Fonctions de la liste des employés

 

Cet article décrit les fonctions que vous pouvez utiliser dans la liste des employés. Pour ouvrir cette liste, accédez à Employés > Liste des employés.

Remarque : les droits d’accès déterminent les employés que vous voyez dans cette liste. Vous voyez uniquement les employés dont vous êtes autorisé à voir le profil public. Cette règle s’applique aux profils des employés dont le statut est Actif. Pour voir les employés dont le statut est Onboarding, En congé ou Inactif, vous devez également disposer des droits d’affichage sur la section Informations RH

Par défaut, tous les employés sont affichés dans une liste triée par leur prénom. Vous pouvez personnaliser cette liste, notamment en appliquant des filtres personnalisés ou en ajoutant et supprimant des colonnes. Vous pouvez également enregistrer plusieurs affichages.

  

Nombre d’employés

En bas à droite de la page, vous pouvez sélectionner le nombre d’employés que vous souhaitez voir par page.

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Personnaliser et fixer les colonnes

Cliquez sur le bouton Action Action-Menu_fr.png en haut à droite, puis sélectionnez l’option Personnaliser les colonnes. Sélectionnez les attributs à afficher dans la liste des employés. Utilisez la fonction glisser-déposer pour modifier l’ordre dans lequel les attributs ou les colonnes sont affichés. Par défaut, la première ligne et la première colonne sont figés, c’est-à-dire qu’elles sont toujours visibles lorsque vous faites défiler la liste. Cette fonction est particulièrement utile pour toujours voir les en-têtes de colonne et les noms des employés si, par exemple, vous avez ajouté un grand nombre de colonnes à l’affichage. À gauche de la première colonne, vous pouvez également voir l’image de profil de l’employé ou ses initiales s’il n’a pas encore importé d’image.

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Enregistrer l’affichage actuel

Vous pouvez enregistrer jusqu’à dix affichages de liste afin d’accéder encore plus rapidement aux informations dont vous avez besoin dans votre travail quotidien avec Personio.

  1. Cliquez sur Enregistrer l’affichage actuel employee-list-save-view_fr.png et donnez un nom à l’affichage sélectionné.
  2. Cliquez sur Ajouter pour enregistrer l’affichage personnalisé des employés que vous venez de créer.
  3. Vous pouvez ensuite sélectionner l’affichage personnalisé dans la liste d’options Affichages.

Conseil : vous pouvez par exemple enregistrer des affichages pour les étudiants salariés, les employés à temps partiel ou d’autres groupes d’employés afin de simplifier l’utilisation de Personio au quotidien.

Si vous êtes un administrateur, vous pouvez également enregistrer un affichage standard pour tous les employés. Pour utiliser cette fonction, cliquez sur Enregistrer l’affichage par défaut pour tous les employés save-default-view-all-employees_fr.png. Utilisez cette fonction pour définir une liste d’employés uniforme dans toute l’entreprise.

 

Exports

Cliquez sur l’icône avec les trois points Action-Menu_fr.png en haut à droite, puis sélectionnez Exporter.

Sélectionnez le format souhaité, filtrez la vue, puis ajoutez les attributs selon vos préférences. Cliquez sur le bouton Exporter. Vous recevrez alors une notification vous informant que le fichier est en cours de préparation. Une fois le téléchargement terminé, le fichier s’affiche dans votre boîte de réception afin que vous puissiez y accéder et le télécharger quand vous le souhaitez.

 

Filtrer et trier

Pour trier les colonnes, cliquez sur la petite flèche située à côté des titres de colonne. Toutes les colonnes peuvent être triées par ordre croissant ou décroissant. Le tri est effectué par ordre alphabétique ou chronologique selon la colonne sélectionnée. 

Pour voir un groupe spécifique d’employés avec un certain attribut, vous pouvez filtrer les employés en sélectionnant cette valeur dans une colonne. Vous pouvez effectuer plusieurs sélections par filtre afin d’afficher tous les employés de deux départements, par exemple. Le nombre de filtres actifs pour chaque colonne est également indiqué. 

employee-list-filter-and-sort_fr.png

 

Barre de recherche de la liste des employés

Utilisez la barre de recherche située au-dessus de la liste des employés pour rechercher des employés actifs ou inactifs.

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Modification groupée

Utilisez les cases à cocher pour sélectionner plusieurs employés, puis cliquez sur le bouton Actions. Vous pouvez effectuer les actions suivantes : Modifier l’attribut, Ajouter ou retirer un rôle, Modifier la politique de cumul, Attribuer ou retirer des horaires de travail, Envoyer une invitation par e-mail, Supprimer un ou des employés et Compléter le processus d’onboarding.

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Organigramme

L’icône Organigramme  org-chart_fr.png qui est située en haut à droite de la liste des employés permet d’afficher une représentation visuelle de la structure hiérarchique de l’entreprise. L’organigramme est basé sur les relations superviseur-employé précédemment saisies dans Personio.

Pour naviguer dans l’organigramme, cliquez et faites glisser la souris. Vous pouvez également effectuer un zoom avant et arrière en utilisant le menu de zoom situé en bas à droite ou à l’aide de la souris. Le chiffre affiché sous chaque employé indique le nombre d’employés sous sa supervision. Pour afficher tous les employés dont une certaine personne est responsable, cliquez dans la case ou sur le chiffre.

Vous pouvez également cliquer sur Ajouter un filtre pour sélectionner une valeur d’attribut et afficher uniquement les employés qui y correspondent. Vous pouvez par exemple afficher uniquement l’organigramme d’un certain département.

Cliquez sur le bouton Exporter en haut à droite pour exporter l’organigramme actuel dans différents formats de fichier. Pour en savoir plus sur les organigrammes, cliquez ici.

employee-list-org-chart_fr.png

Remarque : seuls les employés dont le statut est défini sur Actif ou En congé sont affichés dans l’organigramme. Les employés dont le statut est Onboarding ou Inactif sont masqués.

 

Vue chronologique

Cliquez sur Vue chronologique employee-list-timeline-view_fr.png en haut à droite pour afficher un aperçu de l’affectation du personnel longue durée, regroupée par département. Trois couleurs peuvent être utilisées dans la vue chronologique : Date d’embauche (vert), Date de fin du contrat (jaune) et Rupture du contrat (rouge).

Le nombre de postes vacants dans chaque département est également indiqué. Comme dans l’organigramme, vous pouvez appliquer différents filtres.

Remarque : pour voir cette fonctionnalité, vous devez disposer des droits d’affichage sur le profil public. Si vous n’avez pas accès à la vue chronologique, veuillez contacter votre administrateur.

employee-list-timeline-view_fr.png

 

Ajouter des employés

Cliquez sur Ajouter un employé Add-Employee_fr.png en haut à droite et saisissez des informations de base telles que le profil public, les informations RH les rôles de l’employé et les modèles. Cliquez sur Enregistrer pour créer le nouveau compte d’employé. Pour en savoir plus sur l’ajout d’employés, cliquez ici.

  

Barre de recherche globale

Outre la fonction de recherche disponible dans la liste des employés, vous avez accès à une barre de recherche globale dans chaque affichage.

employee-list-global-search_fr.png

Utilisez la barre de recherche pour rechercher les valeurs suivantes : 

  • Fonctions et paramètres : titre de la page des paramètres ou de la fonction, nom du rapport, onglet de votre profil personnel d’employé
  • Employé : prénom + nom, e-mail, département, bureau, poste, statut
  • Candidat : prénom + nom, e-mail, numéro de téléphone

Remarques
▶︎ Les candidats à un poste qui est archivé ne s’affichent pas dans la barre de recherche.
▶︎ Les résultats de la recherche dépendent de vos droits d’accès. Vous voyez uniquement les onglets de votre profil personnel d’employé et les pages de fonctions auxquelles vous pouvez accéder pour chaque rôle d’employé. Vous voyez tous les employés dont vous êtes autorisé à voir le profil public ainsi que tous les candidats dont vous êtes autorisé à voir le profil du candidat.

 

Modification en ligne

La fonction de modification en ligne vous permet de modifier les attributs de chaque employé directement dans la liste des employés. Pour ce faire, cliquez sur l’icône en forme de crayon bleu dans la colonne de votre choix, puis sélectionnez la nouvelle valeur d’attribut dans la fenêtre modale.

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