Vous pouvez le faire manuellement pour un seul employé ou de façon groupée pour plusieurs employés. Vous pouvez effectuer trois types d'ajustement :
- Absolu : le solde global des absences, y compris les reports éventuels, est remplacé par un tout nouveau montant. Utilisez cette option uniquement si vous souhaitez modifier le nombre de jours ou d'heures restants dans le solde d'un employé.
- Relatif : vous ajustez le solde d’un certain montant. Utilisez cette option lorsque vous souhaitez ajouter ou retirer un nombre spécifique de jours ou d'heures au solde d'un employé.
- À échéance : un ajustement relatif qui expire à la date que vous avez fixée.
Modifier manuellement les soldes d’absence
Pour ajuster manuellement les soldes d' absence , vous devez disposer de droits de modification pour l'historique d'absence/du solde et de proposer des droits pour le type d' absence correspondant.
Ajustement relatif ou à échéance
- Accédez à Profil de l’employé > Absence.
- Cliquez sur la catégorie d'absence concernée, puis sur Ajuster le solde.
- Sélectionnez l'option Ajuster le solde par le nombre de jours ou d’heures.
- Saisissez le nombre de jours ou d'heures que vous souhaitez ajouter ou retirer du solde. Pour supprimer des jours ou des heures, entrez un nombre négatif.
- Si vous définissez différents groupes de droits, sélectionnez celui à modifier. Non disponible si la date d’embauche de l’employé est ultérieure.
- Facultatif : ajoutez une date d'expiration si vous souhaitez que l'ajustement soit valable sur une période spécifique.
- Sélectionnez une date d'ajustement. Cette date apparaît dans l'historique du solde.
- Confirmez l'ajustement.
Ajustement absolu
- Accédez à Profil de l’employé > Absence.
- Cliquez sur la catégorie d'absence concernée, puis sur Ajuster le solde.
- Sélectionnez l'option Définir le solde sur une valeur donnée.
- Saisissez le nouveau solde.
- Si vous définissez deux groupes de droits, le système :
- Ajuste le groupe de droits statutaires. Vous ne pouvez pas modifier ce paramètre.
- Définit le groupe de droits non statutaires sur zéro.
- Sélectionnez une date d'ajustement. Cette date apparaît dans l'historique du solde.
- Confirmez l'ajustement.
Modifier les soldes d'absence en bloc
Procédez comme suit :
- Accédez à la section Imports de votre compte Personio.
- Sélectionnez le type d'import Solde d'absences.
- Pour les ajustements absolus uniquement, sélectionnez le modèle basique.
- Pour les ajustements relatifs, absolus, ou à expiration, ou pour une combinaison de ces calculs, sélectionnez le modèle avancé.
- Ouvrez le fichier Excel et lisez l'onglet Directive, qui explique en détail comment utiliser le modèle.
- Remplissez le modèle.
- Accédez à Imports, sélectionnez le type d’import Solde d’absence et cliquez sur Sélectionner le fichier.
- Attribuez les colonnes de votre fichier Excel aux attributs correspondants qui sont enregistrés dans Personio.
- Consultez l’aperçu de l'import et confirmez l'import.
Supprimer un ajustement du solde
Vous pouvez supprimer tout ajustement manuel du solde que vous avez appliqué au profil d'un employé, rétablissant ainsi le solde au montant précédent. Procédez comme suit :
- Accédez à Profil de l’employé > Absence.
- Cliquez sur la flèche située à côté du type d’absence > Activité.
- Cliquez sur l’icône en forme de corbeille située à côté de l’ajustement que vous souhaitez supprimer, puis confirmez.
Facteurs influençant le solde des absences
| Ajustement relatif | Ce montant est déduit du solde actuel à la date spécifiée |
| Ajustement absolu | Cette valeur annule tous les événements de solde antérieurs, y compris les périodes et les reports, et constitue la nouvelle valeur des droits à partir du jour de l'ajustement. |
| Horaires de travail | En fonction des horaires définis pour l'employé, le solde d'absence est calculé au prorata des jours de travail définis dans les paramètres de ses horaires de travail. Par exemple, les employés à temps plein qui travaillent 5 jours sur 5 bénéficient de l'intégralité de leurs droits. Les salariés dont les horaires de travail ne couvrent que de 3 jours sur 5 reçoivent 3/5 des droits. |
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Début ou fin de l'emploi |
Les droits aux congés sont calculés au prorata en fonction de la date de début ou de fin d'emploi au cours d'un cycle annuel. Pour le premier et le dernier mois, vous pouvez décider d'accorder des droits sur la base d'un calcul journalier, mensuel ou sans calcul proportionnel. Pour le reste du cycle annuel, les droits sont calculés au prorata sur une base mensuelle (mois civils complets travaillés). Les absences peuvent être quotidiennes ou horaires :
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| Report | Les jours non utilisés (jours reportés depuis l'année précédente) peuvent devenir caducs à la date d'expiration que vous avez fixée dans les politiques d'absence. |
| Congé | Le statut « en congé » dans Personio diminue les droits accordés. Reportez-vous à l'article expliquant les congés. |
| Déficit de jours issu de cycles précédents | Le solde peut devenir négatif si un employé prend plus de jours dans un cycle qu'il n'y en a de disponibles. Dans ce cas, ce solde négatif sera reporté sur l'année suivante et déduit des droits qui lui sont associés. |
| Paramètres de validité dans le type d'absence | Le paramétrage de cette fonction influe sur le solde. Elle définit les jours qui doivent être déduits du solde lorsqu'une période d'absence est introduite (par ex. jours fériés, jours de travail, week-ends). |
| Conversion des heures supplémentaires | Jours transférés aux absences en raison de la conversion des heures supplémentaires |
| Droits basés sur l'ancienneté | Les jours supplémentaires accordés aux employés après une certaine durée de présence dans l'entreprise. |
Consultez l'article Demander et valider des absences dans Personio pour en savoir plus sur le solde des absences.