Nous mettons à jour les articles de notre centre d’aide pour refléter les changements apportés à Personio afin d’améliorer l’expérience utilisateur. Ces modifications étant apportées progressivement, vous remarquerez peut-être des différences entre le texte de cet article et votre application Personio en attendant que la mise à jour soit terminée.

Cet article donne un aperçu de la liste des employés et explique ses différentes fonctionnalités. Vous pouvez y accéder à partir de la zone Employés dans la barre de navigation principale.

Qu’est-ce que la liste des employés ?

La liste des employés est un espace central où vous pouvez voir tous les employés de votre entreprise ainsi que leurs informations. Vous pouvez la personnaliser afin d’afficher les informations pertinentes en un coup d’œil. En outre, vous pouvez enregistrer des vues spécifiques, ce qui permet d’y revenir facilement en un seul clic.

Vous pouvez également modifier rapidement les informations sur les employés dans la liste des employés, planifier des modifications et effectuer des changements de manière groupée.

Droits d'accès

La liste des employés est visible par tous les employés. Toutefois, ils ne verront que les employés et les données auxquels ils ont accès.

Vos employés ne peuvent voir que les profils des employés ayant le statut Actif, à condition qu’ils aient la permission de les consulter. Pour permettre aux employés de voir les autres employés ayant le statut Onboarding, En congé, Inactif, vous devez leur accorder les droits d’affichage sur la section contenant l’attribut Statut.

Personnaliser la liste des employés

Ajouter ou supprimer des colonnes

Les données des employés qui sont affichées dans la liste des employés sont réparties en colonnes. Vous pouvez personnaliser la liste en ajoutant, supprimant et réorganisant les colonnes en fonction de vos besoins.

Vous pouvez ajouter jusqu’à 25 colonnes à votre affichage. Lorsque vous exportez la liste des employés, vous pouvez ajouter des colonnes à votre fichier export.

Pour ajouter ou supprimer des colonnes, procédez comme suit :

Accédez à Employés > Liste des employés.
Cliquez sur l'onglet Colonnes . Une liste d’attributs apparaît.
Cliquez sur l’icône à droite d’un attribut pour l’ajouter à la vue liste. Utilisez l'icône de glisser-déposer pour classer les colonnes dans l’ordre de votre choix.

L’affichage ne contiendra plus que les colonnes que vous avez sélectionnées.

Personnaliser les colonnes

Par défaut, la première colonne est figée et reste visible lorsque vous faites défiler la liste. C’est pourquoi nous vous recommandons de définir l’attribut Prénom ou Nom comme première colonne.

Vous pouvez modifier la largeur de la colonne pour l’adapter au texte. En haut de la liste, survolez le nom de deux colonnes jusqu’à ce qu’une icône apparaisse.

Appliquer les filtres

La fonction de filtre vous permet de réduire la liste en fonction des critères que vous avez définis. Vous trouverez les différentes options de filtre dans la section ci-dessous. Vous pouvez combiner les règles du filtre pour réduire davantage les informations.

Pour appliquer des filtres, procédez comme suit :

Accédez à Employés > Liste des employés.
Cliquez sur l'onglet Filtre .
Définissez votre ensemble de règles, par exemple « Bureau contient Berlin ». Vous pouvez ajouter plusieurs règles.

Par défaut, tous les employés sont affichés dans une liste alphabétique. Pour réinitialiser les filtres, cliquez sur la croix à droite de l’onglet Filtre.

Options de filtre

Vous pouvez filtrer les informations dans la liste des employés à l’aide de tous les attributs. Cela inclut les attributs système et personnalisés. Vous pouvez ainsi filtrer vos informations plus en détail. Vous ne pouvez filtrer que par attributs actuellement ajoutés dans la vue de la liste des employés.

Pour chaque attribut, vous pouvez également choisir parmi un ensemble de conditions. Les conditions disponibles dépendent du type d’attribut.

Exemple :
filtrer tous les employés ayant une date d’embauche dans une plage de dates spécifique.
▶︎ Attribut :
Date d'embauche ▶︎ Type d'attribut : Date
▶︎ Condition : Est dans la plage

Vous trouverez dans le tableau ci-dessous un aperçu des conditions disponibles pour chaque type d’attribut.

Type de données de l'attribut	Conditions disponibles
Général (champ de texte)	Contient Ne contient pas Est vide N’est pas vide
Liste d’options	Contient Ne contient pas Est vide N’est pas vide
Relation	Contient Ne contient pas Est vide N’est pas vide
Tags	Contient Ne contient pas Est vide N’est pas vide
Date	Est vide N’est pas vide Est le Est avant le Est le ou avant le Est après le Est le ou après le Est dans la plage Est en dehors de la plage
Lien	Contient Ne contient pas Est vide N’est pas vide
Nombre (entier)	Contient Ne contient pas Est vide N’est pas vide Est dans la plage Est en dehors de la plage Est égal à est inférieur à Est supérieur à
Nombre (jusqu’à deux décimales)	Contient Ne contient pas Est vide N’est pas vide Est dans la plage Est en dehors de la plage Est égal à est inférieur à Est supérieur à

Trier la vue

Cliquez sur l’en-tête de la colonne de votre choix et indiquez si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant. Selon l'attribut, les données sont triées par ordre alphabétique, numérique ou par date.

Recherche d'un employé ou d'un attribut

Pour rechercher un employé, utilisez la barre de recherche en haut à droite de la page.

Vous pouvez également utiliser la barre de recherche pour trouver une valeur d’attribut spécifique. Par exemple, pour afficher tous les employés ayant le poste « Comptabilité », saisissez « Comptabilité » dans la barre de recherche.

Remarques
▶︎ Vos employés ne verront dans les résultats de la recherche que les employés pour lesquels ils sont autorisés à consulter le profil public (et qui ont le statut actif).
▶︎ Vous ne pouvez rechercher que les valeurs d'attribut qui sont ajoutées à votre affichage actuel. Par exemple, vous devez ajouter la colonne Poste si vous souhaitez effectuer une recherche par poste.

Vues enregistrées

Créer une vue enregistrée

Vous pouvez sauvegarder une vue personnalisée pour la liste des employés. Cela vous permet d'y revenir si nécessaire. Vous pouvez sauvegarder jusqu'à 20 affichages.

Pour créer une vue enregistrée, procédez comme suit :

Accédez à Employés > Liste des employés.
Configurez la vue de la liste des employés que vous souhaitez enregistrer. Ajoutez des colonnes et appliquez des filtres et triez.
Cliquez sur l'onglet Afficher sur la gauche.
Cliquez sur Enregistrer la vue actuelle.
Donnez un nom à votre vue et cliquez sur Enregistrer.

Définir un affichage par défaut

Les administrateurs peuvent également définir un affichage par défaut. Les vues par défaut sont appliquées aux listes de tous les employés tout en respectant leurs droits d'accès spécifiques.

Pour définir un affichage par défaut :

Configurez l'affichage que vous souhaitez définir par défaut. Ajoutez des colonnes, des filtres et des tris.
Accédez à l'onglet Affichages,puis aux Affichages par défaut.
À côté de Par défaut, cliquez sur l’icône à trois points.
Sélectionnez Définir comme affichage par défaut.

Les employés peuvent désormais voir la vue par défaut lorsqu’ils ouvrez la liste des employés. Il peut aussi toujours créer des vues personnalisées.

Gérer une vue enregistrée

Une fois que vous avez créé une vue enregistrée, vous pouvez la gérer dans l’onglet Affichage. Cliquez sur l’icône à trois points à droite du nom de la vue pour :

Enregistrer les modifications dans l’affichage (voir la section ci-dessous)
Dupliquer l’affichage
Copier un lien vers la vue
Renommer l’affichage
Supprimer la vue

Modifier une vue enregistrée

Pour modifier une vue enregistrée, procédez comme suit :

Réinitialisez les colonnes et les filtres si nécessaire. Appliquez vos modifications.
Dans l'onglet Vue, survolez le nom de la vue enregistrée et cliquez sur l'icône à trois points qui apparaît.
Cliquez sur Enregistrer les modifications pour mettre à jour la vue.

Options de partage

Exporter une liste de personnes

Pour exporter une vue personnalisée pour la liste des employés, vous devez disposer de droits d’accès à l’export des données. Vous ne pouvez exporter que les données auxquelles vous avez accès.

Procédez comme suit :

Accédez à Employés > Liste des employés.
Cliquez sur l'icône de partage dans le coin supérieur droit, puis cliquez sur Exporter.
Sélectionnez le format de fichier, le filtre et les colonnes que vous souhaitez exporter.
▶︎ La vue actuelle signifie l'application des paramètres de filtre de votre vue actuelle.
▶︎ Tous les employés signifient tous les employés, quel que soit le paramètre de filtre actuel dans votre vue.
Exporter votre vue. L'exportation terminée apparaît dans votre boîte de réception.

Vous pouvez continuer à utiliser Personio pendant votre export.

Copier l’URL

Cette fonction vous permet de copier l'URL de l'affichage de la liste des personnes. Les informations du filtre sont incluses dans l’URL.

Vous pouvez enregistrer cette URL dans les favoris de votre navigateur ou l’envoyer à d’autres employés. Ils peuvent ensuite ouvrir l’URL copiée et afficher la vue partagée en fonction de leurs droits d’accès.

Apporter des modifications et effectuer des actions à partir de la liste des personnes

Apporter des modifications et effectuer des actions en bloc

Vous pouvez modifier les données de plusieurs employés et effectuer des actions de masse directement à partir de la liste des employés. Cette fonction est utile si vous souhaitez modifier les attributs de plusieurs employés à la fois ou envoyer plusieurs invitations ou tâches d'intégration.

Pour modifier les données ou effectuer une action pour plusieurs employés :

Accédez à Employés > Liste des employés.
Cochez la case à gauche du nom des employés de votre choix.
Sélectionnez l' action que vous souhaitez effectuer dans la barre de menu. Conseil : pour modifier tous les employés d’un département ou d’une équipe spécifique, filtrez-les et sélectionnez-les.
Suivez les instructions à l’écran pour effectuer l’ action.

Conseil
Pour modifier les informations de base dans le profil d'un seul employé, reportez-vous à la section ci-dessous sur la modification du profil d'un employé.

Actions en bloc disponibles à partir de la barre de menu

Le tableau ci-dessous présente les actions disponibles dans la barre de menu.

Élément	Actions que vous pouvez entreprendre
Modifier les profils	Modifier les informations pour plusieurs profils d'employé à la fois. Vous pouvez sélectionner l’attribut que vous souhaitez modifier, par exemple « Bureau », et définir la nouvelle valeur pour cet attribut, par exemple « Berlin ». Vous pouvez également définir la date d’entrée en vigueur de la modification, par exemple dans le passé ou le futur. Remarque : certains attributs, tels que l’attribut prédéfini « Date de cessation d’emploi », ne peuvent pas être modifiés pour plusieurs employés à la fois.
Modifier les politiques de temps	Vous pouvez effectuer les tâches suivantes : Modifier une politique de cumul Attribuer des horaires de travail Supprimer des horaires de travail Modifier le profil de suivi des heures travaillées
Créer des documents	Créer des documents pour plusieurs employés, comme des contrats de travail ou des justificatifs d’ absence . Vous pouvez utiliser des modèles existants et insérer des variables pour personnaliser les documents.
Envoyer les invitations	Invitations par e-mail aux employés d’accéder à Personio. Dans cet écran, vous pouvez également voir le statut de l’invitation d’un employé.
Ajouter des personnes à un rôle	Ajouter des employés à un rôle.
Retirer des employés à partir du rôle	Retirer des employés à un rôle.
Intégration et désintoxication complètes	Terminer les tâches d’ offboarding ou d'offboarding.
Supprimer	Supprimer le profil d'un employé. Pour ajouter un niveau de sécurité, vous devez également saisir DELETE dans le champ correspondant. Remarque : il s’agit d’une action permanente qui ne peut pas être révoquée. La suppression du profil d’un employé inclut toutes ses données et tous ses documents.

Modifier le profil d’un employé à partir de la liste des employés

Cette fonction vous permet de modifier simultanément plusieurs attributs pour un seul employé. Pour modifier le profil d'un employé :

Accédez à Employés > Liste des employés.
Survolez le nom de l'employé et cliquez sur le bouton qui apparaît. Cette opération ouvre un tiroir latéral qui contient les informations relatives à l'employé.
Pour modifier des informations, cliquez sur les valeurs d’attribut que vous souhaitez modifier, par exemple l’emplacement du bureau.
Définissez la date d’entrée en vigueur de la modification. Cette date peut être passée ou future.
Apportez les modifications nécessaires.

Conseil :
vous pouvez planifier un changement d’attribut futur en ajoutant la date d’entrée en vigueur. Il est également possible d’ antidater les valeurs des attributs, par exemple sur la date d’embauche d’un employé ou sur le début du mois en cours.

Ajouter un nouvel employé à partir de la liste des employés

Vous pouvez ajouter un nouvel employé à partir de la liste des employés. Pour ce faire :

Accédez à Employés > Liste des employés.
Cliquez sur Ajouter des personnes en haut à droite de la page.
Saisissez les informations personnelles et RH du nouvel employé dans les champs correspondants. Activez la case Créer un compte et inviter dans la section Informations personnelles si nécessaire.
Attribuez des modèles pertinents, tels que les politiques de cumul, les modèles d’ onboarding et les horaires de travail (y compris la date de validité).
Cliquez sur Ajouter une personne.

Remarque
Si vous voulez ajouter de nouveaux employés, vous devez disposer du droit d’accès Ajouter un nouvel employé.