Cet article vous explique comment utiliser les espaces réservés conformément aux directives internes de votre entreprise.

Les espaces réservés présentés dans ce document ne peuvent être utilisés que pour les données des employés. Consultez notre article sur les modèles d'e-mails pour savoir comment utiliser les espaces réservés dans la section de recrutement.

Créer un modèle de document texte avec espaces réservés

Commencez par créer un document texte dans MS Office (DOCX/DOTX) ou OpenOffice (ODT/OTT). Modifiez le document et mettez-le en forme selon vos besoins. Lorsque vous utilisez des espaces réservés, vous devez toujours les entourer de deux accolades ouvrantes et fermantes.

Vous pouvez utiliser trois types d’espaces réservés :

• Les espaces réservés prédéfinis, pour les attributs système
• Les espaces réservés personnalisés, pour les attributs que vous avez créés
• Les espaces réservés libres, qui ne font pas référence à des attributs

Les espaces réservés prédéfinis et personnalisés sont sélectionnés lorsqu’un modèle est utilisé pour créer un document et sont automatiquement remplis avec les données correspondantes de l’employé. Les espaces libres peuvent être remplis avec du texte libre.

Espaces réservés prédéfinis

Ces espaces réservés sont associés aux attributs prédéfinis et doivent être en anglais.

Par exemple : {{first_name}}

Vous trouverez des informations détaillées dans nos articles sur l’utilisation des variables de genre et sur le format des dates.

Dans Personio, les espaces réservés s’affichent comme suit sous Profil de l’employé > Documents :

Espaces réservés personnalisés

Ces espaces réservés sont associés aux attributs que vous créez vous-même dans Personio. Leur nom doit être dans la langue de votre compte Personio.

Veillez à utiliser le nom exact que vous avez utilisé pour les attributs. Par exemple : {{Name Bank}} {{IBAN}} {{BIC}}

Dans la gestion de documents de Personio, cela ressemblerait à ceci :

Remarque
Le système ne peut pas traiter le symbole de l'esperluette (&). S'il est utilisé, l'espace réservé apparaîtra vide. 

Espaces réservés libres

Ces espaces réservés ne sont pas liés à des attributs et n'ont donc pas besoin d'être nommés. Vous devrez renseigner manuellement ces espaces réservés avec du texte.

Par exemple : {{Task 1}}

Liste avec un nombre de points fixe

Dans un document Word, vous pouvez, par exemple, utiliser les blocs de texte individuels suivants pour énumérer un nombre fixe de points, tels que des tâches ou des avantages (Bonnes pratiques : modèles de documents) :

Ses tâches étaient les suivantes :
{{Task 1}}
{{Task 2}}
{{Task 3}}

Dans la gestion de documents de Personio, cela ressemblerait à ceci :

Avantages inclus :
[[Avantages
[Un avantage : 
{{Benefit 1}}]

[Deux avantages :
{{Benefit 1}}
{{Benefit 2}}]

[Trois avantages :
{{Benefit 1}}
{{Benefit 2}}
{{Benefit 3}}]
]]

Liste avec un nombre de points facultatif

Vous pouvez également créer un nombre flexible de tâches. Cette option est utile si, par exemple, vous souhaitez saisir les tâches individuellement sans vous engager à en utiliser un certain nombre. Pour cela, utilisez la mise en forme suivante :

Son domaine de responsabilité comprenait les tâches suivantes :
[[Tâches
[Une tâche :
- {{Task 1}}]
[Deux tâches :
- {{Task 1}}
- {{Task 2}}]
[Trois tâches :
- {{Task 1}}
- {{Task 2}}
- {{Task 3}}]
[Quatre tâches :
- {{Task 1}}
- {{Task 2}}
- {{Task 3}}
-{{Task 4}}]
=
]].

Dans l’onglet Documents du profil de l’employé, sélectionnez le nombre requis de tâches sous Options, puis renseignez les espaces réservés libres correspondants : Le nombre d'espaces réservés dans le document correspondra au nombre que vous avez sélectionné.

Erreurs courantes du modèle

Les raisons les plus fréquentes pour les erreurs lors de l’importation d’un modèle sont les suivants :

Le format du fichier n’est pas supporté

• Assurez-vous que le fichier a été enregistré dans un format pris en charge : DOCX/DOTX, ou ODT/OTT.

Espaces réservés incorrects

• Si vous n’incluez pas le nombre correct de caractères spéciaux pour les espaces réservés, vous pourriez recevoir un message d’erreur faisant référence à un nombre impair de délimiteurs de variables. 
  • Vérifiez que chaque espace réservé commence et finit par deux parenthèses : {{ }}, [[ ]].
  • Utilisez le type de parenthèses correct (ouvrant ou droits d’accès) en fonction de l’espace réservé.
• Vérifiez que l’orthographe des attributs prédéfinis ou personnalisés utilisés dans les espaces réservés est correct. 
• Vérifiez l’orthographe et les majuscules pour tous les espaces réservés pour les signatures dans le document. Par exemple, @@signataire@@ n'est pas le même que @@Signer@@.
• Si l’espace réservé commence par un nombre ou ne contient qu’un nombre, le modèle ne fonctionnera pas. 

Éléments supplémentaires qui entraînent des erreurs

• Les en-têtes, les pied de page, les images ou les tableaux inclus dans le fichier peuvent générer des erreurs. Supprimez-les un par un et réessayez d'importer.

Caractères non compatibles

• Si vous remarquez des erreurs lors de l'aperçu d'un document, vérifiez les caractères non compatibles.
• Si un champ de texte multilignes existe, le profil d’un employé contenant des caractères tels que « », , `, ’, ä, ö, ü, …, ou • vous devez télécharger le modèle, supprimer les champs et importez à nouveau le modèle.