Cet article s’intéresse aux workflows. Vous pouvez commencer à créer et à suivre tous vos workflows dans le Workflow Hub.
Cet article vous explique comment attribuer des modèles d’onboarding à chaque employé et comment gérer les modèles que vous avez attribués.
Conseil
Vous devez commencer par créer des modèles d’onboarding avant de pouvoir les attribuer.
Attribuer un modèle d’onboarding
- Dans le profil de l’employé, accédez à l’onglet Onboarding.
- Cliquez sur le modèle que vous souhaitez attribuer à l'employé.
- La liste de toutes les étapes d’onboarding requises s’affiche, ainsi que leur échéance et leur statut.
Remarque
Une tâche est affichée en gras lorsque l’employé qui la consulte a été désigné comme responsable de son exécution (ou qu’il appartient à une équipe qui a été définie comme responsable). Dans cet exemple, l’utilisateur appartient à la fois au service informatique et au service des ressources humaines. - Une fois que vous avez attribué un modèle d’onboarding à un employé, il recevra des notifications concernant les tâches en attente (consultez Notifications sur les tâches d’onboarding à effectuer).
Conseil
Un employé n’a besoin d’aucun droit d’accès pour pouvoir voir ses propres étapes d’onboarding. Si un employé dispose des droits d’affichage sur la section Onboarding, il verra toutes les étapes de son onboarding, y compris les étapes dont il n’est pas responsable.
Attribuer un nouveau modèle d’onboarding et supprimer un modèle
Pour attribuer un nouveau modèle :
- Dans le profil de l’employé, accédez à l’onglet Onboarding.
- Faites défiler la page jusqu’en bas.
- Cliquez sur Attribuer un nouveau modèle d’onboarding.
Pour supprimer le modèle utilisé :
- Dans le profil de l’employé, accédez à l’onglet Onboarding.
- Faites défiler la page jusqu’en bas.
- Cliquez sur Supprimer le modèle d’onboarding.
Remarque
Lorsque vous supprimez un modèle ou que vous en attribuez un nouveau :
▶︎ Le statut et les informations enregistrés sont supprimés et ne sont plus accessibles.
▶︎ Le système continuera à envoyer tout e-mail prévu par le modèle original.
Notifications concernant les tâches d’onboarding à effectuer
Sept jours avant une échéance, Personio envoie une première notification par e-mail à tous les employés désignés comme responsables d’effectuer cette étape d’onboarding et crée une tâche à effectuer dans le widget Tâches du tableau de bord et dans la boîte de réception. Personio envoie un autre rappel par e-mail 2 jours avant l’échéance. Si une tâche d’onboarding n’est pas effectuée avant l’échéance, les employés désignés comme responsables reçoivent tous les jours un e-mail de rappel. Pour en savoir plus sur les rappels concernant les tâches d’onboarding, consultez notre article Notifications et tâches dans Administration du personnel.
Gérer un modèle d’onboarding
Les employés doivent effectuer les étapes du modèle d’onboarding dont ils sont responsables. Lorsqu’une étape d’onboarding a été effectuée, l’employé qui en est responsable peut cliquer sur le bouton vert Marquer comme terminé pour mettre à jour son statut.
Les quatre statuts suivants sont disponibles dans la liste d’onboarding :
- Rouge : en attente et en retard
- Jaune : en attente et dans les temps
- Gris : l’étape n’est pas requise et peut être ignorée
- Vert : terminé
Conseil
Les étapes d’onboarding peuvent être enregistrées autant de fois que nécessaire jusqu’à ce que le processus soit entièrement terminé. Notez toutefois que les étapes ne peuvent plus être modifiées une fois qu’elles ont été marquées comme Terminé dans le modèle d’onboarding.
Les employés disposant des droits de modification sur la section Onboarding peuvent cliquer sur le statut afin de marquer chaque étape comme Ignoré ou Terminé dans le modèle d’onboarding.
Finaliser les processus d’onboarding
Chaque employé est responsable de l’exécution de ses propres tâches. Si vos employés n’ont pas marqué leurs tâches comme étant terminées, vous pouvez marquer leur onboarding comme étant terminé :
- Dans le Workflow Hub, cliquez sur Affichez tous les employés en onboarding.
- Dans la colonne Statut de l’onboarding, la progression est affichée pour chaque employé.
- Cochez la case à gauche du nom d’un employé pour le sélectionner.
- Cliquez sur Actions.
- Cliquez sur Compléter le processus d’onboarding.
