Créer des workflows d’ onboarding et offboarding – Personio

Cet article vous explique comment créer des workflows d’onboarding et d’offboarding. Ces workflows vous permettent d’automatiser et de simplifier les processus d’ onboarding et offboarding de vos employés.

En quoi les workflows d’onboarding et d’offboarding consistent-ils ?

Pour les deux workflows, vous devez créer des étapes, desgroupes et des modèles d’onboarding et offboarding (voir le tableau ci-dessous pour une description de ces concepts).

Instruction	Description
Créer des étapes d’ onboarding et offboarding	Chaque étape est une action ou une tâche qu'un employé ou une équipe doit effectuer. Ces étapes permettent de créer votre modèle d’ onboarding ou offboarding . Vous pouvez créer une collection d’étapes et les réutiliser autant de fois que nécessaire dans vos modèles. Une étape d’ onboarding peut par exemple être « configurer l’espace de travail » ou « envoyer un e-mail de bienvenue ».
Créer des groupes d’ onboarding et offboarding	Vous pouvez utiliser des groupes d’ onboarding et offboarding pour attribuer la responsabilité d’une étape à un groupe d’employés. Vous pouvez également sélectionner ce groupe comme destinataires d’une action par e-mail. Un exemple de groupe peut être « Équipe RH » ou « Équipe informatique ».
Créer des modèles d’ onboarding et offboarding	Vous créez des modèles d’ onboarding ou offboarding à l’aide des étapes que vous avez créées précédemment. Vous pouvez ensuite attribuer des modèles aux employés dans le cadre de leur processus d' onboarding ou offboarding . Vous pouvez également attribuer les modèles directement lorsque les employés ont été embauchés à partir du Recrutement (lorsqu'un profil de candidat est converti en profil d'employé). Les employés doivent ensuite effectuer les étapes dont ils sont responsables. Vous pouvez créer différents modèles pour différents types d’emploi : par exemple, vous pouvez créer un modèle pour les employés en CDI à temps plein et un autre modèle pour les étudiants à temps partiel.

Créer des étapes d’ onboarding et offboarding

Pour créer un workflow d’ onboarding ou offboarding , vous devez d’abord créer des étapes. Pour créer des étapes d’ onboarding et offboarding :

Accédez à Paramètres > Automatisation > Onboarding/Offboarding.
Cliquez sur l'onglet Étapes d'intégration ou Étapes de retrait.
Dans la colonne des étapes à gauche, saisissez le nom de la nouvelle étape dans le champ vide. Vous pouvez créer deux types d’étape : une étape générale et une action par e-mail.
Cliquez sur l'icône plus pour créer l'étape.

Étape générale

Vous pouvez utiliser le type d’étape général pour des tâches courantes d’ onboarding et offboarding , par exemple « Configurer l’espace de travail » ou « Restituer le matériel ».

Pour créer une étape générale, vous devez ajouter un élément et sélectionner son type. Vous trouverez dans le tableau ci-dessous plus de détails sur les types d’élément. Vous pouvez ajouter de nombreux éléments à une étape.

Type d’élément	Détails
Information textuelle	Créez un bloc de texte expliquant comment remplir le reste du formulaire. Les URL seront automatiquement converties en liens.
Document à télécharger	Importez un document que l’employé pourra télécharger.
Attribut de l’employé	Choisissez dans la liste des attributs spécifiques des employés pour renseigner les informations sur les employés pendant le processus d’ onboarding ou offboarding .
Photo de profil	Importez une photo de profil de l’employé.
Case à cocher	Afficher une case à cocher que l’employé peut cocher (ou doit cocher).
Champ de texte à remplir	Affichez un champ dans lequel l’employé peut saisir du texte sur une ou plusieurs lignes.
URL à saisir	Affichez un champ de texte dans lequel une URL valide doit être saisie.
Télécharger un document	L’employé désigné comme responsable importe un document et l’associe à une certaine section du module de documents.

Action par e-mail

Remarque
Lorsque vous sélectionnez le ou les destinataires de vos e-mails, vérifiez qu’au moins un destinataire appartenant à l’équipe d’onboarding/offboarding ou à l’équipe de l’employé dispose d’une connexion active. L’un des critères suivants doit être rempli : une adresse e-mail valide, un compte actif ou le statut de connexion est « rejoint » ou « invité ».

Une action de courrier électronique est un courrier électronique que vous envoyez à un moment précis d'un flux de travail. Pour créer une action de courrier électronique, procédez comme suit :

Choisissez parmi les trois options d’envoi, comme indiqué ci-dessous.
▶︎ Envoyer manuellement: les employés désignés comme responsables reçoivent un rappel concernant l’envoi de l’e-mail. Vous pouvez définir l’employé ou le groupe qui est responsable de cette étape lors de la création du modèle d’onboarding ou d’offboarding.▶︎ À l’échéance: l’e-mail sera automatiquement envoyé à la date que vous avez définie dans le modèle d’onboarding correspondant.
▶︎ Lorsque les étapes précédentes sont terminées: Personio ne génère l’envoi automatique que lorsque toutes les étapes d’onboarding ou d’offboarding précédentes sont marquées comme terminées.
Sélectionnez l’employé qui apparaîtra comme l’expéditeur de l’e-mail. La signature d’e-mail définie dans Personio pour cet employé sera affichée dans l’e-mail .
Sélectionnez les destinataires des e-mails. Vous avez le choix entre l’employé qui doit effectuer l’étape, son superviseur ou tous les employés. Vous pouvez également sélectionner les employés qui font partie des groupes que vous avez créés.
Remplissez le champ "objet" et écrivez le contenu de l'e-mail dans le modèle d'e-mail. Facultatif : vous pouvez insérer les attributs de l'employé dans l'e-mail et joindre un document (la taille maximale du fichier est de 8 Mo).
Enregistrez les modifications.

Modifier une étape existante

Après avoir créé une étape d' onboarding ou offboarding , vous pouvez la modifier et ajouter ou supprimer des éléments. Les employés qui se sont vu attribuer un modèle d’ onboarding ou offboarding peuvent voir les étapes modifiées dans leur liste de tâches.

Que se passe-t-il lorsque j’ajoute, modifie ou supprime une étape ?

Dans le tableau ci-dessous, vous pouvez voir ce qui se passe lorsque vous ajoutez, modifiez ou supprimez une étape. Dans tous ces cas, l'employé est déjà affecté à un modèle d' onboarding ou offboarding .

Statut de l’employé	Si	Puis
Onboarding	Vous modifiez ou ajoutez une étape	L’employé désigné comme responsable voit l’étape nouvelle ou modifiée dans sa liste de tâches et il peut la modifier.
Onboarding	Vous modifiez ou ajoutez une étape, et l'employé responsable a déjà marqué l'étape comme « Terminée »	L’employé désigné comme responsable voit l’étape nouvelle ou modifiée dans sa liste de tâches, mais il ne peut pas la modifier. Le statut de l’étape passe à « En attente ».
Actif	Vous modifiez ou ajoutez une étape	L’étape nouvelle ou modifiée n’apparaît pas. L’employé désigné comme responsable ne verra aucun changement dans ses tâches d’onboarding.
Actif	Vous modifiez ou ajoutez une étape à un modèle d’ offboarding . L’employé désigné comme responsable a déjà marqué l’étape comme « Terminée ».	L’employé désigné comme responsable verra le statut passer à « En attente » s’il comprend un nouvel élément.
Actif	Vous ajoutez ou supprimez une étape dans un modèle d’ offboarding .	La mise à jour impacter tous les employés auxquels le modèle offboarding est attribué. Si le statut d'offboarding de l’employé est « Terminé », la nouvelle étape n’apparaît pas.
Inactif	Vous modifiez ou ajoutez une étape à un modèle d’ offboarding . L’employé désigné comme responsable a déjà marqué l’étape comme « Terminée ».	Le statut de l’étape ne change pas. Le nouvel élément apparaît dans leurs étapes d'offboarding, avec le statut par défaut « non » ou « incomplet », et ne peut pas être modifié.
Tout statut	Vous supprimez une étape	L'étape est supprimée des tâches de tous les employés, quel que soit leur statut.

Créer des groupes d’ onboarding et offboarding

Conseil :
Lorsqu’un groupe est responsable d’une étape d’ onboarding ou offboarding , tous les employés de ce groupe reçoivent une notification de tâche dans leur tableau de bord. Cependant, un seul employé doit effectuer la tâche. Pour en savoir plus sur les notifications, consultez notre article sur l’attribution de modèles d’ onboarding et offboarding.

Pour créer un groupe d’ onboarding ou offboarding , procédez comme suit :

Accédez à Paramètres > Automatisation > Onboarding/Offboarding.
Cliquez sur l’onglet Groupes.
Dans la colonne de gauche, saisissez le nom du nouveau groupe dans le champ vide et cliquez sur l’icône plus.
Le nom de votre groupe apparaît sur la droite, ainsi que deux colonnes. Dans la colonne de gauche, vous pouvez ajouter des employés en cliquant sur leur nom. Les employés sélectionnés apparaîtront alors dans la colonne de droite. Pour retirer un employé d’un groupe, cliquez sur son nom dans la colonne de droite.
Enregistrez les modifications.

Créer des modèles d’ onboarding et offboarding

Pour créer un modèle d’ onboarding ou offboarding , procédez comme suit :

Accédez à Paramètres > Automatisation > Onboarding/Offboarding.
Cliquez sur Modèles d’ onboarding ou sur Modèles d’offboarding.
Dans la colonne de gauche, saisissez le nom du nouveau modèle et cliquez sur l’icône plus.
Cliquez sur Ajouter une étape. Sélectionnez l’étape que vous voulez ajouter, la personne, le groupe ou l’équipe responsable, et la date limite. La date limite est utilisée pour déclencher les rappels et les tâches.
Ajoutez d’autres étapes au modèle si nécessaire. Cliquez sur l'icône de flèche à gauche de chaque étape pour la faire glisser et modifier l'ordre.
Enregistrez les modifications.

Remarques
▶︎ Les étapes d'offboarding sont déclenchées selon les dates limites suivantes : « Avant la cessation d’emploi ou le dernier jour travaillé (si fixé) » ou « Après la cessation d’emploi ou le dernier jour travaillé (si fixé) ».
▶︎ Vous pouvez définir le « dernier jour travaillé » lors de la cessation d’emploi de l’employé dans son profil. Vous pouvez choisir la date de cessation d’emploi ou la date de fin du contrat comme dernier jour de travail. Si vous ne définissez pas de « dernier jour de travail », Personio attribuera des étapes d’ offboarding à partir de la date de cessation d’emploi.

Pour une vue d'ensemble des modèles et des étapes les plus utilisés, veuillez consulter :

Modifier des modèles existants

Vous pouvez dupliquer des modèles existants, les renommer ou les modifier. Cliquez sur les icônes à droite du nom du modèle pour modifier son nom, le dupliquer ou le supprimer.

Vous pouvez également ajouter et supprimer des étapes dans un modèle. Pour une vue d'ensemble de ce qui se produit lorsque vous ajoutez, modifiez ou supprimez une étape, consultez le tableau de la section Modifier une étape existante.

Étapes suivantes

Une fois que vous avez créé un modèle, l'étape suivante consiste à l'attribuer à votre/vos employé(s). Consultez l’article Attribuer et gérer les modèles d’ onboarding et offboarding. Cet article explique également les notifications relatives à un workflow d' onboarding ou offboarding .

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