Cet article vous explique comment :

• Vérifier et ajuster les heures supplémentaires de vos employés.
• Convertir les heures supplémentaires en congés supplémentaires.
• payer les heures supplémentaires des employés. 

Pour examiner les heures supplémentaires d’un employé, en modifier le solde et les convertir en absences additionnelles, vous devez disposer de droits de modification sur la section Données sur les heures travaillées de l’employé.

Pour payer les heures supplémentaires, vous devez disposer de droits de modification sur les sections Données sur les heures travaillées et Informations sur le salaire de l’employé.

Vous ne pouvez pas ajuster les heures supplémentaires de vos employés de manière groupée, importer des ajustements d’heures supplémentaires ou réinitialiser automatiquement le solde des heures supplémentaires à une date précise.

Limite du recalcul du solde des heures supplémentaires

Par défaut, notre système ne recalcule le solde des heures supplémentaires que jusqu’à trois mois passés. Ainsi, toute modification ayant un impact sur le solde des heures supplémentaires ne l’affecte que jusqu’à cette date limite. Vous ne pouvez pas désactiver ce paramètre ni modifier la limite.

Ceci afin de limiter la fréquence et l'impact des modifications involontaires, ce qui garantit l'exactitude du solde des heures supplémentaires. La date limite de recalcul du solde des heures supplémentaires s’applique aux modifications dues :

• La création, l'importation (y compris via API) ou la modification des saisies d'heures travaillées et absence .
• La modification et l'attribution des horaires de travail et des types absence.
• La modification des dates d'embauche et de fin de contrat.
• La création ou la modification des jours fériés.
• La mise à jour du statut du congé d'un employé.

Si la date limite de trois mois tombe sur une date non valide, le système prend en compte le dernier jour du mois. Par exemple : aujourd’hui est le 31 mai. La date limite de trois mois arriverait le 31 février. Comme cette date n’est pas valide, le système reporte automatiquement la date limite au 28 février.

Le système applique toujours tous les ajustements manuels du solde des heures supplémentaires, quelle que soit leur date d'entrée en vigueur. Vous pouvez également payer ou convertir les heures supplémentaires au-delà de la date limite.

Si vous devez recalculer le solde des heures supplémentaires au-delà de la limite fixée :

• Pour les petits ajustements et pour les employés individuels, utilisez un ajustement manuel.
• Pour un ajustement plus important ou pour un grand nombre d’employés, contactez-nous.

Examiner les heures supplémentaires d’un employé

Pour afficher une vue d’ensemble du solde des heures supplémentaires d’un employé, procédez comme suit :

1. Accédez au profil de l’employé et sélectionnez Heures travaillées.
2. Cliquez sur le titre du widget des heures supplémentaires en haut de la feuille de temps.
3. Vous y trouverez un aperçu mensuel des heures supplémentaires et des heures déficitaires. Si l’employé a plus de déficit d’heures que d’heures supplémentaires, le solde sera négatif.
4. Si l'horaire de travail de l'employé contient un plafond mensuel d'heures supplémentaires, cliquez sur le solde à droite de chaque mois pour voir comment il influe sur le calcul.

Ajuster le solde des heures supplémentaires

Vous pouvez ajouter ou soustraire manuellement des heures supplémentaires au solde d’un employé. Procédez comme suit :

1. Dans la synthèse des heures supplémentaires du salarié, cliquez sur Ajuster le solde.
2. Choisissez d'ajouter ou de déduire des heures supplémentaires.
3. Saisissez le montant des heures supplémentaires à ajouter ou à déduire.
4. Facultatif : vous pouvez ajouter une date pour l’ajustement.
5. Confirmez l'ajustement.
6. L'activité apparaît dans la vue d'ensemble sous la forme d'un ajustement du solde.

Pour supprimer l’ajustement manuel, cliquez sur l’icône corbeille sur la droite, puis confirmez.

Convertir les heures supplémentaires en congés supplémentaires

Vous ne pouvez convertir que les heures supplémentaires en congés supplémentaires dans les types d’ absence avec politique de cumul attribuée à l’employé. Procédez comme suit :

1. Facultatif : si vous souhaitez conserver séparément les absences additionnelles des congés standard, suivez ces instructions avant de poursuivre.
2. Dans l' aperçu des heures supplémentaires de l'employé, cliquez sur Rémunération des heures supplémentaires.
3. Renseignez les détails de la rémunération, y compris le facteur de conversion.
4. Confirmez la compensation.
5. La conversion apparaît désormais dans l’aperçu des heures supplémentaires et dans le solde d’absences de l’employé.

Pour supprimer la conversion, cliquez sur l’icône corbeille sur la droite, puis confirmez.

Gardez un congé lieu distinct des congés standard

1. Créez un nouveau type d’absence dédié pour les absences additionnelles. Par exemple : temps compensatoire.
2. Créez une politique de cumul pour le type d’absence et définissez les droits annuels sur zéro. Choisissez les autres paramètres en fonction de la politique de votre entreprise.
3. Attribuez la politique de cumul à vos employés.
4. Lorsque vous convertissez des heures supplémentaires, sélectionnez ce type d’absence.

Facteur de conversion des congés supplémentaires

Pour calculer les absences additionnelles que l’employé reçoit, le système multiplie le nombre d’heures supplémentaires à convertir par le facteur de conversion.

Le facteur par défaut est de 1. Cela signifie que l’employé reçoit 1 jour de congé toutes les 8 heures supplémentaires. Avec un facteur de 2, l’employé a besoin de 4 heures supplémentaires pour obtenir un jour de congé, et ainsi de suite.

Le système applique les congés supplémentaires de la même manière à tous les employés, quels que soient leurs heures de travail quotidiennes. Si un employé travaille 4 heures par jour, il bénéficie toujours d’une journée de congé complète.

Paiement des heures supplémentaires

1. Dans l' aperçu des heures supplémentaires de l'employé, cliquez sur Rémunération des heures supplémentaires.
2. En haut de la fenêtre, sélectionnez Rémunération des heures supplémentaires.
3. Remplissez les détails de la compensation. Vous trouverez plus d’informations sur la formule de conversion et le taux horaire ci-dessous.
4. Confirmez la compensation.
5. Le paiement apparaît désormais dans la vue d’ensemble des heures supplémentaires et dans l’onglet Salaire de l’employé.

Pour supprimer le paiement, cliquez sur l’icône corbeille sur la droite, puis confirmez.

Formule de conversion du paiement des heures supplémentaires et taux horaire

Pour calculer le paiement supplémentaire, le système utilise cette formule :

(Nombre d’heures) x (Taux horaire) x (Facteur de conversion)

Si l'employé perçoit un salaire horaire, le système l'utilise comme taux horaire. Si l’employé a un salaire annuel ou mensuel fixe, le système utilise la formule suivante pour calculer le taux horaire :

(Salaire annuel/12 mois) × 3 mois/13 semaines/heures de travail hebdomadaires de l’employé
Ou
salaire mensuel × 3 mois/13 semaines/heures de travail hebdomadaires de l’employé