 

Liste avec un nombre de points fixe

Dans un document Word, vous pouvez par exemple utiliser les blocs de texte individuels suivants (Bonnes pratiques : modèles de documents) :

document_template-tasks_fr.png

Dans la gestion de documents de Personio, cela ressemblerait à ceci :

employee-profile-documents-preview-bullet-points_fr.png

 

Liste avec un nombre de points facultatif

Vous pouvez également créer un nombre flexible de tâches. Cette option est utile si, par exemple, vous souhaitez saisir les tâches individuellement sans vous engager à en utiliser un certain nombre. Pour cela, utilisez la mise en forme suivante :

document-template-many_options_fr.png

Dans l’onglet Documents du profil de l’employé, sélectionnez le nombre requis de tâches sous Options, puis renseignez les espaces réservés libres correspondants :

employee-profile-documents-multiple-bullet-points_fr.gif

Astuce : comme illustré ci-dessus, le nombre d’espaces réservés dans le document correspond au nombre que vous avez choisi sous Options.

 

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