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Configurer les types d’absence

 

⚠️ Cet article s’intéresse aux absences qui sont suivies en jours. Pour les absences suivies en heures, veuillez consulter cet article.

Cet article vous explique comment configurer différents types d’absence, tels que les congés payés, les arrêts maladie et le travail à distance. Pour gérer efficacement vos absences, vous devez créer différents types d’absence dans Personio.

Remarque
Les jours pris en compte lors d’une demande d’absence sont ceux définis comme étant travaillés dans le planning de travail de l’employé, et non les jours sélectionnés dans la demande d’absence.

 

Créer un type d’absence

    1. Accédez à Paramètres > Heures travaillées et absences > Absence.
    2. Cliquez sur Ajouter sur le côté gauche pour ouvrir le menu. 

    3. Dans l’option Couleur dans le calendrier, sélectionnez une couleur pour le type d’absence.
    4. Dans l’option Catégorie, sélectionnez la catégorie d’absence à laquelle le nouveau type d’absence doit être attribué. Par exemple, sélectionnez la catégorie Congés payés pour le type d’absence Congés payés ou la catégorie Travail à distance pour le type d’absence Travail à distance. Vous trouverez plus d’informations dans l’article Fonctions de la catégorie d’absence.

      Remarque
      Il est obligatoire de définir une catégorie d’absence lorsque vous enregistrez les paramètres de votre type d’absence.

    5. Dans l’option Autoriser les demandes de demi-journée ?, indiquez si l’employé peut demander une demi-journée de congé pour ce type d’absence.

    6. Dans l'option Remplaçant Exigé ? indiquez si les employés doivent nommer un autre employé pour être leur substitut. Le nom de leur substitut sera affiché dans le calendrier de l'entreprise.

    7. Dans l’option Justificatif exigé ?, indiquez si les employés doivent importer un justificatif lorsqu’ils demandent ce type d’absence et, si oui, à compter de quel jour. 

      Remarque
      Si vous êtes un client de Personio basé en Allemagne, vos employés bénéficiant d'une assurance maladie obligatoire ou d'un autre type d'assurance (non privée) n'ont pas besoin d'importer manuellement un certificat médical dans Personio. Une version numérique du certificat (eAU) est automatiquement envoyée à l'assurance maladie des employés, et vous n'avez plus qu'à le récupérer manuellement ou automatiquement (via l'intégration de DATEV).

    8. Dans l’option Valide le, choisissez les jours de la semaine qui doivent être comptabilisés lors du calcul des jours d’absence.

    9. Activez l’option Considérer les heures travaillées pendant la période d’absence comme des heures supplémentaires ? si vous voulez que toutes les heures travaillées pendant une période d’absence soient considérées comme des heures supplémentaires dans Personio. Pour cela, l’employé doit enregistrer ses heures de travail dans Personio. Il est généralement utile d’activer cette option pour les types d’absence du style congés payés et congés maladie. Vous trouverez plus d’informations dans l’article Configurer les heures supplémentaires.
    10. Le cas échéant, sélectionnez l’option Activer les politiques de cumul ?. Ce choix dépend si les jours d’absence doivent être limités (congés payés) ou illimités (congés maladie). Pour les types d’absence qui font l’objet d’un cumul, vous devez toujours créer des politiques de cumul afin que le système calcule correctement le nombre de jours. Vous trouverez plus d’informations dans l’article Configurer les politiques de cumul.
    11. Cliquez sur Ajouter un type d’absence pour enregistrer vos paramètres.

Paramètres recommandés pour les différents marchés 🌍

Type d’absence Congés payés

Espagne 🇪🇸
  1. Saisissez les valeurs suivantes pour le type d’absence :
  • Nom : Vacaciones pagadas 
  • Catégorie : Congés payés
  • Unité de temps : Jours
  • Justificatif exigé ? : Non
  • Valable le : Horaires de travail du lundi au vendredi
  • Considérer les heures travaillées pendant la période d’absence comme des heures supplémentaires ? : Oui
  • Activer les politiques de cumul ? : Oui
  • Report cumulé de l’année précédente : Report limité
  1. Saisissez les valeurs suivantes pour la politique de cumul du type d’absence :
  • Nombre de jours accordés : 22 jours (jamais inférieur à 22 jours ou 30 jours civils)
  • Droit accordé tous les : ans
  • Droits accordés le : En début d’année civile
  • Activer la période d’attente ? : Non
  • Début d’emploi : Au prorata quotidien
  • Fin d’emploi : Au prorata mensuel
Allemagne 🇩🇪
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Royaume-Uni 🇬🇧
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Pays-Bas 🇳🇱
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France 🇫🇷
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Italie 🇮🇹
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Type d’absence Congés maladie

Espagne 🇪🇸
  1. Saisissez les valeurs suivantes pour le type d’absence :
  • Nom : Baja por enfermedad
  • Catégorie : Congés maladie
  • Unité de temps : Jours
  • Justificatif exigé ? : À compter de 2 jour(s)
  • Valable le : Horaires de travail du lundi au vendredi
  • Considérer les heures travaillées pendant la période d’absence comme des heures supplémentaires ? : Oui
  • Activer les politiques de cumul ? : Non
Allemagne 🇩🇪
  1. Saisissez les valeurs suivantes pour le type d’absence :
  • Nom : Krankheit
  • Catégorie : Congés maladie
  • Unité de temps : Jours
  • Autoriser les employés désignés comme remplaçants à demander cette absence ? Oui
  • Autoriser les demandes de demi-journée ? : Oui
  • Remplaçant exigé ? Non
  • Justificatif exigé ? : À compter de 3 jour(s)
  • Valide de : Lun-Dim
  • Considérer les heures travaillées pendant la période d’absence comme des heures supplémentaires ? : Oui
  • Activer les politiques de cumul ? : Non
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France 🇫🇷
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Type d’absence Travail à distance

Espagne 🇪🇸
  1. Saisissez les valeurs suivantes pour le type d’absence :
  • Nom : Teletrabajo
  • Catégorie: Télétravail
  • Unité de temps : Jours
  • Justificatif exigé ? : Non
  • Valable le : Horaires de travail du lundi au vendredi
  • Considérer les heures travaillées pendant la période d’absence comme des heures supplémentaires ? : Oui
  • Activer les politiques de cumul ? : uniquement si vous souhaitez limiter le nombre de jours en travail à distance
Allemagne 🇩🇪
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Type d’absence Congé parental

Espagne 🇪🇸
  1. Saisissez les valeurs suivantes pour le type d’absence :
  • Nom : Prestación por nacimiento y cuidado del menor
  • Catégorie : Congé parental
  • Unité de temps : Jours
  • Justificatif exigé ? : À compter de 1 jour(s)
  • Valide le : Lun-Dim
  • Considérer les heures travaillées pendant la période d’absence comme des heures supplémentaires ? : Oui
  • Activer les politiques de cumul ? : Non
Allemagne 🇩🇪
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Royaume-Uni 🇬🇧
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Type d’absence Congé de mariage

Espagne 🇪🇸
  1. Saisissez les valeurs suivantes pour le type d’absence :
  • Nom : Permiso por matrimonio
  • Catégorie : Congés payés
  • Unité de temps : Jours
  • Autoriser les demandes de demi-journée ? : Non
  • Justificatif exigé ? : À compter de 1 jour(s)
  • Valable le : Horaires de travail du lundi au vendredi
  • Considérer les heures travaillées pendant la période d’absence comme des heures supplémentaires ? : Oui
  • Activer les politiques de cumul ? : Non
Allemagne 🇩🇪
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Royaume-Uni 🇬🇧
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Type d’absence Congé

Espagne 🇪🇸
Option 1 :
  1. Accédez au profil de l’employé et cliquez sur le bouton ....
  2. Cliquez sur Programmer un congé.
  3. Dans la fenêtre Programmer une période de congé, définissez la période de congé.
  4. Ne sélectionnez aucune option dans le menu déroulant Calendrier des absences.

    Remarque
    Nous recommandons cette option, car les salaires et le type d’absence Congés payés ne feront plus l’objet de cumul pour la période de congé.

Option 2 :
  1. Saisissez les valeurs suivantes pour le type d’absence :
  • Nom : Excedencia
  • Catégorie : Congés sans solde
  • Unité de temps : Jours
  • Justificatif exigé ? : Non
  • Valide le : Lun-Dim
  • Considérer les heures travaillées pendant la période d’absence comme des heures supplémentaires ? : Oui
  • Activer les politiques de cumul ? : Non

Allemagne 🇩🇪
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Royaume-Uni 🇬🇧
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Autres types d’absence

Espagne 🇪🇸

Jour de déménagement

  1. Saisissez les valeurs suivantes pour le type d’absence :
  • Nom : Mudanza
  • Catégorie : Autre (payés)
  • Unité de temps : Jours
  • Justificatif exigé ? : Oui
  • Valable le : Horaires de travail du lundi au vendredi
  • Considérer les heures travaillées pendant la période d’absence comme des heures supplémentaires ? : Oui
  • Activer les politiques de cumul ? : Non

 

Jour personnel

  1. Saisissez les valeurs suivantes pour le type d’absence :
  • Nom : Asuntos propios
  • Catégorie : Congés payés
  • Unité de temps : Jours
  • Justificatif exigé ? : Non
  • Valable le : Horaires de travail du lundi au vendredi
  • Considérer les heures travaillées pendant la période d’absence comme des heures supplémentaires ? : Oui
  • Activer les politiques de cumul ? : Oui
  1. Saisissez les valeurs suivantes pour la politique de cumul du type d’absence :
  • Nombre de jours accordés : 3 jours 
  • Droit accordé tous les : ans
  • Droits accordés le : En début d’année civile
  • Activer la période d’attente ? : Non
  • Début d’emploi : Pas de calcul au prorata

 

Horaires syndicaux

  1. Saisissez les valeurs suivantes pour le type d’absence :
  • Nom : Horas sindicales
  • Catégorie : Autre (payés)
  • Unité de temps : Heures
  • Justificatif exigé ? : Non
  • Valable le : Horaires de travail du lundi au vendredi
  • Considérer les heures travaillées pendant la période d’absence comme des heures supplémentaires ? : Oui
  • Activer les politiques de cumul ? : Oui 
  1. Saisissez les valeurs suivantes pour la politique de cumul du type d’absence :
  • Droits annuels : de 15 à 40, selon le nombre d’employés 
  • Période de cumul : du 1er janvier au 31 décembre
  • Période d’octroi : Mensuel
  • Début d’emploi : Pas de prorata
  • Fin d’emploi : Pas de prorata
  • Autoriser le report ? : Non



Allemagne 🇩🇪

Absence pour enfant malade (non rémunérée)

  1. Saisissez les valeurs suivantes pour le type d’absence :
  • Nom : Krankheit Kind
  • Catégorie : Congé pour enfant malade (non rémunéré)
  • Unité de temps : Jours
  • Autoriser les employés désignés comme remplaçants à demander cette absence ? : Oui
  • Autoriser les demandes de demi-journée ? : Oui
  • Remplaçant exigé ? Non
  • Justificatif exigé ? : À compter de 1 jour(s)
  • Valide le : Horaires de travail, à l’exclusion des jours fériés
  • Considérer les heures travaillées pendant la période d’absence comme des heures supplémentaires ? : Oui
  • Activer les politiques de cumul ? : Non
Royaume-Uni 🇬🇧
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Pays-Bas 🇳🇱
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France 🇫🇷
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