Créer des politiques de congés – Personio

Conseil :
Si vous utilisez l' expérience de configuration, suivez ses étapes pour effectuer la configuration.

Les politiques d’absence établissent la manière dont vos employés demandent et accumulent des congés. Chaque type d’absence que vous créez peut avoir plusieurs politiques d’absence. Vous pouvez ainsi gérer différentes exigences spécifiques au marché dans un même type d’absence. Cette méthode offre plusieurs avantages :

complexes.
flexibilité : adapte aux réglementations locales, ce qui garantit la conformité sur différents marchés.
Efficacité : simplifiez votre processus de gestion des congés pour plus d'efficacité pour votre organisation.

Vous pouvez attribuer différentes politiques à différents employés, mais chacun d’entre eux ne peut avoir qu’une seule politique de congé par type d’absence à la fois.

Créer une nouvelle politique des congés

Pour créer une nouvelle politique en matière de congés, procédez comme suit :

Accédez à Paramètres > Absence et heures travaillées > Absence.
Sélectionnez le type d’absence pour lequel vous souhaitez créer une politique.
Cliquez sur Ajouter une politique pour ouvrir le volet de création.
Remplissez chaque section du volet (elles sont décrites en détail ci-dessous).
Vérifiez le résumé final de la politique, puis cliquez sur Confirmer et créer.

Si vous souhaitez commencer à partir d'une politique existante et modifier certains de ses paramètres, créez-en une copie et modifiez-la.

Paramètres généraux

Paramètres	Description et notes
Valide le	Décidez comment le système calcule les jours de congé lorsqu’un employé demande un congé : Horaires de travail du lundi au vendredi ou du lundi au samedi : en fonction du chevauchement entre les horaires de travail et l’option sélectionnée. Les congés lors des jours fériés ne comptent pas jours de congé. Horaires de travail, y compris Jours fériés : en fonction des horaires de travail individuels de chaque employé. Les congés pris lors des jours fériés comptent comme des jours de congé. Horaires de travail, > Jours fériés : comme option précédente, mais les congés lors des jours fériés ne sont pas comptabilisés comme jours de congé. Du lundi au dimanche : tous les jours demandés, quels que soient les horaires de travail de l’employé. Les congés pris lors des jours fériés comptent comme des jours de congé. Disponible uniquement pour les congés quotidiens.
Autoriser les demandes de demi-journée ?	Ne concerne que les types d’absence mesurée en jours.
Un justificatif est-il nécessaire ?	Décidez si et après combien de jours de congé l’employé doit importer un justificatif. Le système calcule la durée en fonction du paramètre Valide le ci-dessus. Si votre entreprise est située en Allemagne, vos employés bénéficiant d'une assurance maladie obligatoire ou d'un autre type d'assurance non privée n'ont pas besoin d'importer manuellement un justificatif. Vous devez plutôt récupérer les justificatifs .
Un remplaçant est-il nécessaire ?	Décidez si les employés doivent choisir un remplaçant pour leur congé. Le système ne transfère pas les droits d'accès et les workflows de validation pendant le remplacement. Pour ce dernier, déléguez des validations de congés .
Un remplaçant peut-il demander ce type d’absence en même temps ?	Si vous désactivez cette option, un remplaçant validé ne pourra pas demander ce type de congé pendant le remplacement. Nous vous recommandons de désactiver cette option pour les congés prévus, comme les jours de congé, et de l’activer pour les congés non prévus, comme les jours de maladie.
Cette politique nécessite-t-elle des limitations concernant les droits ?	Choisissez oui si vous devez limiter le nombre de jours ou d'heures que les employés peuvent demander dans un cycle. Par exemple, vous pouvez fixer une limite de droit pour les congés payés, afin que les employés ne puissent prendre que jusqu'à un certain nombre de jours par an. Si vous choisissez oui, vous pouvez sélectionner des règles de droits spécifiques à chaque pays. Ces versements vous permettent de : Accéder à des paramètres exclusifs recommandés. Voir des recommandations spécifiques au pays lors de la création de la politique.

Attribution

Décidez du nombre de jours ou d'heures à accorder, ainsi que du moment et de la manière de les accorder :

Paramètre	Description
Droits annuels	Nombre d'heures/de jours accordés au cours d'une année.
Début de la période de cumul	Le jour où le cycle annuel commence et où l'employé commence à recevoir ses droits. Les règles de report s'appliquent à partir de ce jour.
Méthode d’attribution	La manière dont le salarié reçoit ses droits : Pour les congés en heures, vous pouvez choisir d'accorder les droits en une seule fois ou par tranches mensuelles. Pour les congés en jours, choisissez parmi les options suivantes : Annuel, Semestriel, Trimestriel et Mensuel. Si vous choisissez l'option mensuelle, décidez si l'employé reçoit ses droits au début de chaque mois ou à la fin de chaque mois entièrement travaillé. Cette règle s’applique aux congés en jours et en heures.
Appliquer le mode d’attribution temporaire au début de l'emploi ?	Cette option vous permet de limiter les droits accordés au début d'un nouvel emploi. Choisissez le nombre de mois pour lesquels cette règle s'applique et le nombre de jours ou d'heures à accorder au cours de chaque mois. À la fin de cette période, la méthode d'octroi standard entre en vigueur.

Calcul au prorata

Ces paramètres vous permettent de décider si et comment réduire les droits d’un employé de manière proportionnelle, en fonction de son temps de travail ou lorsqu’il rejoint ou quitte l’entreprise au milieu d’un cycle. Ces options sont disponibles pour les congés en jours et en heures.

Paramètre	Description
Prorata au début/à la fin de l’emploi	Lorsqu'un employé rejoint ou quitte l'entreprise en cours de cycle, vous pouvez choisir de : Ne pas calculer les droits annuels au prorata et les accorder intégralement. Calculer au prorata des mois restants dans le cycle. Calculer au prorata des jours restants dans le cycle. Par exemple : un salarié qui a des droits annuels de 24 jours rejoint l'entreprise le 10 mai. Vous décidez d'en faire un prorata. Avec un prorata mensuel, il reçoit 14 jours : (24 jours par an / 12 mois) x 7 mois restants. Avec un prorata journalier, il reçoit 15,35 jours : 14 jours comme ci-dessus + (2 jours par mois / 31 jours) x 21 jours restants. La règle d'arrondi expliquée ci-dessous s'applique.
Prorata pour les employés à temps partiel	Lorsqu'un employé travaille un nombre réduit de jours ou d'heures, vous pouvez choisir : Ne pas calculer les droits annuels au prorata et les accorder intégralement. Prorata par jours de travail hebdomadaires : le système prend en compte le nombre de jours de travail hebdomadaires par rapport à la valeur de référence de leurs horaires de travail . Le calcul au prorata des heures de travail hebdomadaires : le système prend en compte l’attribut Heures hebdomadaires dans l’onglet Informations personnelles de l’employé. Le système calcule également au prorata les droits supplémentaires liés à l'ancienneté conformément à cette règle. Par exemple : un employé travaille 15 heures sur 3 jours de la semaine. Vous leur attribuez une politique de congé avec des droits de 24 jours, et décidez d'un calcul au prorata. Avec le calcul au prorata des jours de travail hebdomadaires, il reçoit 14,4 jours : 24 x 3/5. La règle d'arrondi expliquée ci-dessous s'applique. Avec le calcul au prorata des heures de travail hebdomadaires, il reçoit 9 jours : 24 x 15/40.
Règle d’arrondi	Cela s'applique aux cycles d'octroi annuels, lorsque les droits annuels ne sont pas un nombre entier. La règle d'arrondi ne s'applique pas aux droits mensuels.

Report

Décidez si les employés peuvent reporter tout droit non utilisé sur les années suivantes. Dans ce cas, vous pouvez limiter le nombre de jours ou d'heures qu'ils peuvent reporter et fixer une période limite mesurée en mois.

Avant de modifier les paramètres de report d’une politique de congés déjà existante, lisez notre article dédié .

Règles basées sur l'ancienneté

Décidez si vous souhaitez récompenser l'ancienneté des employés avec des droits supplémentaires permanents. Vous pouvez choisir entre des récompenses ponctuelles ou récurrentes :

Pour les récompenses ponctuelles, définissez le nombre de jours ou d'heures à octroyer, et après combien d'années. Cliquez sur Ajouter une règle pour ajouter d'autres récompenses.
Pour les récompenses récurrentes, définissez le nombre de jours ou d'heures à octroyer, ainsi que la fréquence des récompenses, en années. Cliquez sur Ajouter une durée limite pour stopper les récompenses après un certain nombre d'années.

Si vous avez fixé le début de l'année de cumul à une date autre que le jour de prise de poste de l'employé, fixez un moment pour l'octroi de la récompense.

Vous pouvez choisir d'accorder la récompense au début de l'année de cumul, après l'anniversaire de travail de l'employé, ou le jour de son anniversaire de travail. Dans ce dernier cas, vous pouvez répartir la récompense au prorata de la première année d'octroi, en fonction de la date anniversaire.

Attribuer la politique des congés à des employés

Ces instructions s’appliquent lorsque vous attribuez une politique de congé à des employés pour la première fois. Pour modifier une politique attribuée aux employés, procédez comme suit.

Vérifiez les paramètres de la politique de congé avant de l’attribuer aux employés, car vous ne pourrez pas les modifier une fois la politique attribuée aux employés. Vous ne pouvez modifier que les politiques de congés lorsqu’elles ne sont affectées à aucun employé.

Pour attribuer une politique de congé à un seul employé, accédez à son profil et cliquez sur Absence > Non attribué > Type d’absence > Modifier la politique.

Pour attribuer la politique des congés à plusieurs employés à la fois, procédez comme suit :

Accéder à la liste des employés.
Sélectionnez tous les employés auxquels vous souhaitez attribuer la politique de congé,puis cliquez sur Modifier les politiques de temps > Modifier la politique des congés.
Sélectionnez le type d’absence et la politique de congé que vous souhaitez attribuer.
Dans Date d’entrée en vigueur, sélectionnez l'une des options suivantes :

Date d’embauche

La nouvelle politique est appliquée rétroactivement à partir de la date d'embauche de l'employé. Toutes les politiques de congés précédemment attribuées sont remplacées.

Lorsque vous attribuez une politique des congés à un employé pour la première fois, cette option est la seule à pouvoir sélectionner.

Début de la période en cours

La nouvelle politique est attribuée rétroactivement. En fonction de l’option que vous avez sélectionnée pour l’application du paramètre de politique (Début de l’année de cumul), elle prend effet soit à la date que vous avez sélectionnée pour l’année de cumul en cours, soit à partir de l’anniversaire de la date d’embauche de l’employé.

Prochaine période de droits

La nouvelle politique est attribuée avec effet futur. En fonction de l'option que vous avez sélectionnée pour l'application du paramètre de politique (Début de l'année de cumul), elle prendra effet soit à la date que vous avez sélectionnée pour la prochaine année de cumul, soit à partir du prochain anniversaire de la date d'embauche de l'employé.

Cliquez sur Mettre à jour la politique pour appliquer les modifications.
Pour les congés avec limites de droits, le temps de congé sera alors automatiquement calculé sur la base de la politique de congé attribuée. La date de validité est clairement affichée une fois que vous avez sélectionné l'option de votre choix.
Facultatif : pour afficher un aperçu historique de toutes les politiques de congés attribuées, cliquez sur l'onglet Politiques.

Archiver, copier ou supprimer une politique de congé

Archiver une politique de congé

Lorsque vous archivez une politique, vous ne pouvez plus l'attribuer à aucun employé. Les employés qui sont encore affectés à la police la verront toujours et elle servira de base au calcul de leur cumul. En d’autres termes, l’archivage de la politique de congé n’aura aucune incidence sur les soldes de congés et les droits aux congés des employés. Cette action est permanente et vous ne pourrez pas restaurer la politique en matière de congés. Procédez comme suit :

Accédez à Paramètres > Absence et heures travaillées > Absence et sélectionnez le type d’absence.
Faites défiler pour atteindre la politique de congé souhaitée.
Cliquez sur la politique de congé, puis sur les trois points > Archiver.
Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur Archiver pour confirmer l’opération.

Copier une politique des congés

Lorsque vous créez une copie d'une politique de congé, le duplicata comprendra tous les mêmes paramètres, mais ne sera affecté à aucun employé. Procédez comme suit :

Accédez à Paramètres > Absence et heures travaillées > Absence.
Sélectionnez le type d'absence approprié.
Faites défiler pour atteindre la politique de congé souhaitée.
Cliquez sur la politique de congé, puis sur les trois points > Créer une copie.
Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur Créer une copie pour confirmer l’opération.

Supprimer une politique de congé

Lorsque vous supprimez une politique de congé, elle n'apparaît plus nulle part dans Personio. Cela affecte les soldes de congés et les droits aux congés des employés. Toutes les données, y compris les périodes de congé, sont supprimées. Cette action est permanente et vous ne pourrez pas restaurer la politique en matière de congés. Procédez comme suit :

Accédez à Organisation > Personnel dans la barre de navigation principale.
Sélectionnez tous les employés auxquels la politique de congé est attribuée et cliquez sur Modifier les politiques de temps > Modifier la politique de congé.
Sélectionnez le type d’absence et une autre politique de congé et indiquez sa date d’entrée en vigueur. Cliquez sur Modifier la politique.
Accédez à Paramètres > Absence et heures travaillées > Absence et sélectionnez le type d’absence.
Faites défiler la page vers le bas jusqu’à la politique des congés qui est maintenant attribuée à 0 employé.
Cliquez sur la politique de congé, puis sur les trois points > Supprimer.
Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur Supprimer pour confirmer l’opération.

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