Gérer les heures supplémentaires

 

 

Cet article explique le solde des heures supplémentaires et décrit des tâches telles que la suppression d’une entrée de temps, le paiement des heures supplémentaires et les congés compensatoires. Si vous souhaitez mettre en place des politiques d’heures supplémentaires, consultez notre article sur la configuration des heures supplémentaires.

Remarque
Pour les employés ayant un salaire horaire, certains types d’absence (comme les congés payés ou les arrêts maladie) qui ont lieu pendant les jours de travail sont automatiquement inclus dans le calcul de la paie, à condition que l’option Considérer les heures travaillées pendant la période d’absence comme des heures supplémentaires ? soit activée pour le type d’absence en question.

 

Le widget Heures supplémentaires et déficit d’heures 

Si les heures supplémentaires et le déficit d’heures sont enregistrés en fonction des horaires de travail de l’employé, une vue d’ensemble est affichée dans la vue Heures supplémentaires de l’onglet Heures travaillées du profil de l’employé.

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Les valeurs suivantes sont affichées :

Heures comptabilisées Toutes les heures supplémentaires enregistrées au cours du mois en cours, sans déduction.
Solde du mois en cours Solde des heures supplémentaires à la fin du mois, une fois que les heures supplémentaires ont été validées et compensées (jours de congé, versements, etc.).
Solde global Solde des heures supplémentaires depuis le début du suivi des heures travaillées, une fois les heures supplémentaires validées.

 

La vue Solde des heures supplémentaires

Cliquez sur l’icône à trois points dans le widget Heures supplémentaires et déficit d’heures, puis cliquez sur Plus d’informations pour accéder à la vue Solde des heures supplémentaires.

La vue Solde des heures supplémentaires vous donne un aperçu des heures supplémentaires et du déficit d’heures suivis par vos employés, ainsi que les soldes des heures supplémentaires mensuels.

Dans cette vue, vous pouvez modifier le compte des heures supplémentaires et solder les heures supplémentaires ou les convertir en jours de repos.

employee-profile-attendance-overtime_fr.png

Remarque
Les employés doivent disposer des droits de modification sur la section des données des heures travaillées pour pouvoir à la fois modifier le solde des heures supplémentaires et le compenser par des congés ou des versements.

 

 

Supprimer des heures entrées

Cliquez sur l’icône corbeille en regard de chaque ligne afin de supprimer les heures supplémentaires ou le déficit d’heures pour un jour donné.

Remarque
Cette action ne supprime pas les heures entrées, mais elle vous permet de créer un ajustement manuel qui compense les heures supplémentaires ou le déficit d’heures pour ce jour.

 

Modifier le solde

Cliquez sur Modifier le solde pour changer le solde des heures supplémentaires d’un employé à une date précise (dans le passé ou le futur).

Si vous saisissez une valeur négative dans Heures supplémentaires, ce nombre d’heures sera déduit du solde. Si la valeur est positive, le nombre d’heures est ajouté.

 

Compensation financière

    1. Cliquez sur Solder pour compenser financièrement les heures supplémentaires.
    2. Dans la fenêtre Paiement des heures supplémentaires, saisissez le nombre d’heures à solder, le taux horaire et le facteur de calcul.

      employe-profile-attendance-overtime-pay_fr.png

      Astuce
      Le salaire horaire est calculé selon la formule suivante:

      Salaire fixe x 3 / 13 / heures hebdomadaires du département (salaire fixe x 3 mois / 13 semaines / heures hebdomadaires du département)

      Personio utilise une formule prédéfinie pour calculer automatiquement les salaires horaires en fonction du salaire mensuel, car le calcul du salaire horaire est trop dépendant de conditions annuelles (le nombre de jours fériés dans un mois, par exemple). Il est toutefois possible de modifier les sommes manuellement.

      Exemple :
      Un salaire mensuel fixe de 2 730 € et 35 heures de travail hebdomadaires dans le département.

      2 730 € x 3/13 / 35 = 18 €

      L’employé est donc payé 18 € de l’heure pour les heures supplémentaires.

  1. Dans Paiement total, un taux par défaut basé sur le salaire mensuel actuel de l’employé est indiqué.
  2. Dans Jour de paiement, saisissez la date à laquelle la modification doit avoir lieu.
  3. Cliquez sur Soumettre pour effectuer la modification. L’employé concerné verra la compensation financière pour les heures supplémentaires dans l’onglet Salaire.

    Remarque
    Les employés doivent disposer des droits de modification sur les salaires des employés pour pouvoir compenser financièrement les heures supplémentaires.

 

Convertir les heures supplémentaires en repos compensateur

    1. Cliquez sur Convertir les heures supplémentaires en repos compensateur pour convertir les heures supplémentaires en congés supplémentaires.
    2. Dans la fenêtre Convertir les heures supplémentaires en temps de repos compensateur, saisissez le nombre d’heures supplémentaires à convertir ainsi que le facteur de conversion.

employee-profile-attendance-overtime-absences_fr.png

Conseil
Le facteur de conversion est calculé selon la formule suivante :

8 / x = facteur (x correspondant au nombre d’heures requises pour un jour de congé)

Les facteurs les plus couramment appliqués sont 0,5 (16 heures supplémentaires requises pour un jour de congé), 1 (8 heures requises pour un jour de congé) et 2 (4 heures requises pour un jour de congé).

Le calcul basé sur le facteur est indépendant des horaires de travail définis. Ainsi, lorsqu’un facteur 1 est appliqué, 8 heures supplémentaires sont requises même pour les employés qui ne travaillent que 4 heures par jour ouvrable. 

    1. Sous Temps de repos compensateur, le nombre de nouveaux jours ou de nouvelles heures de repos à générer en conséquence est indiqué.
    2. Cliquez sur Convertir pour effectuer la modification. L’employé en question verra le congé supplémentaire dans son onglet Absence (sous le type d’absence correspondant).

      employee-profile-absence-balance_fr.png

Les heures supplémentaires ne peuvent être converties que dans des types d’absence qui font l’objet d’un cumul. Si vous souhaitez que les congés obtenus en compensation d’heures supplémentaires soient présentés séparément des congés standard, vous pouvez créer un type d’absence spécialement pour les heures supplémentaires. Pour cela, les politiques de cumul doivent être activées et une règle doit être définie pour 0 jour par an et attribuée aux employés.

Remarque
Les employés doivent disposer des droits de modification sur les heures travaillées des employés pour pouvoir convertir des heures supplémentaires en repos compensateur.

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