Dans cet article, vous découvrirez ce que sont les politiques de cumul dans Personio et comment les configurer pour les types d'absence compatibles. 

En quoi consistent les politiques de cumul dans Personio ?

Les politiques de cumul sont utilisées pour indiquer qu'un type d'absence ne peut être pris qu'un nombre limité de fois.  

La nécessité de créer une politique de cumul pour un type d'absence (et donc d'activer l'option Activer les politiques de cumul ?) varie selon que le type d'absence peut être pris :

• Un nombre illimité de fois (Arrêt maladie ou Travail à distance, par exemple)
  Vous n’avez pas besoin de créer une politique de cumul, car vous enregistrez simplement le nombre de jours/heures, au lieu de les déduire d’un total.

• Un nombre limité de fois (Congés payés et Congé parental, par exemple)
  Vous devez créer une politique de cumul afin que le système soustraie automatiquement du décompte total le nombre de jours/heures pris. 

Créer une politique de cumul pour un type d’absence

Si vous sélectionnez l’option Activer les politiques de cumul ? au moment de créer un type d’absence, vous devez créer au moins une politique de cumul pour chaque type d’absence.

Pour créer une politique de cumul pour un type d’absence, procédez comme suit :

1. Dans les Paramètres > Heures travaillées et absences > Absences , sélectionnez le type d’absence que vous avez créé dans l’étape précédente.
2. Faites défiler la page vers le bas et cliquez sur Créer une politique de cumul. 
3. Dans Paramètres généraux, saisissez le nom de la politique, indiquez si la période de cumul doit commencer le 1er janvier ou à la date anniversaire du contrat de l’employé et saisissez le nombre d’heures accordées tous les ans. 
   

   Remarque
   Nous vous recommandons de commencer la période de cumul au 1er janvier. 

   Exemple
   Si les droits sont toujours attribués au début de l’année, un employé qui a commencé le 1er novembre 2022 et qui a le droit à 24 jours par an de congés payés recevra initialement 2/12 × 24 jours = 4 jours, puis 24 jours de plus le 1er janvier 2023. Notez que si les droits annuels sont de 24,5 jours, Personio arrondira cela à 25 jours.
   

4. Dans Attribution, définissez la méthode d’attribution de votre politique de cumul. Vous pouvez choisir En une fois (le 1er janvier ou à la date anniversaire du contrat de l’employé, selon l’option sélectionnée lors de l’étape précédente) ou En versements mensuels (le premier ou le dernier jour de chaque mois passé dans l’entreprise). 
   
   ▸ Le début du mois : les droits sont attribués le 1er jour, que l’employé travaille durant tout le mois ou non. 
   ▸ La fin du mois (actuellement disponible uniquement pour les absences suivies en heures) : les droits ne sont attribués qu’à la fin de chaque mois entièrement travaillé.
   

   Exemple
   Dans l’exemple précédent, si vous sélectionnez En mensualités > Le début du mois et que l’employé ne commencera pas avant le 2 novembre, il recevra 1/12 × 24 jours = 2 jours de vacances pour l’année restante.

5. Dans Début/fin de l’emploi, indiquez si vous souhaitez activer le mode d’attribution temporaire et, le cas échéant, définissez la durée de la période (actuellement disponible uniquement pour les absences suivies en heures) et le nombre de jours/heures à accorder à la fin de chaque mois entièrement travaillé pendant cette période. Définissez également le calcul au prorata qui s’applique au début de l’emploi et à la fin de l’emploi.
   

   Remarque
   Si la date de fin du contrat ou la date de résiliation de l'employé (uniquement la date de résiliation, en cas d'absences suivies en heures) tombe dans les 6 premiers mois d'emploi, le droit d'absence sera calculé au prorata, quels que soient les paramètres. De même, si la date de fin de contrat ou de cessation d’emploi se situe au second semestre, l’employé recevra toujours la totalité de ses droits aux congés, quels que soient les paramètres (à condition que vous sélectionniez le mode d’attribution En une fois). 

   Remarque
   Avec le mode d’attribution temporaire, les employés auxquels la politique de cumul est attribuée ne recevront que des droits limités pendant un certain temps après la date d’embauche et recevront plus tard les droits restants. Ce paramètre ne concerne que certains marchés, tels que l’Allemagne. 

   Exemple
   En suivant l'exemple précédent, si un employé qui a commencé à travailler le 1er janvier 2023 quitte l'entreprise le 2 mai 2023 et a reçu des congés annuels de 24 jours sans calcul au prorata à la fin de son emploi, il ne recevra que 8 jours jusqu'au 2 mai. Notez que si les droits annuels sont de 8,5 jours, Personio ne fera pas d'arrondi. Par conséquent, les droits resteront à 8,5 jours. 

6. Dans Report (actuellement disponible uniquement pour les absences suivies en heures), indiquez si les employés sont autorisés à reporter leurs droits à l’année suivante et, dans ce cas, le nombre de jours ou d’heures et la durée autorisés.

   Exemple
   En suivant l'exemple précédent, si le report est autorisé sans autre restriction et que l'employé n'a pas utilisé les 4 jours qu'il a reçus le 1er novembre 2023, il recevra 24 + 7 jours le 1er janvier 2023. Notez que si le report s'élève à 7,5 jours, Personio ne fera pas l'arrondi. Par conséquent, le report restera de 7,5 jours.

7. Dans Règles basées sur l’ancienneté, indiquez si les droits annuels de l’employé doivent augmenter automatiquement en fonction de la durée d’activité dans l’entreprise. Si c'est le cas, définissez la fréquence (actuellement disponible uniquement pour les absences suivies en heures), le nombre de jours/heures accordés et également le moment d'octroi (le jour de l'anniversaire du contrat ou au début de la période de cumul après l'anniversaire du travail).
   

   Exemple
   Dans l’exemple précédent, si vous activez le droit supplémentaire à la récompense en fonction de la durée d’emploi ? et définissez la règle « Après 2 an(s), ajoutez 24 heures », l'employé qui rejoint l'entreprise le 1er novembre 2022, recevra 24 heures de congé supplémentaires le 1er janvier 2024. Ces jours sont cumulatifs, donc si vous ajoutez également « Après 1 an(s), ajoutez 24 heures », l'employé recevra un total de 48 heures de congé le 1er janvier 2024.

8. Dans le Résumé, vérifiez la configuration et cliquez sur Confirmer et créer.

Attribuer la politique de cumul aux employés 

Vous devez attribuer la politique de cumul aux employés concernés pour qu’ils voient le type d’absence. 

Vérifiez les paramètres de la politique de cumul avant de l’attribuer aux employés, car vous ne pourrez pas les modifier une fois la politique attribuée aux employés. Les politiques de cumul ne peuvent être modifiées que lorsqu’elles ne sont attribuées à aucun employé.

Pour attribuer la politique de cumul à plusieurs employés à la fois, procédez comme suit :

1. Accédez à la Liste des employés directement à partir des paramètres de la politique de cumul ou via la barre de navigation principale.
2. Sélectionnez tous les employés auxquels vous souhaitez attribuer la politique de cumul, puis cliquez sur Actions > Modifier la politique de cumul.
3. Sélectionnez le type d’absence et la politique de cumul que vous souhaitez attribuer.
4. Saisissez une date dans le champ Date d’entrée en vigueur.
   

   Remarque
   Lorsque vous attribuez la politique de cumul à un employé pour la première fois, sélectionnez l’option Attribuer depuis la date d’embauche.

5. Cliquez sur Mettre à jour la politique pour appliquer les modifications.
   
   

Vous pouvez également attribuer une politique de cumul à un employé directement à partir de son profil.

Archiver ou supprimer la politique de cumul

Lorsque vous n’avez plus besoin d’une politique de cumul, vous pouvez soit la supprimer, soit l’archiver :

• Supprimer
  La politique de cumul sera définitivement supprimée et vous ne pourrez pas la restaurer. La politique de cumul n’apparaîtra plus nulle part dans Personio. La suppression de la politique de cumul aura une incidence sur les soldes d’absence et les droits de l’employé : toutes les données, y compris les périodes d’absence, seront supprimées définitivement. 
• Archivées (actuellement disponible uniquement pour les absences suivies en jours)
  La politique de cumul sera archivée de façon permanente et vous ne pourrez pas la restaurer.Toutefois, la politique apparaîtra toujours en tant que politique de cumul archivée et servira de base aux charges à payer pour les employés qui y sont toujours affectés et qui n’ont pas reçu de nouvelle politique.En d’autres termes, l’archivage de la politique de cumul n’aura aucune incidence sur les soldes d’absence et les droits aux congés de l’employé. 
  

Pour supprimer ou archiver une politique de cumul, procédez comme suit :

Annuler l’attribution de la politique de cumul pour tous les employés auxquels elle est attribuée

1. Accédez à la Liste des employés dans la barre de navigation principale.
2. Sélectionnez tous les employés auxquels la politique de cumul est attribuée et cliquez sur Actions > Modifier la politique de cumul.
3. Sélectionnez le type d’absence et une autre politique de cumul. Cliquez sur Mettre à jour la politique. 

Archiver ou supprimer la politique de cumul

1. Accédez à Paramètres > Heures travaillées et absences > Absence et sélectionnez le type d’absence.
2. Faites défiler la page vers le bas jusqu’à la politique de cumul qui est maintenant attribuée à 0 employé. 
3. Cliquez sur la politique de cumul pour ouvrir l’aperçu, puis cliquez sur Archiver ou sur Supprimer.
4. Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur Archiver ou sur Supprimer pour confirmer l’opération.
5. La politique de cumul archivée apparaît désormais tout en bas sous Archivées. Vous ne pouvez alors plus l’attribuer à aucun employé. La politique de cumul supprimée disparaît entièrement du système.