Cet article s’intéresse aux workflows. Vous pouvez commencer à créer et à suivre tous vos workflows dans le Workflow Hub.

Cet article explique comment implémenter vos workflows Onboarding et Offboarding dans Personio en créant et en configurant des étapes et Modèle dans vos paramètres.

Les workflows d’onboarding et d’offboarding sont configurés de la même manière. Cet article prend comme exemple le processus d’onboarding.

En quoi les workflows d’onboarding et d’offboarding consistent-ils ?

Le processus d’onboarding permet d’accueillir une nouvelle recrue dans l’entreprise et de l’aider à se mettre au travail. De son côté, le processus d’offboarding permet de préparer le départ de l’employé de l’entreprise. 

Dans Personio, vous pouvez créer des workflows dans votre Workflow Hub afin d’automatiser les deux processus et d’assurer une transition en douceur en cas de départ ou d’arrivée d’un employé. 

1. Créer des étapes d’onboarding

1. Accédez au Workflow Hub.
2. Dans la section Onboarding, cliquez sur l'icône en forme d'engrenage.
3. Cliquez sur Étapes d’onboarding.
4. Saisissez le nom de la nouvelle étape d’onboarding.
5. Indiquez si vous créez une Étape générale ou une Action par e-mail.
6. Ajoutez des éléments aux étapes générales ou définissez les paramètres des actions par e-mail. 
7. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Les étapes d’onboarding ne doivent être créées qu’une seule fois. Vous pourrez les utiliser ensuite autant de fois que nécessaire dans vos modèles.

Ajouter des éléments aux étapes générales

1. Cliquez sur + Ajouter un élément.
2. Dans le menu déroulant, choisissez le type d’élément que vous souhaitez créer (p. ex. Informations sur le texte, Attribut de l’employé, Case à cocher, etc.). Vous trouverez une description de chaque type d’élément dans l’interface.
3. Définissez ce qui est spécifique à l'élément choisi (description, libellé, attribut...).
4. Cochez la case Exigé pour chaque élément qui doit obligatoirement être effectué pendant le processus d’onboarding. Les employés ne pourront pas marquer l’étape comme terminée tant que les informations demandées pour cet élément n’ont pas été fournies.
5. Pour le type d’élément Attribut de l’employé, vous pouvez également cocher la case Modifiable si vous voulez que les employés puissent mettre à jour leur attribut tant qu’ils n’ont pas marqué l’étape comme terminée.
6. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Définir les paramètres d’une action par e-mail

1. Définissez le paramètre E-mail envoyé automatiquement sur Envoyé manuellement, À l’échéance ou Lorsque les étapes précédentes sont terminées.

   Option d’envoi	Description
   Envoyé manuellement	Les employés désignés comme responsables reçoivent un rappel concernant l’envoi de l’e-mail. Vous pouvez définir l’employé ou le groupe qui est responsable de cette étape lors de la création du modèle d’onboarding.
   À l’échéance	L’e-mail est automatiquement envoyé à la date définie dans le modèle d’onboarding correspondant.
   Lorsque les étapes précédentes sont terminées	Personio ne génère l’envoi automatique que lorsque toutes les étapes d’onboarding sont marquées comme terminées.

2. Pour le paramètre Expéditeur, sélectionnez l’employé qui sera considéré comme l’expéditeur de l’e-mail.
   ⚠️ La signature d’e-mail définie dans Personio pour cet employé sera affichée dans l’e-mail. Vous trouverez plus d’informations sur la création d’une signature d’e-mail ici.
3. Dans le paramètre Destinataire(s), sélectionnez la ou les personnes qui vont recevoir l’e-mail. Vous pouvez également sélectionner les employés qui font partie des groupes que vous avez créés (voir ci-dessous) ou les employés qui appartiennent à des équipes, des bureaux ou des départements spécifiques.

   Vérifiez qu’au moins un destinataire appartenant à l’équipe d’onboarding/offboarding ou à l’équipe de l’employé a des informations de connexion actives, c’est-à-dire que l’un des critères suivants est rempli :
   ▶︎ Une adresse e-mail valide
   ▶︎ Un compte actif
   ▶︎ Le statut de connexion est défini sur « Rejoint » ou « Invité »

   Si ce n’est pas le cas, l’e-mail ne sera pas délivré et un message d’avertissement apparaîtra sur la page.

   Conseil
   Pour envoyer l’e-mail à une personne qui ne fait pas partie de votre organisation, sélectionnez Adresse e-mail externe.Dans le champ Adresse e-mail du destinataire qui apparaît, saisissez l’adresse e-mail de votre choix. 

4. Saisissez l’objet de l’e-mail.
5. Rédigez votre modèle d’e-mail.Vous pouvez inclure dans l’e-mail des attributs de l’employé, des attributs d’onboarding/offboarding et la photo de profil en les sélectionnant dans le menu déroulant Insérer une variable dans l’e-mail.Vous pouvez également insérer une répartition en fonction du genre si vous le souhaitez.Vous trouverez plus d‘informations dans notre article sur la création de modèles d’e-mail.
6. Vous pouvez ensuite joindre des documents à l’e-mail. La taille des fichiers ne doit pas dépasser 256 Mo. 

   Conseil
   Tous les documents précédemment importés dans Personio apparaîtront dans la section Documents récents disponibles. Pour les supprimer, cliquez sur la croix rouge située à côté du nom du document et sélectionnez Supprimer. 

7. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

2. Créer des groupes

Vous pouvez utiliser les groupes d’onboarding et d’offboarding pour attribuer à un groupe d’employés la responsabilité d’une étape d’onboarding spécifique. Vous pouvez aussi sélectionner ce groupe d’employés comme destinataires d’une action par e-mail. Pour créer un groupe :

1. Accédez à Paramètres > Workflow > Onboarding/Offboarding et cliquez sur Groupes.
2. Entrez le nom du nouveau groupe.
3. Cliquez sur +.
4. Dans la colonne de gauche, cliquez sur le nom des employés que vous souhaitez ajouter. Ils apparaîtront dans la colonne de droite. Afin de faciliter votre recherche, utilisez le filtre en saisissant le nom d’un employé ou d’une équipe.
   

   Remarque Vous ne pouvez ajouter que des employés actifs.

5. Pour retirer un employé, cliquez sur son nom dans la colonne de droite. Afin de faciliter votre recherche, utilisez le filtre en saisissant le nom d’un employé ou d’une équipe.
6. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

3. Créer et gérer des modèles d’onboarding

Vous pouvez maintenant créer un modèle d’onboarding à l’aide des étapes que vous avez créées précédemment. Vous pouvez également dupliquer les modèles d’onboarding, les renommer et les modifier.

1. Accédez à Paramètres > Workflow > Onboarding/Offboarding et cliquez sur Modèles d’onboarding. 
2. Saisissez le nom du nouveau modèle d’onboarding et cliquez sur +.
3. Cliquez sur Ajouter une étape.
4. Dans le premier menu déroulant, sélectionnez l’étape que vous souhaitez ajouter. Vous avez le choix entre toutes les étapes que vous avez créées précédemment dans l’onglet Étapes d’onboarding.
5. Dans le deuxième menu déroulant, sélectionnez le responsable.Vous avez le choix entre l’employé qui doit effectuer l’étape, son superviseur, l’un des groupes d’onboarding et d’offboarding que vous avez créés et n’importe quel employé.  
6. Dans le champ Date limite, saisissez le nombre de jours avant ou après l’embauche. Cette date limite est utilisée pour déclencher les rappels et les tâches, comme décrit ici :

   Pour les étapes générales :
   Sept jours avant une échéance, Personio envoie une première notification par e-mail à tous les employés désignés comme responsables d’effectuer cette étape d’onboarding et crée une tâche dans le widget Tâches du tableau de bord et dans la boîte de réception. Personio envoie un autre rappel par e-mail 2 jours avant l’échéance. Si une tâche d’onboarding n’est pas effectuée avant l’échéance, les employés désignés comme responsables reçoivent tous les jours un e-mail de rappel.
   Pour les actions par e-mail :
   La date limite définit la date d’envoi de l’e-mail lorsque l’option À l’échéance est sélectionnée dans l’étape d’onboarding de type Action par e-mail.

7. Répétez les étapes 3 à 6 pour ajouter d’autres étapes d’onboarding. 
8. Cliquez sur l’icône en forme de flèche qui se trouve à gauche de chaque étape d’onboarding pour faire glisser les éléments et les réorganiser.
9. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Pour découvrir les modèles et les étapes d’onboarding et d’offboarding les plus utilisées, veuillez lire les articles Bonnes pratiques : modèles et étapes d’onboarding et Bonnes pratiques : modèles et étapes d’offboarding du centre d’aide.

4. Gérer vos workflows dans le Workflow Hub

1. Vue d’ensemble des processus d’onboarding et d’offboarding 

Dans votre tableau de bord, vous pouvez voir tous les processus d’onboarding et d’offboarding en retard dans le widget Workflow. Cliquez sur le widget pour accéder au Workflow Hub et avoir une vue d’ensemble de tous les processus d’onboarding et d’offboarding. Cliquez sur les boutons des paramètres pour accéder à la liste détaillée.

2. Booster vos workflows avec des intégrations

Pour voir une vue d’ensemble de toutes les intégrations disponibles qui peuvent vous aider à booster ce workflow, cliquez sur l’icône en forme d’éclair dans la section Onboarding du Workflow Hub. Vous verrez les intégrations recommandées pour l’onboarding. Vous pourrez alors accéder à la page des intégrations de la Marketplace de Personio, où vous pourrez sélectionner et configurer un certain nombre d’intégrations.