Créer des types d’absence – Personio

Conseil :
Si vous utilisez l' expérience de configuration, suivez ses étapes pour effectuer la configuration.

Pour gérer efficacement les absences de vos employés, vous devez créer différents types d’absence dans Personio. Vous pouvez créer deux types d’absences :

Absences standard, pendant lesquelles les employés ne sont pas censés travailler. Par exemple : congés payés, congés maladie ou congés spéciaux.
Absences productives, pendant lesquelles les employés doivent travailler. Par exemple : télétravail, voyage d’affaires ou formation.

Cet article présente le processus de création en détail. Vous pouvez ensuite mettre en place un processus de validation pour vos absences et décider de leur affichage dans le calendrier des absences.

Créer un type d’absence

Pour configurer un type d’absence, procédez comme suit :

Accédez à Paramètres > Heures de travail et absences > Absence.
Cliquez sur Ajouter.
Remplissez toutes les sections, décrites en détail ci-dessous.
Cliquez sur Créer.

Paramètres généraux

Paramètres	Description et notes
Nom	Utilisez un nom descriptif et unique. Vos employés voient ce nom lorsqu’ils demandent l’absence.
ID personnalisé	Un ID personnalisé unique vous aide à identifier plus facilement l’absence dans vos rapports. Vos employés ne le voient pas.
Couleur dans le calendrier	Les salariés disposant des droits d’accès nécessaires voient cette couleur dans leur onglet Absences et dans le Calendrier des absences.
Catégorie	Choisissez la catégorie adaptée au type d’absence, car cela influe sur différentes fonctionnalités de Personio.
Unité de temps	Faites votre choix entre absences journalières ou horaires. Une fois l’absence créée, vous ne pouvez plus modifier ce paramètre.
Demandes de demi-journée	Valable uniquement pour les demandes journalières.

Justificatif et remplaçant

Paramètres	Description et notes
Justificatif	Si les employés doivent importer un justificatif, décidez après combien de jours d’absence ils doivent le faire (comme défini par les paramètres Valide le ci-dessous). Si votre entreprise est située en Allemagne, vos employés bénéficiant d’une assurance maladie obligatoire ou d’un autre type d’assurance maladie non privée n’ont pas à importer manuellement de justificatif. C’est plutôt à vous de récupérer les justificatifs.
Remplaçant	Décidez si les employés doivent choisir un remplaçant pour leurs périodes d’absence. Le système ne transfère pas les droits d’accès ni les workflows de validation pendant le remplacement. Pour cela, il faut configurer des approbateurs temporaires pour valider les absences.
Les remplaçants peuvent-ils demander cette absence ?	Si vous choisissez la valeur Non, un remplaçant approuvé ne peut pas demander ce type d’absence lors d’un remplacement. Nous vous recommandons de désactiver cette option pour les absences prévues, comme les jours de congés, et de l’activer pour les absences imprévues, comme les jours de maladie.

Validité

Paramètres

Description et notes

Valide le

Décidez comment le système calcule les jours d’absence lorsqu’un employé demande une absence :

Horaires de travail du lundi au vendredi ou du lundi au samedi : en fonction du chevauchement entre les horaires de travail et l’option sélectionnée. Les congés pris les jours fériés ne comptent pas comme des jours d’absence.
Horaires de travail, jours fériés inclus : en fonction des horaires de travail de chaque employé. Les congés pris les jours fériés comptent comme des jours d’absence.
Horaires de travail, jours fériés exclus : similaire à l’option précédente, mais les congés pris les jours fériés ne comptent pas comme des jours d’absence.
Du lundi au dimanche : tous les jours demandés, quels que soient les horaires de travail de l’employé. Les congés pris les jours fériés comptent comme des jours d’absence. Disponible uniquement pour les absences journalières.

Considérer les heures suivies pendant les absences de ce type comme des heures supplémentaires ?

Nous vous recommandons d’activer cette option pour toutes vos absences standard. Par exemple : congés payés et congés maladie. Lors de l’activation :

Tout temps de travail suivi par l’employé pendant ces absences compte comme heures supplémentaires.
Les absences validées s’affichent comme des absences dans l’onglet Heures travaillées.
Les employés ne reçoivent pas de déficit d’heures automatique lorsqu’ils ne suivent pas les heures travaillées pendant ces absences.
Les employés ayant un salaire horaire reçoivent leur salaire normal pour les heures d’absence.

Annulation de cette option pour les absences productives, comme le travail à domicile ou la formation.

Politiques de cumul

Si vous souhaitez définir une limite au temps accordé aux employés pour ce type d’absence, créez une politique de cumul pour ce type d’absence.

Donner des droits d’accès à la nouvelle absence

Après avoir créé un nouveau type d’absence, donnez à vos employés les droits d’accès nécessaires pour en faire la demande. Procédez comme suit :

Allez dans Paramètres > Personnel > Rôles.
Dans le rôle Tous les employés, cliquez sur Droits d’accès.
Faites défiler vers le bas et cliquez sur Absences.
Localisez le nouveau type d’absence que vous venez de créer et cochez Personnel sous Proposer.
Cliquez sur Examiner les modifications > Enregistrer.

Mes employés ne peuvent pas voir ou demander une absence

Si les employés ne peuvent pas voir ou demander un type d’ absence précis, vérifiez que :

Vous leur avez donné les droits d'accès appropriés.
Vous leur avez attribué une politique de cumul, si le type d' absence en a une.

Comment pouvons-nous vous aider ?