Nous déployons actuellement un nouveau système de calcul des absences qui a un impact sur le solde des absences.Vous trouverez plus d’informations ici.

Cet article explique comment modifier les soldes de congés de vos employés. Vous pouvez le faire manuellement pour un seul employé ou de façon groupée pour plusieurs employés.  

Modifier manuellement les soldes d’absence

Vous pouvez procéder à un ajustement manuel du solde de congés d'un employé pour tous les types d'absences soumis à des politiques de cumul.

Pour ajuster manuellement les soldes d'absence, vous devez disposer de droits d'administrateur ou de droits d'édition pour Configuration du compte > Absences. Deux possibilités s'offrent à vous :

• Ajuster le solde par un nombre de jours
• Définir une certaine valeur de solde

Ajuster le solde par un nombre de jours

Lorsque vous choisissez cette option, Personio augmente ou diminue le solde des absences du nombre de jours saisis : le solde est préservé et n'est pas remis à zéro. 

Utilisez cette option lorsque vous souhaitez accorder ou retirer un nombre spécifique de jours au solde d'un employé. Procédez comme suit :

1. Accédez à l’onglet Absence du profil de l’employé.
2. Cliquez sur l'absence à modifier, puis Ajuster le solde.
3. Sélectionnez l'option Ajuster le solde par un nombre de jours.
4. Dans le champ Ajuster de, saisissez le nombre de jours que vous souhaitez ajouter ou retirer du solde. Pour supprimer des jours, entrez un nombre négatif.
5. Choisissez une date d'effet. Il s'agit de la date associée à l'ajustement dans l'historique du solde.
6. Dans le champ Commentaire, vous pouvez ajouter une raison pour l'ajustement.
7. Cliquez sur Confirmer.

Définir une certaine valeur de solde

Lorsque vous choisissez cette option, Personio fixe le solde d'absence à la valeur que vous avez saisie. Le solde annuel des absences est remis à zéro et remplacé.

Utilisez cette option si vous souhaitez modifier complètement le nombre de jours restants dans le solde d'un employé. Procédez comme suit :

1. Accédez à l’onglet Absence du profil de l’employé.
2. Cliquez sur le type d'absence à modifier, puis sur Ajuster le solde.
3. Sélectionnez l'option Définir le solde sur une valeur donnée.
4. Dans le champ Ajuster à, saisissez le nouveau solde.
5. Choisissez une date d'effet.Il s'agit de la date associée à l'ajustement dans l'historique du solde.
6. Dans le champ Commentaire, vous pouvez ajouter une raison pour l'ajustement.
7. Cliquez sur Confirmer.

Modifier les soldes d'absence en bloc

Vous pouvez utiliser la fonction d'importation de Personio pour donner une même valeur de solde de plusieurs employés en une seule fois. Procédez comme suit :

1. Téléchargez le modèle Excel disponible dans la section Téléchargements. Vous pouvez également créer votre propre modèle (formats pris en charge : .xlsx, .csv, .xls), qui devra inclure les quatre mêmes colonnes :
   • Adresse e-mail de l'employé, exactement comme elle est stockée dans Personio.
   • Type d'absence, exactement comme il est stocké dans Personio, et sensible aux majuscules.
   • Solde, au format JJ.MM ou HH.MM, selon l'unité de temps définie pour le type d'absence.
   • Date du solde (facultatif), au format JJ.MM.AAAA.
2. Remplissez le modèle Excel si nécessaire.
3. Dans Imports > Import du solde cumulé, importez le fichier Excel. 
4. Attribuez les colonnes de votre fichier Excel aux attributs correspondants qui sont enregistrés dans Personio. Vérifiez que leurs noms sont similaires.
5. Examinez l'aperçu de l'importation.
6. Si tout est correct, cliquez sur Importer.

Supprimer un ajustement du solde

Vous pouvez supprimer tout ajustement manuel du solde que vous avez appliqué au profil d'un employé, rétablissant ainsi le solde au montant précédent. Procédez comme suit :

1. Accédez au profil de l'employé et sélectionnez le type d'absence approprié. Par exemple, les congés payés.
2. Cliquez sur l'icône de l'horloge située sous le solde des absences.
3. Les éventuels ajustements manuels sont signalés par une pilule bleue et la mention Ajustement manuel :. 
4. Cliquez sur l'icône de la corbeille à droite de l'ajustement manuel.