Enregistrer des heures travaillées dans Personio

 

Cet article explique comment enregistrer et valider des heures de travail dans Personio.

Pour que les heures de travail de vos employés soient enregistrées correctement, les horaires de travail doivent être configurés et attribués aux bons employés. Les horaires de travail que vous stockez dans Personio spécifient le nombre d’heures que chaque employé doit travailler ainsi que les jours de travail. Cette étape est importante car elle permet de s’assurer que les heures supplémentaires et les droits aux congés sont correctement calculés.

 

Enregistrer les heures travaillées

Dans Personio, les heures travaillées des employés sont enregistrées dans l’onglet Heures travaillées du profil de l’employé.  Les employés qui disposent des droits d’accès nécessaires peuvent utiliser cet onglet pour enregistrer leurs heures de travail, leurs pauses, le temps passé sur un projet et des commentaires. Ils peuvent aussi ajouter leurs heures de travail et leurs pauses directement depuis le tableau de bord à l’aide du widget Pointage de la journée en cours.

 

Suivi dans l’onglet Heures travaillées

L’onglet Heures travaillées du profil de l’employé présente une vue d’ensemble des heures de travail, des pauses et des heures supplémentaires en attente et validées pour chaque mois. Les employés peuvent enregistrer leurs heures de travail, leurs pauses et le temps passé sur les projets pour chaque journée de travail en cliquant sur le symbole plus dans le calendrier des heures travaillées ou en copiant les heures travaillées pour des jours spécifiques ou pour tout le mois.

 

Enregistrer les heures travaillées  

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Les périodes d’heures travaillées peuvent être entrées entièrement ou partiellement (dans ce cas, un triangle d’avertissement orange apparaît). Vous pouvez donc saisir une heure de début le matin et ajouter une heure de fin le soir sans perdre la première entrée.

Vous pouvez ajouter autant de périodes de travail ou de pauses que vous le souhaitez en cliquant sur Ajouter un travail ou Ajouter une pause. Vous pouvez ajouter des pauses manuellement, mais sachez que le laps de temps entre deux périodes de travail est automatiquement considéré comme une pause.

Lorsque vous cliquez sur un jour spécifique, vous pouvez modifier en même temps toutes les heures de travail et toutes les pauses. Vous pouvez également supprimer chaque période de travail ou chaque pause séparément ou supprimer toutes les périodes enregistrées au cours d’une même journée en cliquant sur les trois points en haut à droite de chaque jour.

Si le suivi des heures travaillées sur des projets est activé, les employés peuvent enregistrer le temps passé sur chaque projet, ainsi que des commentaires pour chaque période enregistrée.

Si des règles concernant les pauses ont été spécifiées dans les horaires de travail, les employés voient s’afficher un avertissement lorsque les pauses entrées sont insuffisantes. Une icône violette en forme d’horloge signale les jours pour lesquels des heures supplémentaires ou un déficit d’heures ont été enregistrés.

Une fois les heures entrées validées (par un responsable ou le service des RH, en fonction des droits d’accès et du processus de validation), le statut passe de En attente à Validé. Si des heures travaillées sont refusées, par exemple en raison de pauses insuffisantes, l’employé peut les modifier et les soumettre de nouveau.

Il est possible de modifier des heures travaillées en attente ou validées si les droits de proposition ont été accordés pour les heures travaillées. Si un enregistrement validé est modifié, le processus de validation est déclenché.

 

Jours sans suivi de temps

Selon les paramètres du compte Personio de votre entreprise, le message Aucun suivi de temps peut apparaître pour les jours durant lesquels les employés devaient travailler d’après leurs horaires de travail, mais où ils n’ont enregistré ni heures travaillées ni absence. 

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Ce message indique que le déficit d’heures est suivi automatiquement et que chaque fois que l’employé n’enregistre pas d’heures lors d’une journée de travail, ses heures supplémentaires sont automatiquement recalculées.

 

Copier les heures travaillées 

La fonction Copier les heures permet aux employés disposant des droits de proposition de copier les heures de travail, les pauses, les commentaires et les projets d’une journée validée ou en attente dans tous les autres jours de travail du mois ou dans des jours spécifiques de la semaine. 

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Pour copier les heures d’une journée de travail, les employés peuvent placer le curseur sur la cellule de cette journée dans le calendrier et cliquer sur l’icône Copier les heures située en haut à droite. Dans la fenêtre contextuelle, ils peuvent sélectionner Jours de travail de mes horaires de travail ou Jours spécifiques de la semaine. Ils peuvent aussi inclure les commentaires et le projet pour les copier dans les jours sélectionnés. Lorsqu’ils cliquent sur Copier, la modification est appliquée à tous les jours du mois sélectionnés.

Les heures peuvent uniquement être copiées dans d’autres jours du même mois. En outre, les heures ne peuvent pas être copiées dans des jours fériés, des jours où des absences ont été validées ou pour lesquels des heures ont déjà été saisies. 

 

Accès rapide via le pointage de la journée en cours sur le tableau de bord

Les employés peuvent enregistrer leurs heures de travail dans l’onglet Heures travaillées du profil de l’employé, mais également à l’aide du widget Pointage de la journée en cours sur leur tableau de bord. Le widget permet aux employés d’entrer rapidement et efficacement les heures de travail et les pauses sans avoir à accéder à l’onglet Heures travaillées.

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Veuillez noter que les employés doivent saisir des entrées complètes. La saisie partielle du temps de travail n’est possible que dans l’onglet Heures travaillées.

Si des règles concernant les pauses ont été activées pour les horaires de travail attribués, les employés voient s’afficher un avertissement si les pauses entrées sont insuffisantes.

Si les heures supplémentaires et le déficit d’heures sont activés pour les horaires de travail attribués, les heures enregistrées sont indiquées en violet et signalées par un symbole d’horloge.

Veuillez noter que même si le widget Pointage de la journée en cours permet aux employés d’ajouter rapidement des heures de travail et des pauses, la saisie du temps passé sur un projet et la saisie de commentaires ne sont possibles que dans l’onglet Heures travaillées du profil de l’employé. De même, il est possible de modifier des heures travaillées déjà enregistrées dans l’onglet Heures travaillées si les droits de proposition ont été accordés pour les heures travaillées.

 

Valider des heures travaillées

Si les heures travaillées doivent être validées avant d’être stockées dans le système, les droits d’accès doivent être configurés et un processus de validation approprié doit être en place.

Lorsqu’un employé entre des heures de travail dans l’onglet Heures travaillées, elles ont d’abord le statut En attente. Personio envoie alors une demande de validation des heures travaillées à l’employé qui a été désigné dans les paramètres comme étant en charge de la validation (il s’agit généralement du superviseur).

La demande de validation des heures travaillées apparaît dans le tableau de bord (widgets Toutes les validations et Tâches) et, si cette fonction est activée, une notification par e-mail est envoyée. En fonction des droits d’accès de la personne en charge de la validation, la demande apparaît également dans le widget Workflow du tableau de bord.

Lorsque la personne en charge des validations clique sur les notifications, la page Validations des heures travaillées s’ouvre. Toutes les demandes de validation des heures travaillées dont elle est responsable et qu’elle doit valider s'affichent alors. Il est également possible d’accéder à cette page à partir du menu Suivi des heures travaillées de la barre latérale. 

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La personne chargée de la validation peut cliquer sur un jour donné pour voir les détails des heures travaillées et des pauses enregistrées, ainsi que le temps passé sur un projet et les commentaires.

Le bouton à droite permet de valider ou de refuser chacune des entrées quotidiennes ou d’accéder à l’onglet Heures travaillées de cet employé.

Si des heures travaillées sont refusées (par exemple en raison d’une violation des règles concernant les pauses signalée à la personne chargée de la validation par un triangle d’avertissement orange), elles sont renvoyées à l’employé afin qu’il les modifie et qu’il les soumette à nouveau pour validation. Les employés chargés de la validation peuvent également valider en une seule fois toutes les heures travaillées d’un employé en cliquant sur le bouton Valider tout.

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