Gérer les heures supplémentaires

 

 

Cet article explique comment fonctionne le solde des heures supplémentaires et présente les fonctions qui permettent de gérer les heures supplémentaires dans Personio.

Veuillez noter que pour les employés ayant un salaire horaire, certains types d’absence (comme les congés payés ou les arrêts maladie) qui ont lieu pendant les jours de travail sont automatiquement inclus dans le calcul de la paie. Pour cela, la fonction Considérer les jours de présence pendant la période d’absence comme des heures supplémentaires ? doit être activée pour le(s) type(s) d’absence concerné(s). Pour en savoir plus, cliquez ici.

 

Heures supplémentaires dans la vue Heures travaillées

Si les heures supplémentaires et le déficit d’heures sont enregistrés en fonction des horaires de travail de l’employé, une vue d’ensemble est affichée dans la vue Heures supplémentaires de l’onglet Heures travaillées du profil de l’employé.

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Les valeurs suivantes sont affichées :

Heures comptabilisées Toutes les heures supplémentaires enregistrées au cours du mois en cours, sans déduction.
Solde du mois en cours Statut des heures supplémentaires à la fin du mois, une fois que les heures supplémentaires ont été converties en jours de congé, ont été payées ou ont été ajustées manuellement.
Solde global Solde des heures supplémentaires depuis le début du suivi des heures.

 

Solde des heures supplémentaires

Pour accéder au solde des heures supplémentaires dans l’onglet Heures travaillées, cliquez sur le bouton d’options avec les trois points dans la section Heures supplémentaires, puis sélectionnez Plus de détails. Le solde des heures supplémentaires contient des informations complètes sur les heures supplémentaires et le déficit d’heures des employés. Vous avez également accès à une vue d’ensemble des soldes des heures supplémentaires mensuels. Vous pouvez modifier le compte des heures supplémentaires et payer les heures supplémentaires ou les convertir en jours de congé. 

 

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Supprimer des heures entrées

Cliquez sur l’icône corbeille en regard de chaque ligne afin de supprimer les heures supplémentaires ou le déficit d’heures pour un jour donné.

Notez que cette action ne supprime pas les heures entrées, mais elle vous permet de créer un ajustement manuel qui compense les heures supplémentaires ou le déficit d’heures pour ce jour.

Modifier le solde

Cliquez sur Modifier le solde pour changer le solde des heures supplémentaires d’un employé à une date précise (dans le passé ou le futur). Si vous saisissez une valeur négative dans Heures supplémentaires, ce nombre d’heures sera déduit du solde. Si la valeur est positive, le nombre d’heures est ajouté.

 

Compensation financière

Si vous souhaitez payer les heures supplémentaires, cliquez sur Solder. Vous pouvez ensuite saisir le nombre d’heures à solder, le taux horaire et le facteur de calcul. Personio suggère un taux par défaut basé sur le salaire mensuel actuel de l’employé.

Le taux horaire est calculé ainsi :
Salaire fixe x 3 / 13 / heures hebdomadaires du département (salaire fixe x 3 mois / 13 semaines / heures hebdomadaires du département)

Étant donné que le calcul du salaire horaire dépend de différentes conditions annuelles et varie d’un mois à l’autre (par ex. en fonction du nombre de jours fériés dans un mois), le taux horaire moyen est calculé sur la base de trois mois pour un total de 13 semaines.
 
L’exemple suivant illustre ce calcul pour un salaire mensuel fixe de 3 250 € et 35 heures de travail hebdomadaires dans le département.
 
2 730 € x 3/ 13 / 35 = 19 €
 
L’employé est donc payé 19 € de l’heure pour les heures supplémentaires.
  

Veuillez noter que Personio utilise par défaut cette formule prédéfinie pour calculer les taux horaires sur la base du salaire mensuel. Il est toutefois possible de modifier les sommes manuellement.

Vous pouvez également programmer le paiement des heures supplémentaires à une date spécifiée.

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Une fois que vous avez enregistré vos paramètres, l’employé concerné verra la compensation financière pour les heures supplémentaires dans l’onglet Salaire.

Veuillez noter que les employés qui doivent traiter la compensation financière pour les heures supplémentaires doivent disposer des droits de modification appropriés sur le salaire des employés.


Convertir en périodes de vacances

Si vous voulez convertir les heures supplémentaires en jours de congé, cliquez sur Période de vacances. Vous avez de nouveau la possibilité de saisir le nombre d’heures à convertir ainsi que le nombre de jours de congé à générer. Vous pouvez également définir un facteur de calcul.

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Si vous utilisez un facteur de 1, 8 heures supplémentaires correspondront à 1 jour de congé. Vous pouvez modifier ce facteur en fonction des règles de votre entreprise. Le tableau suivant présente les facteurs les plus utilisés :

Facteur Heures nécessaires pour obtenir 1 jour de congé
0,5 16 heures supplémentaires
1   8 heures supplémentaires
2   4 heures supplémentaires

Le calcul basé sur un facteur ne tient pas compte des horaires de travail définis. Ainsi, si un facteur de 1 est utilisé, 8 heures supplémentaires sont nécessaires pour obtenir 1 jour de congé même si l’employé ne travaille que 4 heures par jour. Si vous souhaitez tenir compte des horaires de travail, vous pouvez modifier le facteur.

Le facteur est calculé avec la formule suivante :
8 / x = facteur (x correspondant au nombre d’heures nécessaires pour obtenir 1 jour de congé)

Une fois vos paramètres enregistrés, les congés supplémentaires sont crédités à l’employé dans l’onglet Absence et le type d’absence correspondant.

employee-profile-absence-balance_fr.png

Les heures supplémentaires ne peuvent être converties que dans des types d’absence qui font l’objet d’un cumul. Si vous souhaitez que les congés obtenus en compensation d’heures supplémentaires soient présentés séparément des congés standard, vous pouvez créer un type d’absence spécialement pour les heures supplémentaires. Pour cela, les politiques de cumul doivent être activées et une règle doit être définie pour 0 jour par an et attribuée aux employés.

Veuillez noter que les employés qui doivent traiter les congés obtenus en compensation d’heures supplémentaires doivent disposer des droits de modification appropriés sur les heures travaillées des employés.

 

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