Cet article explique comment modifier les soldes de congés de vos employés.

Vous pouvez procéder de deux manières :

• Modifier manuellement les soldes d’absence
  Suivez ces étapes pour modifier le solde d’absence d’un seul employé.
• Modifier des soldes d’absence de manière groupée (import) 
  Suivez ces étapes pour modifier le solde d’absence de plusieurs employés.

Modifier manuellement les soldes d’absence

La fonction de modification manuelle du solde est disponible pour tous les types d’absence soumis à des politiques de cumul.

Pour que les employés puissent ajuster manuellement les soldes d'absences, vous devez leur accorder soit des droits d'administrateur, soit des droits d'édition pour Configuration du compte > Absence. 

Pour modifier manuellement les soldes d’absence, procédez comme suit :

1. Accédez à l’onglet Absence du profil de l’employé. Cliquez sur le type d’absence à mettre à jour, puis sélectionnez l’option Ajuster le solde.

   
   

    

2. Choisissez le type d'ajustement Définir le solde sur une valeur donnée si vous souhaitez que le total du solde soit remplacé par une certaine valeur à une date spécifique, ou choisissez Ajuster le solde par un nombre de jours pour augmenter ou diminuer le solde d’un certain nombre de jours.  Dans le champ Date d’ajustement, indiquez la date à laquelle la modification sera affichée dans l’historique du solde d’absence.
   
   Dans le champ Commentaire, vous pouvez saisir une note expliquant la raison de la modification.

   

    

3. Choisissez le type d’ajustement.

   L’option Définir une certaine valeur de solde vous permet d’effectuer un ajustement absolu. À la date du solde, Personio fixera le solde d’absence à la valeur saisie. Veuillez noter que l’absence annuelle sera alors remplacée et l’aperçu du compte sera remis à zéro à la date de l’ajustement.
   
   L’option Ajuster le solde par un nombre de jours vous permet d’effectuer un ajustement relatif. Personio augmente ou diminue le solde d’absence du nombre de jours entré et l’aperçu du compte est ajusté par cette valeur relative. L’aperçu du compte est conservé et n’est pas remis à zéro à la date de l’ajustement.

   1. Définir le solde d’absence à une certaine valeur

      Exemple : il restera à un employé 3 jours de congés annuels au 31/12/2017

      1. Sélectionnez le type d’ajustement de votre choix et saisissez le nouveau solde d’absence et la date d’ajustement dans les champs Définir le solde à et Date d’ajustement.

      2. Dans le champ Commentaire, ajoutez une note expliquant la raison de la modification dans un souci de transparence.

        

      3. Accédez au profil de l’employé et sélectionnez le type d’absence Congés payés. Cliquez sur l’icône en forme d’horloge Voir l’historique pour afficher l’ajustement manuel comme ci-dessous :

      Les ajustements manuels apparaissent en bleu dans l’historique des congés. Les droits annuels qui correspondent aux politiques de cumul sont remplacés. Vous pouvez supprimer les ajustements en cliquant sur l’icône corbeille.

      Les administrateurs peuvent utiliser la fonction d’import de Personio pour définir le solde d’absence de plusieurs employés sur la même valeur spécifique. Cliquez ici pour découvrir de manière détaillée comment importer des soldes d’absence et télécharger le modèle Excel dont vous avez besoin pour importer ces données.

      Remarque :
      il n'est pas possible d'effectuer des ajustements manuels pour les dates futures.

   2. Ajuster le solde d’absence par un nombre de jours

      Exemple : vous devez accorder à un employé 1 jour de congé spécial.

      1. Accédez au profil de l’employé et cliquez sur le type d’absence de votre choix. Cliquez sur le bouton Ajuster le solde.

      2. Dans le champ Ajuster de, saisissez le nombre de jours qui doivent être ajoutés ou retirés du solde d’absence.

      3. Renseignez le champ Date d’ajustement. Dans le champ Commentaire, ajoutez une note expliquant la raison de la modification dans un souci de transparence, comme indiqué ci-dessous.

      

      4. Vérifiez l’ajustement dans l’historique des absences.

      Les ajustements manuels apparaissent en bleu dans l’historique des congés. Vous pouvez supprimer les ajustements en cliquant sur l’icône corbeille.

      

    

Modifier des soldes d’absence de manière groupée (import)

Pour modifier les soldes d’absence via la fonction d’import, procédez comme suit :

1. Téléchargez le modèle Excel disponible dans la section Téléchargements de cet article. Vous pouvez également créer votre propre modèle (formats pris en charge : .xlsx, .csv, .xls), qui devra inclure les quatre mêmes colonnes.
          •     L’adresse e-mail de l’employé, exactement telle qu’elle est enregistrée dans Personio
          •     Le type d’absence, exactement tel qu’il est nommé dans Personio (y compris les minuscules/majuscules)
          •     Le solde, au format JJ.MM ou HH.MM selon l’unité de temps définie pour le type d’absence
          •     La date du solde (facultatif), au format JJ.MM.AAAA
2. Remplissez le modèle Excel avec les informations concernant le solde d’absence de votre employé.
3. Accédez à Imports > Import du solde cumulé et importez le fichier Excel. 
4. Attribuez les colonnes de votre fichier Excel aux attributs correspondants qui sont enregistrés dans Personio. Vérifiez que leurs noms sont similaires.
5. Consultez l’aperçu de l’importation, puis cliquez sur Importer si tout est correct.

Remarque
Si vous ajustez le solde d’absence via un import groupé, vous ne pourrez pas choisir le type d’ajustement. Le solde sera automatiquement défini sur une certaine valeur.