Cet article vous explique comment attribuer des modèles d’ onboarding et offboarding à certains employés. Il explique également comment gérer les modèles que vous avez attribués. Les modèles d’onboarding et offboarding sont créés dans le cadre des workflows d’ onboarding et d’ offboarding.
Conditions requises
Avant d’attribuer un modèle, vous devez créer un workflow d’ onboarding ou offboarding .
Attribuer un modèle d’ onboarding ou offboarding
Les étapes à suivre pour attribuer un modèle d’ onboarding ou offboarding sont décrites ci-dessous.
Attribuer un modèle d’ onboarding
Pour attribuer un modèle d’ onboarding , procédez comme suit :
- Dans le profil de l’employé, cliquez sur l’onglet Onboarding .
- La liste des modèles que vous avez créés s’affiche. Sélectionnez le modèle que vous souhaitez attribuer.
Une page apparaît avec toutes les étapes onboarding requises. Pour chaque étape, vous pouvez également afficher le groupe ou l’employé responsable, la date limite et le statut.
Attribuer un modèle d’ offboarding
Pour attribuer un modèle d’ offboarding , procédez comme suit :
- Pour attribuer un modèle d’ offboarding , vous devez d’abord cesser l’emploi de l’employé.
▶︎ Accédez au profil de l'employé et cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit.
▶︎ Sélectionnez Cesser l’emploi.
▶︎ Un nouvel onglet Offboarding apparaît dans son profil. - Cliquez sur l’onglet Offboarding .
- La liste des modèles que vous avez créés s’affiche. Sélectionnez le modèle que vous souhaitez attribuer.
Une page s'affiche avec toutes les étapes offboarding requises. Pour chaque étape, vous pouvez également afficher le groupe ou l’employé responsable, la date limite et le statut.
Conseils
▶︎ Dans les modèles d’ onboarding et offboarding , si une étape est en gras, l’utilisateur actuel est responsable de cette tâche. Il peut également faire partie d'une équipe ou d'un groupe d' onboarding qui lui est attribué.
▶︎ Un employé peut voir les étapes dont il est responsable. Si un employé dispose des droits d’affichage sur la section Onboarding ou Offboarding, il verra également les étapes dont il n’est pas responsable.
Attribuer un nouveau modèle ou retirer un modèle
Vous pouvez attribuer un nouveau modèle ou retirer un modèle. Pour ce faire, cliquez sur l’onglet Onboarding ou Offboarding dans le profil d’un employé et sélectionnez l’option de votre choix en bas de la page.
Commentaire
Lorsque vous attribuez un nouveau modèle ou que vous retirez un modèle, toutes les informations saisies précédemment sont supprimées.
Notifications concernant les tâches d’ onboarding et offboarding
Les employés reçoivent des notifications sur les étapes d' onboarding ou d' offboarding lorsqu'une date d'embauche ou une date de cessation d'emploi est indiquée dans leur profil. Pour en savoir plus sur les notifications, consultez notre article sur les notifications et les tâches dans Administration du personnel.
Lorsque vous ajoutez des étapes à un modèle, vous devez fixer une date limite. La date limite est utilisée pour déclencher les notifications comme suit :
- Sept jours avant la date limite, tous les employés désignés comme responsables reçoivent la tâche dans leur boîte de réception Personio. Il peut également recevoir la notification par e-mail si vous avez activé les notifications par e-mail pour votre entreprise.
- Si une tâche n’est pas effectuée avant l’échéance, les employés désignés comme responsables reçoivent tous les jours un rappel dans leur boîte de réception.
Mettre à jour le statut d’une étape d’ onboarding ou offboarding
Un employé doit effectuer les étapes du modèle d’ onboarding ou d’ offboarding il est responsable. Il peut voir les étapes qui lui sont propres en cliquant sur la notification dans sa boîte de réception. L’onglet Onboarding ou Offboarding s’affiche . Un employé verra les étapes dont il est responsable surlignées en gras.
Les employés peuvent mettre à jour le statut d’une étape comme suit.
Depuis l’étape
Lorsque les tâches décrites dans une étape d’onboarding ou offboarding sont terminées , l’employé qui en est responsable peut cliquer sur le bouton vert pour mettre à jour son statut.
À partir de l’onglet Onboarding ou Offboarding
Seuls les employés disposant des droits de modification dans les sections d’ onboarding et offboarding peuvent changer le statut des étapes directement dans l’onglet d’ onboarding ou d’offboarding .
L’onglet Onboarding ou Offboarding s’affiche avec la liste des étapes incluses dans le modèle attribué. Chaque étape a son propre statut. Les quatre statuts suivants sont disponibles :
- rouge : en attente et en retard
- orange : en attente et à temps
- Grey : l’étape n’est pas requise et peut être ignorée
- Green : Terminé
Pour effectuer une tâche onboarding , les employés peuvent accéder à l'en-tête du profil de l'employé de tout employé pour lequel une tâche onboarding leur a été attribuée, quelles que soient leurs autorisations d'accès habituelles.
Conseil :
les étapes d’onboarding et offboarding peuvent être enregistrées autant de fois que nécessaire jusqu’à ce que le processus soit entièrement terminé. Notez toutefois que les étapes ne peuvent plus être modifiées une fois qu’elles ont été marquées comme terminées.
Effectuer onboarding et l' offboarding à partir de la section Automatisation
La section Automatisation vous permet d’avoir une vue d’ensemble des processus d’ onboarding et d’ offboarding de vos employés. Vous pouvez également effectuer manuellement le processus d' onboarding ou d' offboarding d'un employé. Pour ce faire :
- Accédez à la section Automatisation .
- Dans le widget Onboarding ou Offboarding , cliquez sur le lien pour afficher tous les employés en onboarding ou en offboarding.
- Cochez la case à gauche du nom d’un employé pour le sélectionner.
- En haut à droite, cliquez sur le menu déroulant Actions .
- Sélectionnez l’option permettant de terminer le processus d’ onboarding ou offboarding .